Vanaf 1 mei 2019 gelden er nieuwe juridische spelregels voor Belgische vennootschappen en verenigingen.

De Belgische Kamer van volksvertegenwoordigers keurde op 28 februari het wetsontwerp goed voor een nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De bedoeling? Het huidige juridische kader moderniseren, nauwer aansluiten bij de praktijk en Belgische bedrijven helpen om beter te concurreren met hun Europese collega’s.

Grote impact

De nieuwe regels gelden vanaf 1 mei 2019 voor alle nieuwe vennootschappen en verenigingen, en vanaf 1 januari 2020 voor alle bestaande vennootschappen en verenigingen (tenzij die gebruikmaken van een ‘opt-in’ vóór die datum). De massaconversie zal wellicht plaatsvinden tussen 2020 en 2023. In die periode moeten alle bestaande vennootschappen en verenigingen hun statuten en rechtsvorm herbekijken.

Vertraging

De nieuwe regels zouden normaal gezien ingaan op 1 januari van dit jaar, maar de goedkeuring van het wetsontwerp liep vertraging op door de regeringsperikelen van de voorbije maanden (premier Michel diende op 18 december 2018 het ontslag van de regering in na een groen-rode motie van wantrouwen, red.). Op dit moment is de nieuwe wetgeving weliswaar goedgekeurd door de Kamer, maar nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Het is bovendien nog even wachten op de uitvoeringsbesluiten. De nieuwe regels gaan niettemin in op 1 mei van dit jaar.

Elke ondernemer kan ervan meespreken: de financiële markten zijn onvoorspelbaar en dat brengt risico’s met zich mee. Wij reiken u oplossingen aan om uw onderneming in alle veiligheid te leiden.

Van klein tot groot, van binnen- tot buitenland: als u als ondernemer de markt opgaat en uw uiterste best doet om uw onderneming te laten groeien en bloeien, komen er onvermijdelijk momenten waarop u tijdens het zakendoen risico’s loopt. Frédéric Raxhon, Head of FI Midcap Sales bij Transaction Banking van BNP Paribas Fortis, is specialist in de materie. Hij geeft met veel kennis van zaken een inkijk in de manier waarop BNP Paribas Fortis werk maakt van veilig ondernemen.

Raxhon heeft een duidelijk zicht op de impact van volatiliteit in de markten op de dagelijkse werking van kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Zijn voorgeschiedenis als bankier in corporate finance, aandelen en derivaten, en in het begeleiden van holding- en beursgenoteerde bedrijven doet hem met een geroutineerde blik naar de marktwerking kijken.

Raxhon: “Wij begrijpen zeer goed dat prijsonzekerheid, in de vorm van volatiliteit op de financiële markten, een serieuze impact kan hebben op de werking en winstgevendheid van ondernemingen. Daarom monitoren wij de markten en hun volatiliteit voortdurend: als de prijzen snel schommelen, lopen onze klanten het risico om te duur aan te kopen en te goedkoop te verkopen. We hebben wat dat betreft ons deel gehad de afgelopen jaren: een sterke stijging van de rentevoeten, een energiecrisis met zeer volatiele prijzen, en een sterke stijging van de inflatie.

We blijven volatiliteit in die markten verwachten. Zo zijn er geopolitieke spanningen en oorlogen die aanslepen. Maar ook verkiezingen veroorzaken volatiliteit, omdat ze er vaak voor zorgen dat landen hun houding ten opzichte van economie veranderen. Zo spreekt Trump over een significante verhoging van douanerechten voor de Verenigde Staten. Dat zal een impact hebben op de wereldwijde groei en inflaties. Ook de vergroening van de maatschappij door de energietransitie, hoe positief dat proces ook is, vormt een bron van onzekerheid. Ondernemingen moeten daardoor bijvoorbeeld enorme investeringen doen, en er is nog geen duidelijkheid over welke technologieën zullen overleven …

Al die factoren tonen vooral één ding aan: ondernemingen hebben nood aan begeleiding, waarin ze een oplossing op maat krijgen aangereikt, om ervoor te zorgen dat volatiele markten zo goed als geen invloed op hun werking hebben en ze zich op hun core business kunnen concentreren.”

Oplossingsgericht

Die oplossing komt van een partner die een marktleiderspositie heeft in het veiligstellen van nationaal én internationaal ondernemen.

Raxhon: “Het gaat bij BNP Paribas Fortis heel vaak over het beheren van risico’s van ondernemingen die een aantal eenvoudige wensen op hun verlanglijstje hebben staan: ze willen op een gewone, dagelijkse manier zakendoen; aankopen tegen een zo vast mogelijke prijs; hun lonen betalen in een stabiele omgeving; verkopen aan klanten met een rendabele, standvastige marge … Als ze in de markt onzekerheid ervaren bij hun werking, staan wij klaar om hen daarin te begeleiden en oplossingen aan te dragen voor verschillende scenario’s.

Dat kan gaan van ondernemingen die stabiliteit willen als ze goederen aan- of verkopen in een andere munt, over het beheersen van wisselvallige interestvoeten in huidige of toekomstige leningen, tot het scheppen van een stabiele financiële omgeving waarin ze gestaag hun lonen kunnen betalen. Maar we dekken ook grondstoffen in: ondernemingen die veel energie, metaal, of bijvoorbeeld tarwe gebruiken – nog maar een paar van de grondstoffen die aan prijsfluctuaties onderhevig zijn – mogen op onze expertise rekenen om hun onzekerheid naar zekerheid om te buigen.

Als ondernemingen aan het einde van het jaar met de budgetten van de komende jaren bezig zijn, is het nemen van assumpties in budgetten en kosten een factor waarmee de toekomstige markten natuurlijk geen rekening houden. En dat kan voor ongerijmdheden zorgen in de werking van het komende boekjaar. Ook daarvoor dragen wij regelmatig oplossingen aan, die vertrouwen injecteren in dat hele proces. Wij helpen ondernemers om de ‘viabiliteit’ van hun onderneming onafhankelijk te maken van wat er op de financiële markten gebeurt. Die voortdurende oplossingsgerichtheid, in elk scenario, zit er bij BNP Paribas Fortis ingebakken.”

Internationale voeling

Omdat Belgische ondernemingen almaar vaker de stap naar het buitenland zetten, is het cruciaal om met een internationale blik naar de zich ontwikkelende economie te kijken.

Raxhon: “In de economische ruimte is alles sterk met elkaar verweven. De energiecrisis, bijvoorbeeld, speelde zich niet alleen binnen de nationale grenzen af. De elektriciteitsprijzen bij ons waren in die tijd ook rechtstreeks gelinkt aan het feit dat Frankrijk gedurende een periode minder nucleaire energie kon leveren. De Amerikaanse verkiezingen hebben, door de zenuwachtigheid van beleggers en de markten daarrond, een rechtstreekse invloed op zakendoen in de internationale ruimte. En zo kan ik nog een tijdje doorgaan.

We verwachten trouwens dat die wederzijdse afhankelijkheid en volatiliteit zal aanhouden: er zijn een groot aantal trends in de economie en in de wereld die de onzekerheid voeden. Daarom is het zo belangrijk om de voeling met die wereld en die onzekerheden te behouden. Bij BNP Paribas Fortis doen we dat door gebruik te maken van een wereldwijd netwerk van experts, dat eigenlijk nooit slaapt. Wát er ook gebeurt en wáár het zich ook afspeelt: altijd zijn er wel mensen van onze bank in de buurt die de situatie opvolgen en ons in realtime raad geven over hoe we onze klanten daar het best over informeren. Dat netwerk, dat is voor ons en onze klanten goud waard.”

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen werd grondig herzien. De naamloze vennootschap overleefde de hervorming, maar kreeg een grondige update. Dit zijn de belangrijkste veranderingen.

Na een lang wetgevingsproces trad de grote hervorming van het vennootschaps- en verenigingsrecht op 1 mei 2019 in werking. Een ware revolutie om de werking van het economische leven in België te moderniseren en te vereenvoudigen. De voornaamste wijziging was de vermindering van het aantal juridische vennootschapsvormen van een twintigtal naar slechts zes. Een grondige inkrimping, maar de naamloze vennootschap wist toch te overleven. De nv blijft de juridische referentievorm bij uitstek voor grote bedrijven, maar onderging toch enkele grote veranderingen.

De bedoeling? Vereenvoudiging en flexibiliteit

Het streven naar vereenvoudiging en flexibiliteit vinden we in de eerste plaats terug in de wijziging van de oprichtingsmodaliteiten. Voortaan is slechts één aandeelhouder immers voldoende om een nv op te richten. Een andere vereenvoudiging is de mogelijkheid om slechts één bestuurder aan te stellen aan het hoofd van het bedrijf, terwijl dat er vroeger minstens drie (of twee, indien er slechts twee aandeelhouders waren) moesten zijn.

De volledige governance van de nv werd bovendien herbekeken om de werking ervan te vergemakkelijken. Zo zien we nu drie mogelijke modellen: de aanpak met slechts één bestuurder, een monistisch systeem met alleen een raad van bestuur (standaardoplossing) of een duaal bestuur. Dat laatste bestaat uit twee organen met elk een takenpakket dat hen specifiek door de wet is toegekend: een raad van toezicht en een directieraad. In dit tweekoppige beheer zijn dubbele mandaten voortaan wel verboden.

Nog steeds met het oog op vereenvoudiging, wordt de terugkoop van eigen aandelen vandaag eenvoudiger, want het plafond van 20% werd afgeschaft. Deze operatie blijft evenwel onderworpen aan zeer strikte regels om ervoor te zorgen dat de aandeelhouders gelijk behandeld worden en om de transparantie te waarborgen bij een eventuele wederverkoop van de aandelen.

Meer vrijheid

Dit is wellicht een van de grootste veranderingen van de hervorming: de mogelijkheid om af te wijken van het principe 'één aandeel, één stem'. Hoewel dit de standaardregel blijft, kunnen niet-beursgenoteerde bedrijven er voortaan voor kiezen om aandelen uit te geven zonder stemrecht, of het tegenovergestelde met een meervoudig stemrecht (onbeperkt). Ze kunnen zelfs aandelen uitgeven met een stemrecht gekoppeld aan een specifieke of 'voorkeurssituatie', bijvoorbeeld in het kader van een kapitaalverhoging. Met andere woorden? Ze krijgen een pak meer beweegruimte ... Ze moeten echter wel een statutenwijziging doorvoeren en 75% van de stemmen behalen om dit mechanisme in te voeren.

Voor de beursgenoteerde nv's zijn er minder mogelijkheden. De aandelen kunnen evenwel worden uitgegeven met een dubbel stemrecht. De voorwaarde is dan wel dat ze op naam zijn, volledig volgestort en in handen van dezelfde aandeelhouder sinds minstens twee jaar. Bij een overdracht verdwijnt dat tweede stemrecht (tenzij in uitzonderingen: familie-overdrachten en overdrachten binnen de groep). Om dit systeem in te voeren, is een tweederdemeerderheid nodig. Volgens de experten zou dit systeem bovendien buitenlandse bedrijven kunnen aanzetten om een notering op Euronext Brussels te vragen. 

Beperktere bestuurdersaansprakelijkheid

De wetgever zorgde ook voor een beperktere bestuurdersaansprakelijkheid, onder meer om België aantrekkelijker te maken bij hogere buitenlandse profielen. Er geldt voortaan een plafond voor die aansprakelijkheid, zowel ten opzichte van de vennootschap als van derden, en ongeacht de (buiten-)contractuele grondslag van de aansprakelijkheid. Dat plafond varieert naargelang de grootte van het bedrijf: tot 250.000 euro voor 'kleine' bedrijven en maximaal 12 miljoen euro voor de grote. Voor dat plafond zijn er uiteraard ook een reeks uitzonderingen, zoals lichte fouten die eerder gewoonlijk dan toevallig gebeuren, ernstige fouten, bedrieglijk opzet of oogmerk om te schaden, fiscale en sociale schulden of ernstige fiscale fraude.

Statutaire zetel: minder onzekerheden

In België is vanaf nu de statutaire zetel bepalend voor de nationaliteit van het bedrijf. Het is dus wel degelijk de maatschappelijke zetel opgenomen in de statuten – en niet meer de plaats van de vestiging van de voornaamste eenheid volgens de theorie van de 'reële zetel' – die voortaan bepaalt welk recht van toepassing is op de onderneming. De bedoeling daarvan is dat de Belgische bedrijven met een operationele eenheid in het buitenland de Belgische wetgeving met zich 'mee kunnen nemen'. Het tegenovergestelde geldt uiteraard ook ... Buitenlandse bedrijven vallen dus onder hun eigen regelgeving. Deze nieuwe aanpak zorgt voor heel wat verduidelijking, want vroeger was het voor bedrijven niet altijd vanzelfsprekend om hun reële operationele zetel te bepalen. Deze grotere juridische zekerheid zou de bedrijven ook moeten geruststellen, met name bij de overdracht van een land naar een ander. Op fiscaal vlak blijft de theorie van de 'reële zetel' evenwel van kracht.

Overgang nog bezig

Dit nieuwe wettelijke kader is dus van toepassing sinds 1 mei 2019 voor de oprichting van nieuwe vennootschappen of verenigingen. Voor de reeds bestaande bedrijven is 1 januari 2020 van belang (tenzij ze hun 'opt-in' reeds voor die datum wensen te gebruiken): sommige regels van de hervorming zullen voor de bestaande bedrijven vanaf volgend jaar van toepassing zijn. Bovendien werd er tussen 2020 en 2023 een overgangsperiode voorzien om alle bestaande structuren de kans te geven om hun statuten en juridische vorm te herbekijken. Voor sommige situaties is eveneens een aanpassing van de aandeelhoudersovereenkomsten of managementovereenkomsten nodig. Die bijwerking zou ten laatste tegen 1 januari 2024 in orde moeten zijn. Een periode die bovendien nuttig kan zijn om even grondig na te denken over de nieuwe juridische gedaante van het bedrijf.

Het UBO-register (waarbij UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner) deed op 1 januari zijn intrede. Dat register is een soort databank met alle 'uiteindelijke begunstigden' van de bedrijven. Hiermee wil de overheid de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme nog verder aanwakkeren. Maar wie zijn die 'UBO's' eigenlijk en wat moeten bedrijven precies doen?

Wie zijn de 'UBO's'?

De bedoeling is om een centraal en up-to-date register aan te leggen van alle 'uiteindelijke begunstigden' in ons land. Die 'UBO's' kunnen variëren naargelang de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn. Voor de bedrijven zijn dat:

• de vennoten of aandeelhouders die rechtstreeks of onrechtstreeks beschikken over meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap of meer dan 25% van de stemrechten;
• de natuurlijke personen die zeggenschap hebben over het bedrijf via andere middelen (een aandeelhoudersovereenkomst, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, een vetorecht enz.);
• indien niemand in deze twee categorieën kan worden geïdentificeerd, dient het hoger leidinggevend personeel te worden geregistreerd. In dat geval moet deze keuze door het bedrijf worden toegelicht, gegrond en gedocumenteerd.

Bij een vzw of een stichting zijn de uiteindelijke begunstigden de volgende (in deze volgorde): de leden van de raad van bestuur, de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijkse bestuur, de stichters van een stichting en de natuurlijke personen in wier belang de vzw of stichting werd opgericht.

Welke informatie moet u meedelen?

Belangrijke verduidelijking: indien er in het bedrijf meerdere 'UBO's' zijn, moeten deze allemaal in het register worden opgenomen. De gegevens die u in de toepassing dient in te voeren, variëren vervolgens naargelang de categorie van uiteindelijke begunstigde ... In de eerste plaats wordt u gevraagd om identificatiegegevens in te voeren (naam en voornaam, geboortedatum, nationaliteit, volledig verblijfsadres, rijksregisternummer enz.), de datum waarop de persoon UBO is geworden en ook de betrokken categorie(ën).

Daarnaast worden enkele aanvullende gegevens gevraagd, met name om te bepalen of het gaat om een afzonderlijke of gegroepeerde UBO (wanneer het zeggenschap voortvloeit uit de coördinatie met meerdere personen) en een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO (in dat laatste geval moet ook het aantal tussenliggende entiteiten worden aangegeven, alsook hun identificatie – in punt 4.3 van de FAQ van de FOD Financiën wordt uitgelegd hoe u een indirecte uiteindelijke begunstigde dient te identificeren). Tot slot wordt ook het percentage aandelen of stemrechten gevraagd. De registratie is overigens ook verplicht voor een buitenlandse UBO of een UBO die in een ander land verblijft.

Online en vóór 30 september!

Elk bedrijf heeft dus enkele maanden de tijd om zijn registratieplicht te vervullen. De deadline (oorspronkelijk 31 maart) werd immers tot 30 september 2019 verlengd. Ook de procedure werd 'vereenvoudigd': u kunt uw begunstigden registreren via de speciaal daartoe voorziene toepassing op het MyMinFin-portaal (voor burgers) of MyMinFinPro (voor de wettelijke vertegenwoordigers van een juridische entiteit). De fiscale overheid zorgde bovendien voor enkele gebruikershandleidingen, zowel voor de wettelijke vertegenwoordigers van het bedrijf als voor de mandatarissen.

Altijd up-to-date

Na de registratie wordt de 'uiteindelijke begunstigde' door de Administratie van de Thesaurie op de hoogte gebracht van zijn inschrijving. Bovendien moeten de UBO's het register ook verplicht bijwerken. De informatie moet immers correct, nauwkeurig en actueel zijn: alle wijzigingen moeten dus binnen de maand worden meegedeeld. Bedrijven moeten overigens elk jaar bevestigen of de gegevens in het kadaster correct zijn.

Fikse boete bij niet-naleving

Niemand twijfelt eraan dat de bedrijven wel degelijk zullen doen wat de fiscus hen vraagt. De boetes die de wetgever oplegt, kunnen immers oplopen van 250 tot wel 50.000 euro. Die boetes worden opgelegd aan de bestuurders, of in voorkomend geval aan een of meerdere bedrijfsleiders.

Wie heeft toegang tot het register?

Naast uiteraard de bevoegde autoriteiten, hebben ook bankinstellingen en het grote publiek toegang tot de databank. De toegang is evenwel betalend en beperkt tot een bepaalde hoeveelheid informatie. Bovendien wordt de raadpleging van de gegevens geregistreerd en bewaard gedurende een periode van tien jaar. Iedereen kan tot slot vragen om zijn informatie (volledig of gedeeltelijk) te verbergen bij de raadpleging ... Die vraag tot afwijking kan ook worden ingediend via het elektronische platform. Zo'n afwijking betekent echter niet dat u uw gegevens niet hoeft te registeren.

Hebt u hierover toch nog bijkomende vragen? Dan kan u terecht op het daartoe voorziene e-mailadres van de fiscale administratie: ubobelgium@minfin.fed.be.

Openbare aanbestedingen lijken vaak complexe, gesloten opdrachten met maar weinig slaagkansen. Toch kunnen ze een uitstekende opportuniteit zijn voor bedrijven. Lange tijd waren ze 'voorbehouden' voor de grote groepen met de meeste middelen ... maar vandaag zijn aanbestedingen steeds vaker toegankelijk voor allerlei soorten bedrijven. Het moeilijkste? De sprong durven wagen!

Moeilijk om de weg te vinden ...

Nieuwe klanten aantrekken of nieuwe markten verkennen, is voor de meeste economische spelers een grote uitdaging. Een uitdaging van formaat. En daar kunnen openbare aanbestedingen hun steentje aan bijdragen. De meeste openbare instellingen schrijven immers aanbestedingen uit voor de levering van goederen of diensten. En die bieden uiteraard heel wat potentieel ... Bedrijven moeten in dat geval wel de stap durven zetten en een minimum aan menselijk en financieel kapitaal inzetten om te kunnen meedoen aan een dergelijke 'wedstrijd'. Achter zo'n aanbestedingen schuilen immers vaak complexe regels en strenge vereisten en voor kmo's zijn ze niet altijd even zichtbaar. Wie in een aanbesteding investeert (zowel tijd als geld), is bovendien lang niet zeker dat hij het contract ook effectief zal mogen ondertekenen ... Die onzekerheid schrikt bepaalde spelers dan ook af om zich op zo'n ingewikkeld bestek te gaan storten. Kleinere bedrijven – die door hun beperkte middelen vaak al in een nadelige positie zitten – vallen tot slot soms uit de boot wanneer het gaat om gigantische opdrachten waarvoor competenties in verschillende domeinen nodig zijn.

Verhoogde inspanningen

De overheid is zich echter bewust van de moeilijkheden die bedrijven ondervinden en ondernam daarom een reeks acties om de toegang tot openbare aanbestedingen open te stellen. Op Europees niveau kregen de lidstaten richtlijnen opgelegd om het regelgevingskader te vereenvoudigen. Zo moeten de termijnen van de procedure worden ingekort, de administratieve formaliteiten worden beperkt, moet er een plafond zijn voor de financiële vereisten en moet bij de beoordeling van de selectiecriteria ook rekening worden gehouden met bijvoorbeeld maatschappelijke of innovatieve aspecten of het milieu. En tot slot, maar daarom niet minder belangrijk, moeten de opdrachten worden onderverdeeld in kleinere loten. Standaardiseren, vereenvoudigen en informeren zijn dus de sleutelwoorden. De federale regering greep die gelegenheid ook aan en voerde sinds 2017 verschillende concrete maatregelen in om de toegang tot openbare aanbestedingen te vergemakkelijken, met name dankzij de opmaak van een charter met een aantal sleutelprincipes.

Het internet brengt vereenvoudiging

In het verlengde van de Europese inspanningen werden ook in België verschillende maatregelen genomen. De digitalisering van het volledige proces is een van de grote nieuwigheden. Alles gebeurt voortaan immers online: van de publicatie van de aanbesteding en het indienen van de offerte tot het bestek. Nadat het bedrijf een profiel heeft aangemaakt op het platform e-Procurement, gebeurt alles via e-Notification (volgens deze handleiding). Op de website vindt u alle openbare aanbestedingen in België terug. Naast een belangrijk communicatiemiddel is ze ook een soort van ontmoetingsplaats: alle bedrijven kunnen hier immers een virtueel 'visitekaartje' aanmaken en zich abonneren op publicaties die voldoen aan hun zelfgekozen criteria. Al deze maatregelen zorgen niet alleen voor meer transparantie en minder administratie, maar zorgen ook voor meer 'publiciteit' rond de aanbestedingen en een betere communicatie tussen de overheid en de inschrijvers.

En dat is niet alles ...

Nog zo'n nieuwe maatregel is dat elke opdracht voortaan moet steunen op gevarieerde selectiecriteria, aangepast aan de aard van de opdracht en geanalyseerd volgens gewicht. Op die manier wordt vermeden dat de goedkoopste per definitie de opdracht wint. Een andere regel in het voordeel van de kleinere bedrijven is de onderverdeling in loten, waardoor gespecialiseerde kmo's makkelijker kunnen intekenen voor een specifiek domein. Bovendien werd een vereenvoudigde procedure in het leven geroepen – de zogenaamde procedure via aanvaarde factuur – voor opdrachten onder 30.000 euro. Ook de mogelijkheden voor dialoog en onderhandeling werden versterkt en dat is dan weer voordelig voor de contractuele relatie. En de laatste grote uitdaging waarvoor de overheid staat? De blijvende inspanningen om de betalingstermijnen in te korten. Want net die brengt bedrijven nog te vaak in moeilijkheden ...

De stap zetten

De eerste keer is vaak nog de moeilijkste. U moet dan immers uitzoeken hoe alles in zijn werk gaat ... Maar zodra een eerste opdracht is binnengehaald (of zelfs verloren), krijgen bedrijven ook echt intern de competenties onder de knie om in te tekenen op aanbestedingen. Een troef die weleens voor een sneeuwbaleffect zou kunnen zorgen, want de ene opdracht brengt vaak een andere mee ... Mis daarom voortaan geen enkele opportuniteit meer en blijf op de hoogte van de aanbestedingen die u zouden kunnen interesseren.