Article

15.07.2019

De 'nieuwe' naamloze vennootschap onder de loep

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen werd grondig herzien. De naamloze vennootschap overleefde de hervorming, maar kreeg een grondige update. Dit zijn de belangrijkste veranderingen.

Na een lang wetgevingsproces trad de grote hervorming van het vennootschaps- en verenigingsrecht op 1 mei 2019 in werking. Een ware revolutie om de werking van het economische leven in België te moderniseren en te vereenvoudigen. De voornaamste wijziging was de vermindering van het aantal juridische vennootschapsvormen van een twintigtal naar slechts zes. Een grondige inkrimping, maar de naamloze vennootschap wist toch te overleven. De nv blijft de juridische referentievorm bij uitstek voor grote bedrijven, maar onderging toch enkele grote veranderingen.

De bedoeling? Vereenvoudiging en flexibiliteit

Het streven naar vereenvoudiging en flexibiliteit vinden we in de eerste plaats terug in de wijziging van de oprichtingsmodaliteiten. Voortaan is slechts één aandeelhouder immers voldoende om een nv op te richten. Een andere vereenvoudiging is de mogelijkheid om slechts één bestuurder aan te stellen aan het hoofd van het bedrijf, terwijl dat er vroeger minstens drie (of twee, indien er slechts twee aandeelhouders waren) moesten zijn.

De volledige governance van de nv werd bovendien herbekeken om de werking ervan te vergemakkelijken. Zo zien we nu drie mogelijke modellen: de aanpak met slechts één bestuurder, een monistisch systeem met alleen een raad van bestuur (standaardoplossing) of een duaal bestuur. Dat laatste bestaat uit twee organen met elk een takenpakket dat hen specifiek door de wet is toegekend: een raad van toezicht en een directieraad. In dit tweekoppige beheer zijn dubbele mandaten voortaan wel verboden.

Nog steeds met het oog op vereenvoudiging, wordt de terugkoop van eigen aandelen vandaag eenvoudiger, want het plafond van 20% werd afgeschaft. Deze operatie blijft evenwel onderworpen aan zeer strikte regels om ervoor te zorgen dat de aandeelhouders gelijk behandeld worden en om de transparantie te waarborgen bij een eventuele wederverkoop van de aandelen.

Meer vrijheid

Dit is wellicht een van de grootste veranderingen van de hervorming: de mogelijkheid om af te wijken van het principe 'één aandeel, één stem'. Hoewel dit de standaardregel blijft, kunnen niet-beursgenoteerde bedrijven er voortaan voor kiezen om aandelen uit te geven zonder stemrecht, of het tegenovergestelde met een meervoudig stemrecht (onbeperkt). Ze kunnen zelfs aandelen uitgeven met een stemrecht gekoppeld aan een specifieke of 'voorkeurssituatie', bijvoorbeeld in het kader van een kapitaalverhoging. Met andere woorden? Ze krijgen een pak meer beweegruimte ... Ze moeten echter wel een statutenwijziging doorvoeren en 75% van de stemmen behalen om dit mechanisme in te voeren.

Voor de beursgenoteerde nv's zijn er minder mogelijkheden. De aandelen kunnen evenwel worden uitgegeven met een dubbel stemrecht. De voorwaarde is dan wel dat ze op naam zijn, volledig volgestort en in handen van dezelfde aandeelhouder sinds minstens twee jaar. Bij een overdracht verdwijnt dat tweede stemrecht (tenzij in uitzonderingen: familie-overdrachten en overdrachten binnen de groep). Om dit systeem in te voeren, is een tweederdemeerderheid nodig. Volgens de experten zou dit systeem bovendien buitenlandse bedrijven kunnen aanzetten om een notering op Euronext Brussels te vragen. 

Beperktere bestuurdersaansprakelijkheid

De wetgever zorgde ook voor een beperktere bestuurdersaansprakelijkheid, onder meer om België aantrekkelijker te maken bij hogere buitenlandse profielen. Er geldt voortaan een plafond voor die aansprakelijkheid, zowel ten opzichte van de vennootschap als van derden, en ongeacht de (buiten-)contractuele grondslag van de aansprakelijkheid. Dat plafond varieert naargelang de grootte van het bedrijf: tot 250.000 euro voor 'kleine' bedrijven en maximaal 12 miljoen euro voor de grote. Voor dat plafond zijn er uiteraard ook een reeks uitzonderingen, zoals lichte fouten die eerder gewoonlijk dan toevallig gebeuren, ernstige fouten, bedrieglijk opzet of oogmerk om te schaden, fiscale en sociale schulden of ernstige fiscale fraude.

Statutaire zetel: minder onzekerheden

In België is vanaf nu de statutaire zetel bepalend voor de nationaliteit van het bedrijf. Het is dus wel degelijk de maatschappelijke zetel opgenomen in de statuten – en niet meer de plaats van de vestiging van de voornaamste eenheid volgens de theorie van de 'reële zetel' – die voortaan bepaalt welk recht van toepassing is op de onderneming. De bedoeling daarvan is dat de Belgische bedrijven met een operationele eenheid in het buitenland de Belgische wetgeving met zich 'mee kunnen nemen'. Het tegenovergestelde geldt uiteraard ook ... Buitenlandse bedrijven vallen dus onder hun eigen regelgeving. Deze nieuwe aanpak zorgt voor heel wat verduidelijking, want vroeger was het voor bedrijven niet altijd vanzelfsprekend om hun reële operationele zetel te bepalen. Deze grotere juridische zekerheid zou de bedrijven ook moeten geruststellen, met name bij de overdracht van een land naar een ander. Op fiscaal vlak blijft de theorie van de 'reële zetel' evenwel van kracht.

Overgang nog bezig

Dit nieuwe wettelijke kader is dus van toepassing sinds 1 mei 2019 voor de oprichting van nieuwe vennootschappen of verenigingen. Voor de reeds bestaande bedrijven is 1 januari 2020 van belang (tenzij ze hun 'opt-in' reeds voor die datum wensen te gebruiken): sommige regels van de hervorming zullen voor de bestaande bedrijven vanaf volgend jaar van toepassing zijn. Bovendien werd er tussen 2020 en 2023 een overgangsperiode voorzien om alle bestaande structuren de kans te geven om hun statuten en juridische vorm te herbekijken. Voor sommige situaties is eveneens een aanpassing van de aandeelhoudersovereenkomsten of managementovereenkomsten nodig. Die bijwerking zou ten laatste tegen 1 januari 2024 in orde moeten zijn. Een periode die bovendien nuttig kan zijn om even grondig na te denken over de nieuwe juridische gedaante van het bedrijf.

Article

09.04.2019

Groen licht voor nieuw vennootschaps- en verenigingsrecht

Vanaf 1 mei 2019 gelden er nieuwe juridische spelregels voor Belgische vennootschappen en verenigingen.

De Belgische Kamer van volksvertegenwoordigers keurde op 28 februari het wetsontwerp goed voor een nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De bedoeling? Het huidige juridische kader moderniseren, nauwer aansluiten bij de praktijk en Belgische bedrijven helpen om beter te concurreren met hun Europese collega’s.

Grote impact

De nieuwe regels gelden vanaf 1 mei 2019 voor alle nieuwe vennootschappen en verenigingen, en vanaf 1 januari 2020 voor alle bestaande vennootschappen en verenigingen (tenzij die gebruikmaken van een ‘opt-in’ vóór die datum). De massaconversie zal wellicht plaatsvinden tussen 2020 en 2023. In die periode moeten alle bestaande vennootschappen en verenigingen hun statuten en rechtsvorm herbekijken.

Vertraging

De nieuwe regels zouden normaal gezien ingaan op 1 januari van dit jaar, maar de goedkeuring van het wetsontwerp liep vertraging op door de regeringsperikelen van de voorbije maanden (premier Michel diende op 18 december 2018 het ontslag van de regering in na een groen-rode motie van wantrouwen, red.). Op dit moment is de nieuwe wetgeving weliswaar goedgekeurd door de Kamer, maar nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Het is bovendien nog even wachten op de uitvoeringsbesluiten. De nieuwe regels gaan niettemin in op 1 mei van dit jaar.

Article

23.08.2016

Kapitaalmarktenunie: Het draait niet om ons, het draait om u

Hoe moeten de kapitaalmarkten en de regelgeving in Europa geharmoniseerd worden? Petra De Deyne, Regulatory Affairs Manager voor Global Markets bij BNP Paribas, analyseert het nieuwe initiatief van de Europese Commissie om een eengemaakte markt op te bouwen voor alle 28 lidstaten van de Unie.

Financiële stabiliteit was na de crisis van 2007-2008 dé topprioriteit voor de Europese Commissie. Om die stabiliteit te herstellen moest de veerkracht van banken worden versterkt en het systeemrisico op de markten worden ingedamd, wat leidde tot de bekende 'tsunami' aan regelgeving vanuit Brussel. Het meeste werk om de banken en markten opnieuw stabiel te krijgen is nu afgerond, en de respectieve wetgeving is ingevoerd of zal binnenkort worden ingevoerd.

Groei als prioriteit

De volgende taak voor de Europese Commissie is nu om groei te creëren. Daarvoor moeten ondernemingen investeren en hun activiteiten laten groeien en uitbreiden. In het verleden waren ondernemingen die wilden uitbreiden erg afhankelijk van bankkredieten. Maar na de invoering van kapitaal- en liquiditeitsvereisten vonden sommige banken het moeilijker om hun rol als traditionele kredietverstrekker te vervullen. Toen grotere ondernemingen hun bankfinancieringsbronnen zagen opdrogen, wendden ze zich tot de kapitaalmarkten. Daar kregen ze echter niet altijd gunstige leningsvoorwaarden en vonden ze niet altijd geïnteresseerde beleggers. Voor een aantal kleinere ondernemingen is het zo heel moeilijk geworden om aan financiering te komen. Een onderzoek van de ECB en de Europese Commissie in 2014 naar de toegang tot financiering voor ondernemingen (SAFE) toonde aan dat 35% van de kmo's in 2013 niet de volledige financiering kreeg die was aangevraagd bij de bank.

Als we kijken naar de VS, dan zien we dat ondernemingen daar ongeveer driekwart van hun financiering rechtstreeks uit de kapitaalmarkt halen en dat ze maar in beperkte mate een beroep doen op bankkredieten. In Europa is de situatie net omgekeerd, en daarom vroeg de EU zich af of ze een financieringslandschap kon creëren dat meer zou lijken op de situatie in de VS. Dat zou betekenen dat wie financiering nodig heeft, rechtstreeks in contact komt te staan met diegenen die geld willen investeren. Dit zou ervoor zorgen dat de reële economie minder afhankelijk wordt van banken, wat op zijn beurt zou bijdragen tot de financiële stabiliteit. In dat geval is er echter nood aan een geharmoniseerde, goed geïntegreerde kapitaalmarkt in Europa. En dan komen we bij het initiatief van de Europese Commissie: de vorming van een Kapitaalmarktenunie.

Kort samengevat houdt de Kapitaalmarktenunie het volgende in: het plan is om een eengemaakte markt voor de 28 lidstaten van de Europese Unie tot stand te brengen, waarin enerzijds de financieringsbronnen voor ondernemingen worden gediversifieerd - dus verder gaan dan bankkredieten - en anderzijds de investeringsmogelijkheden en investeringsbasis worden verruimd.

Wat is het plan?

In "het Plan", dat in oktober 2015 door de Europese Commissie is gepubliceerd, zijn vier duidelijke doelstellingen vastgesteld:

  1. Werkgelegenheid en groei ondersteunen
  2. De financiering beter koppelen aan investeringsprojecten in de EU
  3. Het financiële stelsel stabieler maken
  4. De financiële integratie verdiepen en zorgen voor meer concurrentie

In "het Plan" worden ook vijf prioritaire actiegebieden genoemd, met meer dan dertig verschillende initiatieven voor herzieningen, beoordelingen, rapporten, initiatieven en wetgevingsvoorstellen die allemaal tussen nu en 2018 moeten worden uitgevoerd.

De eerste prioriteit is om meer financieringskeuzes te bieden aan Europese ondernemingen en kmo's. Hier zullen we initiatieven zien om durfkapitaal en innovatieve financieringsvormen, zoals crowdfunding, te ondersteunen. De EU denkt ook na over manieren om investeerders bepaalde gegevens over kmo's te verstrekken, zodat ze weloverwogen investeringsbeslissingen kunnen nemen.

In de tweede plaats moeten langetermijninvesteringen worden bevorderd. Een initiatief dat hiermee verband houdt is het herzien van de kapitaalvereisten voor verzekeraars zodat er beter wordt ingespeeld op hun investeringsbehoeften. Ook zullen er maatregelen moeten worden genomen om investeringen in infrastructuurprojecten te bevorderen.

In de derde plaats moet de waaier aan investeringskeuzes voor zowel niet-professionele als institutionele beleggers worden verruimd. Op dit vlak zien we onder meer stimulansen om pensioensparen en onderhandse plaatsingen te bevorderen.

De vierde prioriteit bestaat erin om de kredietverleningscapaciteit van banken te verbeteren. Dit lijkt misschien tegenstrijdig, aangezien het juist de bedoeling van de Kapitaalmarktenunie is om de rol van traditionele kredietverlening terug te dringen. Voor veel kmo's zullen banken echter de belangrijkste financieringsbron blijven. Europa wil er dan ook voor zorgen dat banken meer activa van hun balans kunnen halen, zodat ze meer ruimte hebben om kredieten te verstrekken.

En tot slot wil de EU barrières voor grensoverschrijdende investeringen tussen de lidstaten neerhalen. Dit is een vrij ambitieus project, waar bepaalde fiscale kwesties moeten worden aangepakt voor we een harmonisatie kunnen zien op het vlak van nationale insolventie- en effectenwetgeving.

Onmiddellijke actie

Tegelijk met de publicatie van "het Plan" bracht de Europese Commissie een aantal wetgevingsvoorstellen uit. Ze startte ook drie raadplegingen om de kortetermijnacties meteen te lanceren en het hele project op de rails te zetten.

De Europese Commissie onderneemt onmiddellijke actie op het vlak van securitisatie. Dit lijkt misschien controversieel, aangezien sommigen deze activiteit nog steeds beschouwen als de bron van alle kwaad. Securitisatie is echter een essentieel instrument om de economie te financieren en staat hoog op de agenda van de Commissie. Om de securitisatiemarkt een nieuwe impuls te geven, kwam de EU met een wetgevingsvoorstel met een dubbel doel:

  • In de eerste plaats het herstellen van het vertrouwen. Om die reden wordt een kwaliteitslabel geïntroduceerd: “Eenvoudige, Transparante en Gestandaardiseerde" (STS) securitisaties. Dit wil zeggen dat elke "STS"-securitisatie zal voldoen aan meer dan twintig verschillende standaarden, waardoor beleggers beter geïnformeerd zijn over deze producten en de kwaliteit verzekerd wordt. In de tweede plaats stimuleert het voorstel banken om de activiteit opnieuw op te starten door deze STS-securitisaties een betere kapitaalbehandeling te geven in vergelijking met andere vormen van securitisatie.
  • Daarnaast heeft de EU een voorstel gedaan om de Solvabiliteit II-regels voor verzekeraars aan te passen, zodat deze minder kapitaal hoeven aan te trekken wanneer ze investeren in langetermijninfrastructuurprojecten of Europese Langetermijnbeleggingsinstellingen (ELTIF's).

Ook dient te worden opgemerkt dat de Europese Commissie onderzoek doet naar gedekte obligaties. Op dit moment zijn er in de EU 26 verschillende raamwerken voor gedekte obligaties, wat een zekere harmonisatie beslist nuttig zou maken. Hoewel de Commissie geen gemeenschappelijk kader voor Europa beoogt, zou ze wel de beste praktijken willen bevorderen, de transparantie willen verhogen en belemmeringen voor grensoverschrijdende investeringen willen wegnemen. Ook lanceerde ze een raadpleging over durfkapitaal en een oproep om informatie te verzamelen over de cumulatieve effecten van financiële wetgeving.

Administratieve lasten verminderen

Op middellange termijn wordt een herziening van de Prospectusrichtlijn verwacht. Dit is een logische stap, aangezien de EU graag veel meer ondernemingen rechtstreeks naar de kapitaalmarkt wil lokken om schuldpapier uit te geven. Prospectussen enerzijds goedkoper en minder omslachtig maken voor kleine emittenten, en anderzijds gebruiksvriendelijker maken voor beleggers, zou in dat opzicht een welkome steun zijn.

Een ander initiatief is een Groenboek (een eerste, algemene uitwisseling van visies tussen de EC en de sector om een bepaald onderwerp te verkennen) over financiële diensten voor consumenten. Hierin onderzoekt de Europese Commissie manieren om de concurrentie te vergroten en consumenten toegang te geven tot een bredere waaier aan diensten om zo de beste deal te kunnen sluiten op het vlak van hypotheekleningen, spaarproducten, verzekeringen, bankrekeningen etc.

Op lange termijn, laten we zeggen 2017/2018, kunnen we verdere stappen verwachten om kmo-groeimarkten en onderhandse plaatsingen te ondersteunen, evenals plannen voor een pan-Europees pensioenfonds. Ook bronbelasting en insolventiewetgeving zullen aandacht krijgen.

Voordelen voor bedrijven

Alles samen behelst de Kapitaalmarktenunie ongetwijfeld een volle en ambitieuze agenda. Maar wat levert dit alles nu eigenlijk op voor bedrijven? Mogelijk heel veel. We beseffen echter dat de weg naar een echte Kapitaalmarktenunie weleens heel lang zou kunnen worden. 2019 lijkt akelig dichtbij voor een aantal veranderingen die nog moeten plaatsvinden. Het herbalanceren van de financiële bemiddeling, bijvoorbeeld, zal hoogstwaarschijnlijk eerder een geleidelijk, natuurlijk proces zijn dat samengaat met politieke belangen, FinTech-ontwikkelingen etc., in plaats van een grote verschuiving op een welbepaald ogenblik.

Ook zal er een mentaliteits- en gedragsverandering nodig zijn bij alle betrokken stakeholders. De effecten van een Kapitaalmarktenunie kunnen meer uitgesproken zijn voor de bedrijfssectoren in bepaalde landen met relatief kleine kapitaalmarkten. Voor deze landen kunnen een aantal initiatieven bijzonder gunstig zijn. Het is mogelijk dat hun binnenlandse kapitaalmarkten op dit moment hun grote ondernemingen niet kunnen bedienen, waardoor ze deze wegduwen naar de internationale markten. De Kapitaalmarktenunie zou ervoor kunnen zorgen dat ze terugkeren en hun markten kunnen uitbreiden.

De voordelen van de Kapitaalmarktenunie zullen uiteenlopend zijn voor verschillende types bedrijven:

  • Starters zullen speciale aandacht krijgen, aangezien hun innovatie- en ondernemersgeest uitermate belangrijk is voor het groeipotentieel van Europa. Op dit moment kunnen starters gebruikmaken van crowdfunding en 'business angels', maar deze financieringsbronnen blijven beperkt en lokaal en voorzien niet altijd in de nodige financiering op cruciale momenten tijdens het uitbreidingsproces. De initiatieven om bijvoorbeeld de rol van durfkapitaal te vergroten kunnen in dat opzicht zeer gunstig zijn.
  • Kleine ondernemingen die het moeilijk hebben om aan bankfinanciering te komen, voornamelijk in die landen die het meest getroffen zijn door de crisis, kunnen meer financiering verkrijgen via securitisatie. Met name kmo's kunnen positief beïnvloed worden, aangezien het bedoelde neveneffect van securitisatie inhoudt dat banken hun kredietverleningscapaciteit kunnen verhogen, en we weten dat bankkredieten voor dit soort ondernemingen een zeer belangrijke bron van financiering kunnen blijven. Voorts wil de Europese Commissie ook nauw samenwerken met de kmo-groeimarkten, een nieuwe marktsubcategorie die is gecreëerd in het kader van de MiFID II-richtlijn om de toegang tot kapitaal voor kmo's te vergemakkelijken, zodat het regelgevingsklimaat voor deze markten de verwachte resultaten oplevert.
  • Middelgrote en grote ondernemingen, die misschien al toegang hebben tot kapitaalmarkten, zouden ook de effecten moeten voelen, aangezien de Kapitaalmarktenunie ondersteuning zal bieden aan beleggers die grotere kapitaalbedragen in de markt willen investeren. Het initiatief om onderhandse plaatsingen te bevorderen, voortbouwend op succesvolle ervaringen zoals die in Duitsland en via de steun aan initiatieven vanuit de markt, zoals dat van de ICMA inzake het gebruik van gestandaardiseerde documentatie, zou bijzonder zinvol kunnen zijn. Fiscale kwesties aanpakken zou eveneens behulpzaam zijn.

Wat ook belangrijk is, is dat de Europese Commissie van plan is om de werking van de Europese markt voor bedrijfsobligaties te herzien en te bekijken hoe de marktliquiditeit verbeterd kan worden. Een goed werkende secundaire markt zal van cruciaal belang zijn voor het succes van de primaire schuldmarkten.

In algemene zin is de Kapitaalmarktenunie een ambitieus, maar uitdagend plan van de Europese Commissie. Ambitieus omdat het de traditionele financieringsbronnen in Europa wil herzien. Uitdagend door het uitgebreide scala aan problemen die moeten worden aangepakt om er te geraken en de strakke deadline te halen. Uiteindelijk zouden ondernemingen beleggers moeten ontmoeten op een efficiënte markt, waardoor de waaier van mogelijkheden voor beide partijen wordt verruimd en op die manier wordt bijdragen aan de economische groei.

(Bron: Focus Magazine CIB (pdf – enkel beschikbaar in het Engels)

Article

24.10.2016

Kilometervergoeding voor elektrische fiets niet altijd fiscaal vrijgesteld

Werknemers die met de fiets naar het werk rijden, kunnen een fietsvergoeding krijgen tot 22 eurocent per kilometer. De regeling geldt in principe ook voor elektrische fietsen. Sommige modellen zoals de speed pedelec, vallen echter uit de boot.

De elektrische fiets wint terrein: ruim één op vier verkochte tweewielers is een elektrisch exemplaar.  Steeds meer mensen gebruiken hun fiets ook om te pendelen. Werkgevers kunnen hun fietsende medewerkers een fietsvergoeding uitbetalen. Tot 0,22 EUR per kilometer is die vergoeding fiscaal onbelast. Het moet dan wel gaan om een “klassieke” elektrische fiets:

  • met een maximumsnelheid van 25 km/u;
  • met een motor van maximum 250 watt;
  • met trapondersteuning, wat betekent dat de fietser ook moet trappen, er mag dus geen sprake zijn van een autonome motor.

Niet voor speed-pedelecs

Die voordelige regeling geldt dus niet voor speed pedelecs, zeg maar de Formule 1-versie van de elektrische fiets. Speed pedelecs kunnen snelheden tot 45 km/u halen. Sinds 1 oktober moeten bestuurders daarom een helm, rijbewijs en verzekering hebben.

Voor alle duidelijkheid: pendelaars die gebruik maken van een speed pedelec kunnen wel degelijk een kilometervergoeding krijgen van hun baas. Maar die uitkering wordt dan wel  beschouwd als een belastbaar inkomen. De werknemer zal dus zowel RSZ als bedrijfsvoorheffing moeten betalen. Op die regel bestaat één uitzondering: medewerkers die kiezen voor een forfaitaire aftrek van hun beroepskosten. Zij hebben recht op een fiscale vrijstelling van maximum 380 EUR.

Wat met bedrijfsfietsen?

Werkgevers kunnen hun medewerkers een fiets ook ter beschikking stellen. Alle kosten die daaruit voortvloeien, onder andere het onderhoud, zijn vrijgesteld van belastingen. Voorwaarde is dat de medewerker de fiets daadwerkelijk gebruikt voor zijn woon-werkverkeer, al zijn zuivere privé-verplaatsingen ook toegestaan. Deze regeling geldt alleen voor de klassieke elektrische fietsen. Speed pedelecs vallen (opnieuw) niet onder deze fiscale vrijstelling.

(Bron: Partena)
Article

20.01.2017

New York Public Library: hoe de medewerkers de innovatiestrategie uitdachten

Digitale ontwikkelingen en verschuivingen in het publiek maakten dat de bibliotheek van New York dringend aan innovatie toe was. Daarvoor werkten de medewerkers samen aan een strategie. Verslag van een succesverhaal.

18 miljoen jaarlijkse bezoekers, een budget van 300 miljoen dollar en 93 branches. Met die cijfers is de New York Library een van de grootste bibliotheken ter wereld. Het publiek is dan ook heel uiteenlopend: ouders met kinderen, immigranten, schrijvers, onderzoekers, toeristen… Door de digitale verschuivingen en de diversificatie van het publiek de laatste jaren wist het bestuur dat de tijd rijp was om te vernieuwen. Maar hoe transformeer je een iconisch instituut met zo’n lange geschiedenis tot een moderne en eigentijdse instelling?

De Harvard Business Review kwam met een voorstel. Dat luidde: bied het personeel – zo’n 2500 mensen – de kans om de nieuwe bibliotheek vorm te geven via strategiegesprekken met senior managers. Door het personeel te betrekken bij de modernisering, zal er een doelgericht plan ontstaan, waarbij de veranderingen door en door begrepen worden en ook nog eens efficiënt uitgevoerd zullen worden.

Het idee om met ‘innovation communities’ te werken is niet nieuw. Zo kende de Harvard Business Review het succesverhaal van de Amerikaanse elektronicagigant Best Buy. Het kinderziekenhuis van Boston en het Japanse farmaceuticamerk Eisai gingen dan weer aan de slag met innovation communities om vooruitgang te boeken.

Teamwerk

Hoe de Public Library concreet te werk ging? Allereerst creëerde het management drie innovation communities die zich elk op een bepaalde kernactiviteit moesten focussen: circulatie, collecties en referenties. Vervolgens werd elk team gestructureerd als drie cirkels. De kleinste cirkel was het ‘kernteam’, dat uit vijf à zeven personeelsleden bestond en in een van de wijken woonde die door de bibliotheek bediend werd. Het was de bedoeling dat zij de komende zes maanden één dag per week zouden besteden aan het ontwerpen en testen van een nieuw businesmodel. De tweede grootste cirkel bestond uit zo’n 50 ‘testers’, die de voorgestelde oplossingen zouden uitproberen. En ten slotte werd het voltallige personeel uitgenodigd om deel uit te maken van de derde cirkel: de ‘conversationalists’, die ideeën, kritiek, expertise en aanmoediging zouden bieden.

De groepen werden hierbij geholpen door interne deskundigen, die hen bijstonden bij taken waar ze niet bekend mee waren, zoals dataverzameling en – analyse, het in kaart brengen van de omgevingen, en het voorbereiden en geven van presentaties op managementniveau.

Gedeelde ruimtes

Er werd gewerkt met verschillende soorten ruimtes: een virtuele, een fysieke en een tijdelijke ruimte. De virtuele ruimte bestond uit een social media platform dat open was voor alle werknemers, inclusief de managers. Op die manier konden mensen van alle niveaus open en gelijkwaardig met elkaar communiceren. Een kamer in de Manhattan-branch van de bibliotheek diende dan weer als fysieke ruimte, waar de kernteams en andere geïnteresseerden samenkwamen om strategieën te ontwikkelen en ideeën uit te wisselen. De tijdelijke ruimte hield één dag per week in, waarop de drie communities vergaderden om elkaar te ondersteunen.

De drie communities kregen een maand om met voorstellen te komen en ze voor te leggen aan de senior managers. Het was de bedoeling dat ze oplossingen zouden bieden, de voordelen voor de doelpublieken zouden identificeren en een lijst zouden maken met vijf hypotheses die getest konden worden binnen een termijn van zes maanden. Elk team kwam op deze manier met twee à drie ‘options statements’. Dat het om ‘opties’ ging en nog niet om vaststaande strategieën, was een bewuste keuze. Op die manier werd een grote vrijheid geschept waarin mensen hardop durfden nadenken, wat innoverende ideeën bevordert. Dat de teams met testbare hypotheses moesten komen zorgde er dan weer voor dat hun voorstellen doordacht waren ondersteund werden door onderzochte data.

De option statements werden vervolgens met de hulp van het senior management, interne experts en de rest van de community concreter gemaakt en vervolgens goedgekeurd. Daarna gingen de kernteams aan de slag om de voorgestelde oplossingen verder uit te werken en te testen.

De resultaten

De verandering waar het circulatieteam voor zorgde, ging over het reserveringssysteem. Er circuleerden zo’n 23 miljoen boeken, waarvan 2 miljoen reserveringen waren. Hierbij moest de bibliotheek vaak boeken van de ene naar de andere branch overbrengen. De innovation communities ontdekten dat dit in de New York Library inefficiënter en trager verliep dan in andere Noord-Amerikaanse bibliotheken. Ze formuleerden een advies dat klanten 20 procent minder wachttijd, duidelijkere informatie over hun plek in de wachtrij en dat minder werk voor het personeel zou moeten opleveren.

Het collectiesteam focuste zich op de verbetering van het aanbod voor de jeugd en jonge volwassenen. Hun onderzoek wees namelijk uit dat deze populaties tweeënhalf keer meer geneigd waren om boeken en andere materialen in de bibliotheek zelf te gebruiken in plaats van te ontlenen. De omvang van dit in-house gebruik was verrassend voor het team en was nooit eerder ingebracht in het businessmodel van de bibliotheek. De conclusie was dan ook dat de bibliotheek deze groep beter moest bedienen, met meer beschikbaar materiaal. Er werd aanbevolen om bibliothecarissen autonoom te laten bepalen welk materiaal dat kan zijn.

Het referentieteam kwam dan weer met een andere verrassing: hoewel de online opzoek- en referentiedienst veel gebruikt werd, consulteerden de vaste klanten haast nooit die dienst van andere branches. En als de klanten vragen hadden over het aanbod, dan had het personeel vaak geen tijd om de klanten bij te staan. Als antwoord daarop piloteerde het team o.a. een soort recept waarbij klanten op basis van hun online vraag aanbevelingen kregen voor boeken en voor bronnen als ze iets opzoeken.

Andere effecten

Werken met innovation communities zorgde voor een groot enthousiasme onder de werknemers. Of zoals een teamlid het uitdrukte: “We zijn aan het proces begonnen met het perspectief van werknemers en stapten eruit met het perspectief van een leider.” Veel personeelsleden waren ook enhousiast over de nieuwe vaardigheden en kennis die ze opgedaan hadden. Daarbij voelden ze zich dankzij het project meer meer verbonden met hun werkplek dan ooit.   

Niet enkel bij het uitvoerend personeel veranderden er dingen. Zo kregen de senior managers een beter begrip van hoe de bibliotheek ‘op de vloer’ werkte. Bovendien zagen ze hoe de werknemers echte ‘problem solvers’ werden eens ze autonomie en kansen kregen – en dit allemaal aan een te verwaarlozen kost.

Toch verliep niet alles even vlot. Sommigen lieten weten overdonderd te zijn door de management concepten en templates. En niet iedereen voelde zich even comfortabel bij de social media conversaties die voor iedereen te zien waren. Twee van de teams overschreden ook de periode van zes maanden.

Maar ondanks die kleine euvels was de consensus dat het experiment meer dan geslaagd was. Het personeel had blijk gegeven van diepe bevlogenheid en had uitstekende resultaten neergezet. De Harvard Business Review, die het proces opvolgde van het begin tot het einde, was vooral verbaasd door het sociale aspect van de innovation communities. De leden vormden nieuwe en sterke banden van kameraadschap, gesmeed door hun toewijding en gemeenschappelijke doelen.

Conclusie

Bij strategieën wordt er zelden over het belang van ‘community’ gesproken, terwijl bij de case study van de New York Library dat aspect juist in de schijnwerpers staat. De Harvard Business Review stelt dat de sociale banden tussen het personeel vanaf nu een onlosmakelijk deel zal zijn van de verdere implementatie van de voorgestelde strategieën en dat die enorme voordelen bieden. Volgens hen is het aan de leiders van de bibliotheek om deze sociale en open omgeving te koesteren, zodat nieuwe ideeën geboren, gevoed en uitgevoerd worden.

(Bron: Harvard Business Review)

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Typ de code die in de afbeelding wordt getoond:

captcha
De Bank verwerkt uw persoonsgegevens overeenkomstig de Privacyverklaring van BNP Paribas Fortis NV.

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top