Article

01.03.2016

Budgetvriendelijk carpoolen: een korte handleiding

Als ondernemer kunt u carpooling bij uw werknemers stimuleren. Carpoolende chauffeurs en passagiers betalen dan minder belastingen. Als de spelregels gerespecteerd worden, tenminste…

Carpooling geeft niet zo maar aanleiding tot een belastingvermindering. De belangrijkste voorwaarde is dat u als werkgever het carpoolen zélf organiseert. De fiscus spreekt trouwens over “georganiseerd gemeenschappelijk vervoer”. Dat klinkt ingewikkelder dan het is. In de praktijk gaat het om twee (of meer) werknemers die samen met de wagen regelmatig een woon-werkverplaatsing maken. 
U moet een ook overeenkomst afsluiten met de medewerkers in kwestie. Daarin omschrijft u de voorwaarden van de carpooling, zoals het in- en uittreden tot het systeem. Belangrijk is dat u zelf controles uitvoert om misbruik te vermijden. Verder moet u de fiscale fiches bijhouden. Hiervoor bestaat een handige online tool, waar we straks nog op terugkomen.

Voordeel hangt af van kostenstelsel

Hoe groot is nu het fiscaal voordeel voor uw werknemers? Het antwoord op die vraag hangt af van het feit of uw werknemer al dan niet gekozen heeft voor het forfaitaire systeem van de beroepskosten en of hij/zij dan wel chauffeur of passagier is.
Laten we er eerst van uitgaan dat zowel de chauffeur als de passagier gekozen hebben voor de forfaitaire beroepskosten.  In dat geval kunnen beiden rekenen op een fiscale vrijstelling van de woon-werkvergoeding die u aan hen betaalt. Die vrijstelling is echter beperkt. Ze houdt rekening met de prijs van een treinabonnement eerste klasse voor de gecarpoolde afstand.
Voor werknemers die hun werkelijke kosten willen bewijzen geldt er een andere regeling. Chauffeurs en passagiers mogen een forfait van 0.15 euro per gereden kilometer vrijstellen.  Voor carpoolpassagiers geldt een beperking: zij mogen maximaal 100 kilometer voor een enkel traject in rekening brengen. De passagiers hebben nog een ander alternatief. Zo kunnen ze 75% van de kosten die ze aan de chauffeur betalen, inbrengen. De passagiers moeten dan wel bewijzen dat ze de kosten effectief betaald hebben.

Wat met firmawagens?

Voor chauffeurs met een firmawagen zit de regeling nog iets anders in elkaar.  In principe levert een bedrijfsvoertuig de gebruiker ervan een belastbaar voordeel op.  Maar wanneer de  werkgever carpooling organiseert, gaat het om een zogeheten vrijgesteld sociaal voordeel. De werknemer hoeft dan geen belastingen te betalen onder twee voorwaarden:

  • Het aandeel van het carpoolen bedraagt minstens 80% van het traject.
  • De wagen mag niet gebruikt worden voor zuivere privéverplaatsingen. Carpoolende chauffeurs kunnen hun beroepskosten bewijzen aan 0,15 euro per km. De afstand tussen de woonplaats en de vaste plaats van tewerkstelling mag in dat geval overigens maximaal 100 kilometer bedragen.

Vergoeding in principe onbelast

In de meeste gevallen betaalt de passagier een vergoeding aan de chauffeur om de kosten te delen. De passagiers bepalen zelf hoe veel ze geven. Taxistop stelt volgende tarieven voor:

  • € 0.08/km/passagier voor de afgelegde kilometers onder de 100 km
  • € 0.04/km/passagier vanaf 100 km

Chauffeurs hoeven de vergoeding niet aan te geven zolang de rit niet winstgevend is. De overheid hanteert hiervoor een maximumprijs per kilometer: 0,3412 euro. Carpoolende chauffeurs worden niet belast zolang hun totale ontvangsten (van alle passagiers) dit bedrag niet overschrijden.

Praktisch advies

Werkgevers die met carpoolen willen starten, kunnen op heel wat hulp rekenen. Zo kunt u zich aansluiten bij carpool.be. Een expert van Taxistop analyseert samen met u de situatie binnen uw onderneming. Carpool.be geeft praktische ondersteuning: incentives bedenken,  documenten beheren,  een communicatiecampagne op touw zetten. Werkgevers kunnen ook statistieken opvragen over het aantal gecarpoolde kilometers, het aandeel uitgespaarde CO2-uitstoot, de financiële winst voor de medewerkers enz.

Zes carpooltips voor uw medewerkers

  • Bespreek vooraf het traject en mogelijke omwegen.
  • Kies één chauffeur of rijd om beurten. Wissel niet elke dag maar bijvoorbeeld om de week of om de maand.
  • Spreek een vast tijdstip af en maak afspraken over hoe lang je wacht als iemand te laat is.
  • Weet wat je moet doen bij onvoorziene omstandigheden en wie je moet verwittigen bij ziekte of een defecte wagen.
  • Als chauffeur bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van uw passagiers. Rij voorzichtig en zorg voor een goed onderhouden en veilige auto.
  • Maak concrete afspraken over roken in de auto, de radio, ...
Article

01.03.2016

Betere bereikbaarheid bedrijven cruciaal

Het fileleed zit de werkende Belg hoog. Zo hoog, dat het een serieuze domper op de arbeidsvreugde zet. Zelfs uw retentiebeleid lijdt eronder.

Bijna een kwart (23%) van alle werknemers wil immers van werk veranderen. Niet omdat de job zelf hem of haar de keel uithangt, maar gewoon om dichter bij huis te werken en minder pendeltijd te verliezen. Dat blijkt uit een onderzoek van Securex.

De HR-dienstverlener vroeg aan 1.671 Belgische werknemers hoe lang ze naar en van het werk onderweg zijn. Vooral Brusselaars zijn de woon-werkverplaatsing grondig beu, constateert Hermina van Coillie, HR-expert bij Securex:

“Niet minder dan 1 op de 3 Brusselse werknemers overweegt om die reden van werk te veranderen. In Wallonië is dat 1 op de 4, in Vlaanderen 1 op de 5. Niet verrassend: vooral mensen met kinderen (31%) dromen van een werkplek dichter bij huis. Ook al is dat niet dé  mirakeloplossing. Uit de studie blijkt dat zo een verhuis niet noodzakelijk tijdwinst oplevert.”

Hoe dan ook: voor bedrijven die hun medewerkers ’s morgens graag met een smile op hun gezicht zien binnenwaaien, zijn het zorgwekkende cijfers.

Oplopende reistijd

 Het is niet zozeer de afstand die op het gemoed van de pendelaar weegt, maar de reistijd. En die loopt op. Tot 54 minuten per dag: zoveel tijd verliest de Belg gemiddeld om zich van en naar zijn werk te verplaatsen. Veel hangt af van het vervoermiddel. Wie wandelt of fietst, is per dag gemiddeld 29 minuten onderweg. Met de auto loopt het op tot bijna een uur. De trein dan maar? Dat valt tegen: het openbaar vervoer wordt vaak als filevrij alternatief naar voor geschoven, maar met de trein, de tram en de bus loopt de gemiddelde reistijd tot 96 minuten per dag op. Als we straks in een zelfsturende auto kunnen werken (of een kaartje leggen voor wie aan carsharing doet), dreigt de trein veel van zijn charme te verliezen.

U zou uw medewerkers kunnen aanraden om niet van werk, maar van adres te veranderen. Maar dan mag u als onderneming liefst niet midden in de stad zitten. Uw verhuisde werknemer legt dan misschien wel minder kilometers af, maar dat levert niet altijd tijdwinst op. Een werknemer verliest 61 minuten pendeltijd om zich te verplaatsen van en naar een werkgever in een Belgische stad. Buiten de stad is dat een kwartier minder. Vooral in Brussel is de toestand penibel. Ruim 60% van wie in Brussel werkt, is meer dan één uur onderweg. In Vlaanderen en Wallonië is dat maar voor 21% het geval. Vooral de Brusselaars zelf komen er bekaaid af. Ze verliezen per dag meer dan anderhalf uur (95 minuten) pendeltijd. In Vlaanderen en Wallonië schommelt dat rond de 50 minuten.

Inzetten op bereikbaarheid

Laatste frappante cijfers uit het Securex-onderzoek: 71% van de werknemers rijdt meestal met de auto naar het werk. 15% stapt of fietst, 14% neemt het openbaar vervoer. Als de voorspellingen van het Federaal Planbureau uitkomen, blijven de Belgische wegen ook in de toekomst verder dichtslibben en zal het fileleed niet verminderen, integendeel. On the road again… again… is de bedrieglijk vrolijk klinkende titel van een studie die het Planbureau eind 2015 voorstelde.

Kort samengevat: als er niets verandert, staan we in 2030 nog langer in de file dan vandaag. Bij een ongewijzigd beleid stijgt het aantal reizigerskilometers tegen 2030 met 11% en het aantal tonkilometers met 44% (in vergelijking met 2012). Het wegvervoer blijft dominant en is in 2030 goed voor 87% van de reizigerskilometers, waarvan 82% met de wagen, en 70% van de tonkilometers, waarvan 66% met de vrachtwagen. Gevolg: de gemiddelde snelheid van het verkeer daalt verder. Tijdens de spitsuren zullen we 24% langer in de file staan. Geen prettig vooruitzicht...

Article

01.03.2016

Meer flexibiliteit en lagere kosten dankzij mobiliteitsbudget

De verkeersknoop ontwarren zal een brede waaier aan oplossingen vergen. Het mobiliteitsbudget is er alvast één van.

Bestaat er een remedie tegen het fileleed? Meer wegen aanleggen is alvast geen oplossing, want ook die zullen weer dichtslibben. De kilometerheffing voor vrachtverkeer dan? Die zou voor iets minder vrachtwagens moeten zorgen, maar hun plaats wordt wellicht ingenomen door personenwagens. Bovendien zal de heffing bestelwagens nog populairder maken dan ze al zijn. Tegen 2030 leggen die 43% meer kilometers af. Ook de accijnsverhoging op diesel doet de files nauwelijks krimpen, berekende het Planbureau.

Veel experts wijzen met een beschuldigende vinger naar de bedrijfswagens. In België krijgen die een te genereuze behandeling, vinden ze. Zowel de OESO als de Europese Commissie hekelt het fiscale voordeel voor bedrijfswagens in ons land. ‘De helft van de wagens op Belgische wegen zijn bedrijfswagens’, hoor je weleens beweren. Dat klopt niet. Het CVO (Corporate Vehicle Observatory)  vroeg bij de autofederatie Febiac de inschrijvingscijfers van het Belgisch voertuigenpark op:

  • België telt een kleine 700.000 lichte bedrijfsvoertuigen en ongeveer 930.000 andere voertuigen (autobussen, vrachtwagens, motorfietsen, ...).
  • Het leeuwendeel van de voertuigen - ongeveer 5,6 miljoen - zijn echter personenwagens. Daarvan behoren er 4,48 miljoen toe aan particulieren en 1,12 miljoen aan ondernemingen en zelfstandigen. Die laatste zijn dus niet de enige boosdoeners als het op verkeerscongestie aankomt. Enkel en alleen de gunstige fiscale regeling voor bedrijfswagens afbouwen zal niet volstaan om het probleem op te lossen.

Mentaliteitsverandering

 Dé wonderpil bestaat niet: de remedie zal uit veel puzzelstukjes bestaan. Er is vooral een mentaliteitsverandering nodig. Misschien wilt u uw medewerkers graag sensibiliseren om voor elke rit de meest efficiënte, minst vervuilende en prijsvriendelijke vervoersmodus te kiezen. Dat wordt in de toekomst mogelijk, via een mobiliteitsbudget. Bij Arval Belgium, een van de grote spelers op de leasemarkt, zijn ze die formule aan het klaarstomen. Els Costers (sales director Arval Belgium):

“Het concept is eenvoudig. In plaats van de medewerkers een auto, parkeerplaats, treinabonnement of leenfiets te geven, krijgen ze een mobiliteitsbudget. Met dat budget kunnen ze een afgesproken bedrag besteden aan een brede waaier van transportmiddelen: bedrijfswagen, openbaar vervoer, fiets, poolwagen, … De werkgever bepaalt de hoogte van het budget en het aanbod aan transportmiddelen. Werkgever en werknemer spreken ook af voor welke verplaatsingen het mobiliteitsbudget geldt: alleen voor woon-werkverkeer en professionele verplaatsingen, of ook voor zuiver privégebruik.”

Pluspunten

 Het mobiliteitsbudget heeft veel voordelen voor de werkgever:

  • U wordt een aantrekkelijke werkgever, want u stimuleert flexibel werken en biedt uw werknemers keuzevrijheid en een flexibele mobiliteitsoplossing.
  • U haalt uw MVO-doelstellingen (maatschappelijk verantwoord ondernemen) door het openbaar vervoer te stimuleren en door het aantal wagens, gereden kilometers en liters brandstof terug te schroeven.
  • U verlaagt uw TCM (total cost of mobility), want u hebt meer controle over uw leasevoertuigen, betaalt vaker voor gebruik in plaats van voor bezit en vermindert de administratieve druk.

Uw werknemers krijgen dan weer meer vrijheid en flexibiliteit bij de organisatie van hun verplaatsingen. Ten slotte vaart ook het milieu er wel bij. De toenmalige Vlaamse mobiliteitsminister Hilde Crevits bestelde in 2012 het proefproject Mobiliteitsbudget werkt. Dat toonde aan dat werknemers die over een mobiliteitsbudget beschikken, de wagen vaker aan de kant laten staan en op een andere vervoersmodus overschakelen. Bij de vijf bedrijven die het systeem uittestten, daalde het autogebruik voor woon-werkverplaatsingen met 37%.

Een fantastisch systeem dus, dat mobiliteitsbudget. Waarom is het dan nog geen gemeengoed? Daarvoor is het wachten op een nieuwe wet die een berg juridische struikelblokken uit de weg moet ruimen, vooral op het vlak van fiscaliteit en RSZ. Het wetsvoorstel ligt wel al klaar. Els Costers:

“Vandaag is het voor een werkgever onmogelijk om al die vervoersmodi open te stellen. De juridische regels zijn anders voor professionele, woon-werk- en privétrajecten en ze verschillen ook per vervoermiddel. Dat maakt de administratie erg complex en tijdrovend. Het mobiliteitsbudget doorkruist al die regels. De nieuwe wet moet dat oplossen. Als ze er is, kan het snel gaan.”

Klaar voor het mobiliteitsbudget? Enkele vuistregels!

Wie nu al in de richting van een mobiliteitsbudget wil evolueren, houdt best rekening met volgende punten:
  • Om mobiliteitsbudgetten op te stellen, moet er eerst een analyse gemaakt worden van de werking van de organisatie en de verplaatsingsgewoonten. Zo kunt u nagaan welke combinaties wenselijk, haalbaar en rendabel zijn.
  • Betrek de sociale partners bij de introductie van het mobiliteitsbudget.
  • Volgende combinaties zijn vandaag fiscaal mogelijk:
    • bedrijfswagen én belastingvrije bedrijfsfiets
    • bedrijfswagen én fietsvergoeding
    • bedrijfswagen én openbaar vervoer
    • kleinere of elektrische auto voor dagelijks gebruik met ruimere gezinswagen tijdens vakantieperiodes. In dat geval moet het Voordeel van Alle Aard (VAA) wel in functie van het gebruik berekend worden. 
  • Zet maximaal in op flexibiliteit. Met een formule als Arval Select kunnen bestuurders van leasewagens bijvoorbeeld gebruikmaken van verschillende voertuigen naargelang hun wisselende mobiliteitsbehoeften. 
Article

01.03.2016

Leasemaatschappijen ontpoppen zich tot mobiliteitsconsulenten

Leasemaatschappijen zoals Arval Belgium evolueren van pure verhuurders naar mobiliteitsconsulenten met een breed aanbod van oplossingen.

Wat heeft Arval Belgium, een van de grote spelers op de leasemarkt, nog in de lade liggen om in te spelen op de nieuwe visie op mobiliteit? Els Costers, sales director:

“We ontwikkelen een mobiliteitsplatform, onder de naam Arval Mobility Link. Daarin zitten drie modules. Eén van die modules is het Mobiliteitsbudget. Wanneer het wettelijk kader en een uniforme fiscale behandeling van dit mobiliteitsbudget op punt staan, zullen organisaties behoefte hebben aan een duidelijk overzicht van de verschillende mobiliteitsmodi, de kosten en de verplaatsingen.

De tweede daarvan is het dynamisch leasebudget. Die tool mikt specifiek op leaserijders. Vandaag spreekt u met uw leaserijders af dat ze per jaar een bepaald aantal kilometers mogen rijden - bijvoorbeeld 30.000 kilometer. Dat maximum is een passe-partout: het is hetzelfde voor iedereen. Rijdt uw werknemer meer kilometers, dan kan dat eventueel afgerekend worden. Rijdt iemand anders er minder - pakweg 10.000 kilometer - dan heeft hij pech. Jammer, want de looninlevering wordt berekend op 30.000 kilometer per jaar, niet op die 10.000.”

Bonus-malus

Het dynamisch leasebudget werkt eerlijker. Per werknemer of groep werknemers wordt bepaald hoeveel kilometer ze per jaar mogen rijden. Om dat cijfer te bepalen, wordt de woon-werkafstand in rekening gebracht. Wie de moeite doet om van Limburg naar Brussel te pendelen, is op die manier niet langer slechter af dan een collega die van Vilvoorde komt. Een werknemer die minder kilometers rijdt, bouwt een spaarpotje op. Dat kunt u later als bonus of op een andere manier uitbetalen. Wie meer kilometers rijdt, vraagt u om wat bij te betalen - bijvoorbeeld 5 cent per kilometer. Werknemers die samen carpoolen, krijgen dan weer een bonus. Hetzelfde geldt voor chauffeurs die hun tank bij een goedkoop benzinestation vullen of een zuinige rijstijl hanteren.

Els Costers: “Wij leveren de tool en helpen de werkgever om een regeling op maat uit te werken. Hoe die regeling precies in elkaar zit, hangt van de streefdoelen van de organisatie af: kosten beheersen, minder kilometers rijden, minder brandstof verbruiken, de CO2-uitstoot terugdringen, de medewerkers aanmoedigen om te carpoolen of andere vervoersmodi te gebruiken, ...”

Arval Mobility Link wordt nog dit jaar uitgerold. Dat kan snel gebeuren. Dit is wat u nodig hebt: een regeling die past bij de doelstellingen van uw organisatie, een platform waarop alles geregistreerd wordt, een zwarte doos in de leasewagen en... een eerlijke medewerker. Die moet immers op zijn laptop of smartphone de gereden kilometers aan de juiste categorie toewijzen: woon-werk, professioneel of privé.

“De black box die we gaan gebruiken voor het Arval Mobility Link-platform, gebruiken we nu al voor de telematicaoplossing Arval Active Link”, legt Els Costers uit. “Het toestel registreert onder andere de verplaatsingen, hoe snel men rijdt, remt en optrekt, het brandstofverbruik,... Dat kan helpen om medewerkers bewust te maken van hun rijgedrag en aansporen om zuinig, defensief en veilig te rijden.”

Reiskosten

Veel ondernemingen hebben een eerder beperkte leasevloot. Maar ze betalen wel reiskosten terug. De eerste module onder Arval Mobility Link, de Reiskostenvergoeding, mikt specifiek op medewerkers zonder leaseauto of mobiliteitsbudget. Via die tool kunnen hun reiskosten eenvoudig beheerd en vergoed worden, vertelt Katrien Jacobs (business team manager Arval Belgium):

“Vandaag is het reiskostenverhaal in veel bedrijven een papierslag: medewerkers brengen hun treinkaartjes, parkeertickets en briefjes van het tankstation binnen, waarna die in een map of in het beste geval in een spreadsheet bijgehouden worden. Daarna kan het maanden duren voor het bedrag op de rekening van uw medewerker overgeschreven wordt. Niet handig. Met deze tool kunnen de medewerkers hun reiskosten online declareren. En door een link te maken met het HR-platform van de organisatie, verlopen ook de terugbetalingen makkelijker.”

Article

01.03.2016

Tips & tricks voor een waterdichte car policy

Een car policy helpt ondernemingen om autogebruik en -keuze van hun werknemers in goede banen te leiden. Bovendien draagt het bij tot een duurzamer gebruik van de wagen.

Een car policy is een schriftelijk document dat de rechten en plichten van de bestuurder vastlegt. En toch blijkt dat zowat de helft van de bedrijven met minder dan 100 werknemers er geen heeft. Goede afspraken over de bedrijfswagen vermijden discussies achteraf. Alleen al over de stijgende kosten die met het gebruik van een bedrijfswagen samenhangen.

Een car policy mag uiteraard niet strijdig zijn met uw arbeidsreglement, maar maakt er best geen deel van uit. U kunt er dan makkelijker wijzigingen in aanbrengen.

Wat staat er in een car policy?

Het spreekt voor zich dat omschreven moet worden aan wie het voertuig wordt toegekend en wie ermee mag rijden, terwijl ook de kenmerken van het voertuig best vermeld worden. Ook de verantwoordelijkheid van de bestuurder moet aan bod komen. Wat bij bijvoorbeeld verkeersboetes, ongevallen of diefstal van het voertuig ?

Ook belangrijk: duidelijke afspraken  over wie wat verzekert.  Een werknemer kan facultatief extra verzekeringen nemen op zijn voertuig. Ook de franchiseregeling verdient aandacht.  Een bestuurder moet eerlijk zijn over zijn mogelijkheden tot het besturen van het voertuig. Niet alleen bij het begin van het contract, maar tijdens de volledige looptijd. Zo moet hij zijn werkgever verwittigen wanneer hij betrapt werd op het rijden onder invloed.

En wat met de brandstofkosten?

 Ook hier is het wenselijk vooraf goede afspraken te maken over wie wat betaalt. Zo moet het privégebruik van het voertuig geregeld worden. Daaraan is immers het voordeel van alle aard (VAA) verbonden, dat belangrijke fiscale implicaties heeft voor de werknemer. Zeker sinds de fiscale hervormingen van 2012, die het privégebruik van een bedrijfswagen aanzienlijk duurder hebben gemaakt.

De keuze van de auto

Een onderwerp dat de laatste jaren steeds meer aan belang heeft gewonnen in de car policy, is de manier waarop de autokeuze tot stand komt. In grote lijnen zijn er drie systemen om de autokeuze te regelen: budget, short list of user chooser.

Vroeger was de autokeuze vooral een louter budgettair gegeven, maar vandaag spelen een aantal andere factoren mee, die vaak een nog grotere impact hebben dan de catalogusprijs van het voertuig en zijn opties. Vandaar dat de short list (tussen 2 en 5 modellen) aan populariteit wint. Het user chooser-principe wordt vaak toegepast bij directies, maar blijkt bij veel bedrijven ook voor de lagere echelons nog altijd gebruikt te worden. En dat terwijl meer dan de helft van de bedrijven aangeeft die vrije keuze te willen beperken. Hoe minder potentiële leveranciers, hoe harder u op de onderhandelingstafel  kunt kloppen. Bovendien vermijdt u afgunstige reacties van collega’s die het met een minder karretje moeten doen. Met andere woorden: u doet er goed aan het verloop van de autokeuze precies te omschrijven.

Het blijft balanceren tussen de belangen van het bedrijf en die van uw medewerkers. Een werknemer beschouwt een bedrijfswagen nog altijd als een belangrijke motivatiefactor. Maar een te beperkt aanbod kan een domper zetten op de motivatie. Door de koppeling van het VAA aan de CO2-uitstoot lopen de belangen van werkgever en werknemer wel wat meer parallel.

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top