Article

28.03.2016

Hoe verloopt een overheidsopdracht?

Overheidsopdrachten worden betaald met belastinggeld. Ze vallen dan ook onder een bijzonder rigoureus reglementair kader.

Een overheidsopdracht is een overeenkomst die een overheidsdienst of een organisatie uit de social-profitsector afsluit met één of meer marktpartijen om tegen vergoeding in haar behoeften te voorzien. Dat gebeurt volgens nauw omschreven regels en principes, onder meer voor de omschrijving, publicatie en toekenning van de opdracht.

Als uw onderneming zich op deze aantrekkelijke markt wil begeven, is het dan ook essentieel dat u de – vaak complexe – spelregels kent. Daarom zetten we de belangrijkste punten voor u op een rijtje:

Welke types overheidsopdrachten bestaan er?

Overheidsopdrachten zijn grofweg in te delen in drie categorieën, die de aanbestedende overheid onder bepaalde voorwaarden ook kan combineren:

Levering van goederen

Tot deze categorie behoren alle roerende goederen die een aanbestedende overheid nodig heeft om haar werking te verzekeren, van post-its tot gevechtshelikopters. Ze kan die zowel via aankoop, huur, huurkoop als leasing verwerven. Ook de plaatsing of installatie van de geleverde goederen vallen onder de opdracht.

Diensten

Dit opdrachttype betreft zowel materiële (zoals onderhoud, schoonmaak, catering of transport) als immateriële dienstverlening (zoals financiële diensten, consultancy, juridisch advies, technische ondersteuning of opleiding).

Dit gebeurt vaak in combinatie met een levering van goederen, zeker als de kostprijs van de diensten hoger ligt dan die van de goederen. Denk maar aan een ICT-bedrijf dat een softwarepakket aanlevert en tegelijk opleiding en ondersteuning moet voorzien voor honderden gebruikers.

Werken

Hieronder vallen het ontwerpen en/of uitvoeren van o.m. bouwkundige en civieltechnische werken voor een openbare opdrachtgever. Dit kan variëren van het bouwrijp maken van terreinen tot  grootschalige infrastructuurwerken, zoals autosnelwegen, bruggen of sluizencomplexen.

Goed om te weten: alleen erkende aannemers komen in aanmerking voor dergelijke opdrachten.

Welke regels en basisprincipes moeten overheden respecteren?

Aanbestedende overheden werken met belastinggeld, dat ze zo efficiënt mogelijk moeten beheren en besteden. Daarom zijn overheidsopdrachten aan strikte regels gebonden, opgenomen in een aantal Wetten en Koninklijke Besluiten.

Level playing field

Kort samengevat legt deze regelgeving de aanbestedende overheden op om zo economisch mogelijk in hun behoeften te voorzien. Ze hebben daarvoor een hele batterij aan mogelijke procedures ter beschikking, die erop gericht zijn de prijs te drukken door de vrije markt optimaal te laten spelen.

Echte mededinging is natuurlijk pas mogelijk als alle kandidaten met gelijke wapens mogen strijden. Daarom is elke aanbestedende overheid bij het uitschrijven van een opdracht verplicht om drie basisprincipes te volgen:

  • de opdracht moet voor iedereen toegankelijk zijn (bepaalde procedures kunnen weliswaar van dit principe afwijken)
  • alle kandidaten moeten dezelfde informatie krijgen en op dezelfde manier behandeld worden
  • de procedures, gehanteerde selectiecriteria en termijnen moeten volledig transparant zijn

Om dezelfde reden moet de overheid elke offerte in aanmerking nemen die voldoet aan de financiële, economische en technische criteria die zijn opgenomen in het lastenboek en de vormvereisten respecteert.

Wat betekent dit in de praktijk?

Om deze basisprincipes na te leven, moet de aanbestedende overheid:

haar behoeften duidelijk omschrijven

In deze voorbereidende fase zet de aanbestedende overheid nauwgezet uiteen voor welke behoefte ze een opdracht wenst uit te schrijven. Zo kan ze de totale waarde van de opdracht correct inschatten en de best aangepaste procedure kiezen.

Concreet stelt ze een tot in de puntjes uitgewerkt lastenboek op dat de verwachte prestaties beschrijft. Ze beslist in dit stadium ook of:

  • ze de opdracht alleen of samen met andere overheden uitschrijft
  • ze varianten of opties toestaat, waarbij kandidaten binnen bepaalde grenzen kunnen afwijken van het lastenboek 
  • ze de opdracht al dan niet opsplitst in ‘percelen’. Deze praktijk komt vaak voor bij omvangrijke of complexe dossiers en laat kandidaten toe een offerte in te dienen voor een gedeelte van de opdracht

de bekendmakingsregels naleven

Eenmaal het lastenboek is opgesteld, moet de aanbestedende overheid de opdracht aankondigen via de daartoe voorziene kanalen:

  • als het totale bedrag van de opdracht meer dan 85.000 euro (excl. btw) bedraagt, moet ze verschijnen in het Belgisch Bulletin der Aanbestedingen
  • als de totale waarde van de opdracht (excl. btw) volgende drempelbedragen overschrijdt, moet ze ook in het Publicatieblad van de Europese Unie worden gepubliceerd:
    • 5.186.000 euro voor werken
    • 207.000 euro voor leveringen en diensten. Voor nutssectoren en defensie ligt de drempel hier op 414.000 euro, voor centrale federale overheden op 134.000 euro.
  • voor kleinere bedragen is er geen bekendmakingsplicht. De aanbestedende overheid zal dergelijke opdrachten doorgaans wel op haar website of in de vakpers publiceren of ze zelf aan een selectie van potentiële leveranciers voorleggen.

Naast een gedetailleerde beschrijving van de opdracht moet deze publicatie ook de indieningstermijn voor de offertes en de selectie- en toekenningscriteria vermelden

de beste offerte kiezen

Na ontvangst van de offertes zal de aanbestedende overheid ze grondig analyseren en vergelijken, waarna de wet haar oplegt de ‘economisch voordeligste offerte’ te kiezen. Bij deze keuze staat de beste prijs of prijs-kwaliteitverhouding centraal, maar ook andere factoren spelen mee.

Zo moet uit uw offerte duidelijk blijken dat uw onderneming financieel, organisatorisch en logistiek voldoende sterk staat om de opdracht tot een goed einde te brengen. En uiteraard zal de aanbestedende overheid de offerte ook aftoetsen aan de gunningscriteria die ze voor de opdracht heeft vastgelegd (bv. beperkte CO2-uitstoot, snelste uitvoering, laagste gebruikskosten, enz.).

Deze weging gebeurt op basis van een puntenscore of een waardeschaal, die de overheid toelaat om op objectieve wijze de beste kandidaat te selecteren.

belangenconflicten vermijden

Het toekennen van een overheidsopdracht moet volledig onpartijdig gebeuren. Bij het minste vermoeden van mogelijke belangenvermenging – zoals familieleden die voor één van de kandidaten werken of (financiële) banden met een potentiële leverancier – moet de persoon die bevoegd is voor de opdracht zichzelf wraken.

Article

28.03.2016

Wie schrijft overheidsopdrachten uit?

Van openbare zenders over postsorteercentra tot vormingsorganisaties – de aanbestedende overheden in ons land zijn even talrijk als divers.

De entiteiten die onder de Belgische regelgeving over de overheidsopdrachten vallen – samen de ‘aanbestedende overheden’ genoemd – zijn bijzonder verscheiden. Daar is onze complexe staatsstructuur met meerdere bestuursniveaus zeker niet vreemd aan.

Bovendien blijft hun aantal nog toenemen. Zo moeten sinds de wetswijziging van 1 juli 2013 ook onderwijsinstellingen, ziekenhuizen en organisaties uit de sociale sector de procedures voor overheidsopdrachten toepassen. Voor uw onderneming meteen een bijkomende potentiële afzetmarkt!

Wie zijn de aanbestedende overheden?

  • De Belgische federale structuur
    • De federale overheid: de verschillende federale overheidsdiensten, defensie, de instellingen voor openbaar nut en sociale zekerheid en overheidsbedrijven zoals Bpost of Belgacom
    • De drie gewesten: de eigen beleidsorganen van het Vlaams, Waals en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, maar onder meer ook huisvestings- en vervoersmaatschappijen
    • De drie gemeenschappen: de bestuursinstanties van de Vlaamse, Franse en Duitstalige gemeenschap, media, culturele instellingen, regionale luchthavens, …
  • De lokale overheden
    • De 10 provincies: naast bestuursorganen en beleidsinitiatieven op provinciaal niveau ook o.a. provinciale ontwikkelingsmaatschappijen en scholen.
    • De 589 gemeenten: gemeentebesturen, intercommunales, hulpverleningszones, politiezones, …
  • De social-profitinstellingen
    Dit zijn rechtspersonen van niet-commerciële of -industriële aard die zijn opgericht om tegemoet te komen aan behoeften van algemeen belang. Om onder het toepassingsgebied van de wet te vallen, moeten ze minstens voor de helft op overheidsmiddelen draaien of onder controle of toezicht van de overheid staan. In de praktijk gaat het voornamelijk om:
    • scholen, hogescholen en universiteiten uit alle onderwijsnetten (officieel, gesubsidieerd officieel en vrij)
    • ziekenhuizen en andere organisaties binnen de sociale sector, zoals zorgvoorzieningen of vzw’s die vorming aanbieden.
Article

28.03.2016

Hoe kent de overheid een opdracht toe?

De procedures voor overheidsopdrachten zijn opgedeeld in twee grote categorieën:

  • een open procedure start met de bekendmaking van de opdracht via de geëigende kanalen, waarna elke geïnteresseerde onderneming een offerte mag indienen. Daarna volgt er één enkele beoordelingsronde met analyse van de offertes en toewijzing van de opdracht.

  • een beperkte procedure verloopt in twee fases: eerst publiceert de aanbestedende overheid een algemene oproep aan ondernemingen om zich kandidaat te stellen. Uit deze geïnteresseerden selecteert ze er dan een aantal – doorgaans minstens vijf – die volgens haar analyse over de beste troeven beschikken om de opdracht uit te voeren. In de tweede fase verzoekt ze deze kandidaten een offerte in te dienen, gevolgd door de gebruikelijke beoordelings- en toewijzingsronde.  

Welke offertes worden geselecteerd?

In principe moet de aanbestedende overheid elke ingediende offerte in aanmerking nemen, op voorwaarde dat ze afkomstig is van een onderneming die:

  • voldoet aan alle financiële, economische en technische minimumeisen vermeld in de aankondiging;
  • zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt (bv. faling, fiscale of RSZ-schulden, …); en
  • een ‘regelmatige’ offerte indient: ze respecteert alle vormvereisten, speelt in op de behoefte die in de opdracht staat beschreven en bevat geen voorbehoud.

Welke kandidaat uiteindelijk de opdracht mag uitvoeren, hangt af van de gehanteerde selectiemethode, ook ‘gunningswijze’ genoemd:

  • Bij een aanbesteding gebeurt de toekenning puur op basis van de prijs: de kandidaat die de laagste offerte indient, haalt de opdracht binnen.
     
  • Bij een offerteaanvraag spelen meerdere selectiecriteria mee, elk met hun eigen gewicht, die in het lastenboek van de opdracht staan beschreven (naast prijs bv. ook milieu-impact, snelheid van uitvoering, materiaalkeuze, enz.). De opdracht gaat naarde offerte die na weging van deze criteria de hoogste score behaalt.
     
  • De onderhandelingsprocedure wordt vooral gebruikt voor moeilijk te begroten of dringende opdrachten. Ze is uitsluitend toegankelijk in de gevallen vastgelegd in de wet op de overheidsopdrachten.

    De procedure verloopt zoals een aanbesteding, zij het met één groot verschil: na ontvangst van de offertes nodigt de overheid een aantal kandidaten uit (minstens drie) om over hun voorstel te onderhandelen. Pas nadat ze hun offerte verder hebben kunnen verfijnen en aanpassen, vindt de definitieve toewijzing plaats.

    Een variant is de ‘onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking’. In dit geval beginnen de onderhandelingen meteen te lopen, zonder voorafgaande selectie.
     
  • Bij heel omvangrijke of complexe opdrachten – in de praktijk vaak publiek-private samenwerkingen –  is een concurrentiedialoog aangewezen. In dit geval overlegt de overheid al met de mogelijke kandidaten terwijl ze het lastenboek nog aan het opstellen is.

    In een eerste fase selecteert ze een aantal potentiële leveranciers, die ze uitnodigt om deel te nemen aan de dialoog. Daarin wordt gezamenlijk bepaald welke oplossing nodig is om optimaal in de behoefte van de overheid te voorzien.

    Eenmaal overeenstemming is bereikt, krijgen de kandidaten de mogelijkheid om een offerte in te dienen. De uiteindelijke toewijzing gebeurt op basis van de gunningscriteria die in overleg zijn vastgelegd.

Speciale procedures

  • Via een concessie voor openbare werken kan een aanbestedende overheid een partij de opdracht geven om werken op eigen kosten uit te voeren, in ruil voor de exploitatierechten van het uitgevoerde werk, eventueel aangevuld met een vergoeding (bv. bouw en uitbating van een ondergrondse parking of toltunnel).
  • Sinds 1 juli 2013 kan een aanbestedende overheid die een opdracht uitschrijft voor goederen of diensten voor dagelijks gebruik ook een elektronische veiling (E-auction) organiseren. Dit is een extra stap in het gunningsproces, nadat de offertes zijn binnengelopen.

    Eigenlijk gaat het om een ‘omgekeerde veiling’, bedoeld om de prijs zo veel mogelijk te drukken. Tijdens één of meerdere rondes kunnen de kandidaten telkens een lager bod uitbrengen voor (een deel van) hun offerte, waarna de partij met de laagste prijs de opdracht krijgt toegekend.

 

Goed om te weten

Een aanbestedende overheid die een procedure heeft gelanceerd, is niet verplicht de opdracht ook daadwerkelijk te gunnen. Blijkt bijvoorbeeld dat geen enkele kandidaat aan de vereisten voldoet of dat alle offertes het beschikbare budget overschrijden, kan ze beslissen om de opdracht niet toe te kennen of een nieuwe – eventueel verschillende – procedure op te starten. Ze moet deze beslissing weliswaar grondig motiveren.

Indien de opdracht in percelen is opgedeeld, kan de overheid – opnieuw mits motivatie – beslissen om maar een deel ervan te gunnen. De overige percelen kunnen vervallen of het voorwerp uitmaken van een nieuwe procedure.

Als het lastenboek dit uitdrukkelijk vermeldt, kan de opdracht één of meerdere keren worden verlengd – dezelfde leverancier blijft met andere woorden dezelfde diensten aanbieden. Normaal gezien mag de volledige termijn van de opdracht niet meer dan vier jaar bedragen.

Article

28.03.2016

Overheidsopdrachten: zo stelt u een waterdichte offerte op

Een offerte voor een overheidsopdracht is veel meer dan een pure prijsopgave. De kracht van uw aanbod speelt uiteraard een cruciale rol, maar het is minstens even belangrijk dat u alle regels en procedures naleeft. Hoe pakt u dat allemaal aan?

1. Check of uw onderneming de opdracht kan uitvoeren

Analyseer de opdracht en het lastenboek en bepaal welke criteria voor de overheid doorslaggevend zijn om de opdracht te gunnen. Scoort uw onderneming voldoende op deze punten om het verschil te maken? En vooral: staat ze financieel, organisatorisch en logistiek sterk genoeg om de taak tot een goed einde te brengen?

Bent u niet overtuigd van uw kansen, dan is het wellicht beter om geen tijd en energie te steken in de verdere uitwerking van de offerte.

Beslist u er wel voor te gaan? Vergeet dan zeker niet om in uw offerte ook effectief te bewijzen dat uw onderneming over de nodige draagkracht (financieel, technisch, geografisch, …) beschikt. Doorgaans zal de aanbestedende overheid hier ook expliciet om vragen, bijvoorbeeld via een bankverklaring of referenties.

2. Denk aan de praktische kant: procedure, vormvereisten en deadlines

Bij een overheidsopdracht komt het erop aan de procedure tot op de letter te volgen. Dat is zeker geen overdrijving: bij de minste vergetelheid kunt u de opdracht aan uw neus zien voorbijgaan! Bestudeer daarom nauwgezet welke stappen u dient te doorlopen en welke informatie en documenten de aanbestedende overheid nodig heeft.

De gewenste structuur en inhoud van uw antwoord liggen grotendeels vast. Deze vormvereisten zijn bijzonder rigoureus, ook al verlopen steeds meer opdrachten via ‘soepele’ elektronische platformen zoals e-Procurement. Elektronische handtekeningen, correcte terminologie, aantal exemplaren, … – het succes zit hem in de details.

Een ander essentieel punt is het respecteren van de indieningstermijn voor de offerte. Die hangt af van de gevolgde procedure en de waarde van de opdracht en kan variëren van een week tot vele tientallen dagen. Voor procedures met Europese bekendmakingsplicht hebt u vaak meer tijd dan voor procedures met Belgische bekendmakingsplicht. Deze termijnen zijn bijzonder strikt: ook al beschikt u over de beste troeven, te laat is onherroepelijk te laat.

3. Geef een realistische prijs op

Streef naar een zo correct, transparant en realistisch mogelijke kostprijs voor uw oplossing. Vermijd vooral opvallend hoge of lage prijzen, die zullen alleen maar argwaan wekken of meteen geweigerd worden. Werkt de opdracht met facultatieve of verplichte varianten? Geef dan duidelijk aan waarom een variant al dan niet voordeliger is dan de basisoplossing.

4. Wees beknopt en toch volledig

Net als u zijn overheidsaankopers drukbezette mensen die liever geen lijvig boekwerk of eindeloze productcatalogus doorbladeren. Probeer in uw offerte dus het juiste evenwicht te vinden tussen uw sales pitch en de verplicht-noodzakelijke informatie. Een overtuigende management summary is alvast een uitstekend idee.

In de ideale offerte bewijst u dat u de behoefte van de overheid kent, ze begrijpt en er de meest geschikte en voordelige oplossing voor kunt bieden. Dit alles in een beknopte, duidelijke en vlot leesbare tekst die alle vorm- en structuurvereisten respecteert. Niet meteen de meest eenvoudige opgave, maar wel een heel lonende als u ze succesvol vervult!

Vermijd de valkuilen

Enkele veel voorkomende redenen waarom overheden een offerte weigeren:

  • U stuurt uw offerte niet binnen de vastgelegde indieningstermijn in
  • U gebruikt niet het correcte kanaal om uw offerte in te dienen (bv. post in plaats van e-Procurement)
  • U leeft niet alle vormvereisten naUw offerte bevat niet alle gevraagde informatie, documenten of (indien van toepassing) stalen
  • Uw offerte en/of bijgevoegde documenten zijn niet of niet door de bevoegde personen ondertekend
  • Uw offerte bevat voorwaarden, clausules of bepalingen die niet zijn toegelaten volgens het lastenboek of de wetgeving op de overheidsopdrachten
  • U hebt meerdere offertes ingediend, hoewel de procedure dit niet toelaat
Article

28.03.2016

Vijf tips die uw kansen op een overheidsopdracht gevoelig vergroten

Hoe stoomt u uw onderneming klaar om het maximum uit de markt van de overheidsopdrachten te halen?

Leg een duidelijke strategie vast

Het aanbod en de activiteiten van uw onderneming bepalen natuurlijk voor welk type opdrachten u in aanmerking komt. Maar hoever kunt en wilt u hierin gaan? Daarom is het best om even stil te staan bij volgende vragen:

  • Vanaf welk bedrag of welke opdrachtomvang is het rendabel voor uw onderneming om een offerte in te dienen? Vergeet niet dat de voorbereiding behoorlijk wat tijd en middelen kan opslorpen, om nog te zwijgen van de procedure zelf.
  • Selecteert u heel doelgericht de procedures waaraan u wilt deelnemen, of stelt u zich via een soort standaardofferte kandidaat voor zo veel mogelijk opdrachten?
  • Op welke markt wilt u zich richten? Beperkt u uw ambities tot lokale overheden en dossiers, of beschikt u over de nodige middelen om ook de allergrootste aanbestedende overheden te bedienen, zelfs over de landsgrenzen heen?

Reserveer de nodige middelen

Laat u niet verrassen door de organisatorische en logistieke impact van een overheidsopdracht:

  • Beschikken uw mensen over de nodige informatie en knowhow (praktisch, juridisch, technisch, …) om een offerte op te stellen die voldoet aan alle vereisten van een overheidsopdracht? Is het nodig om bijkomende opleiding te voorzien of een beroep te doen op externe experts?
  • Richt u een team medewerkers op dat zich uitsluitend met overheidsopdrachten zal bezighouden, of wordt het een bijkomend takenpakket?
  • Kan uw onderneming de opdracht in haar eentje aan, of is het voorzichtiger om – indien het lastenboek dit toelaat – met mede- of onderaannemers te werken? Beschikt u al over een netwerk van partners dat u hiervoor kunt inschakelen?
  • Overheidsinstellingen hanteren vrij lange betalingstermijnen, wat een invloed kan hebben op uw behoefte aan werkkapitaal. Doe dus zeker het nodige om die behoefte vooraf te analyseren en te optimaliseren.

Begin uw offertes zo vroeg mogelijk voor te bereiden

Verzamel vooraf alle documenten die een aanbestedende overheid zou kunnen opvragen: financiële informatie over uw onderneming, kwalificaties, vergunningen en getuigschriften, attest erkend aannemer, verklaring van verzekering tegen beroepsrisico’s, eventuele referenties en bedankbrieven, enz.

Ook door een aantal standaardoffertes en -prijslijsten op te stellen, zult u tijdens de eigenlijke procedures – waarvoor vaak krappe indieningstermijnen gelden – heel wat tijd winnen.

Leer uw potentiële klanten en concurrenten kennen

In veel gevallen zullen aanbestedende overheden u niet rechtstreeks (mogen) benaderen voor een opdracht, maar die publiek bekendmaken. Toch loont het beslist de moeite om hen uw onderneming proactief voor te stellen. Via een prospectiebezoek, bijvoorbeeld, maar evengoed tijdens een beurs of via een advertentie in de pers. Geef daarbij duidelijk aan wat uw expertise is en over welk aanbod u beschikt. Het kan vanzelfsprekend nooit kwaad daar een paar lovende referenties aan toe te voegen…

Denk eraan een oogje te houden op wat de concurrentie doet, ook vóór u zich actief op de markt van de overheidsopdrachten begeeft. Zo kan het interessant zijn om enkele gegunde opdrachten op te volgen, te bestuderen hoe de geselecteerde kandidaten presteren en te bekijken op welke punten u eventueel beter zou kunnen scoren.

Informeer u over de werking van de aanbestedende overheden

Uit het activiteitengebied en de werkingsmiddelen van de aanbestedende overheid kunt u al heel wat afleiden, maar het is minstens even belangrijk dat u haar beslissingsproces grondig kent. Wie heeft inspraak, wie beslist en op welke basis? Wie staat in voor de technische en financiële aspecten? Moet u de aankoopdienst of de gebruikers overtuigen? En niet te vergeten: hoe lang duurt dit hele proces?

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top