Article

03.04.2018

Vijf stappen om onbetaalde facturen te innen

Betalingsachterstanden en onbetaalde facturen wegen zwaar door op de financiële gezondheid van uw onderneming. Om uw kasmiddelen veilig te stellen, is een efficiënte invorderingsstrategie levensnoodzakelijk – uiteraard zonder de commerciële relatie met uw klanten uit het oog te verliezen.

Verzorg uw facturatie van bij het begin

De belangrijkste bouwsteen van een geslaagde invorderingsstrategie is een doeltreffende facturatie. Vooraleer uw bedrijf te maken krijgt met onbetaalde facturen, moet het er immers eerst alles aan doen om tijdig betaald te worden. Zorg daarom voor duidelijke, volledige en foutloze facturen. Dat is al een uitstekend begin om uw klanten aan te moedigen ze tijdig te betalen. Stel ook algemene voorwaarden op. Die bevatten onder meer een (redelijke) betwistingstermijn en de sancties die worden toegepast bij een betalingsachterstand. Zorg er tot slot voor dat uw facturatieproces perfect gesmeerd loopt. Denk daarbij aan de kwaliteit, de timing, de modaliteiten, enz.

Pas uw aanpak aan

Om weldoordacht te werk te kunnen gaan, moet u een duidelijk beeld hebben van de facturen die nog openstaan (over welke klanten, bedrijven, termijnen, enz. gaat het?). Een audit kan u helpen om de situatie correct in te schatten. Denk eraan dat elke context anders is en kan variëren naargelang uw sector, de omvang van uw bedrijf en uw marktpositie. De ene klant is bovendien de andere niet en vaak moet u uw strategie aanpassen. Uw beste klant die steeds op tijd betaalt, kunt u onmogelijk op dezelfde manier behandelen als een hardnekkige wanbetaler of een nieuwe klant (hebt u er trouwens aan gedacht om zijn solvabiliteit te checken voor u met hem in zee ging?). Conclusie: deel uw klanten op aan de hand van relevante criteria om op gepaste wijze te reageren.

Ga preventief te werk

Ook kunnen ingrijpen voor de uiterste betaaldatum is een belangrijk onderdeel van uw strategie. Hoe u dat aanpakt? Bijvoorbeeld door enkele dagen voor het einde van de betalingstermijn een mail te sturen. Het kost u bijna niets en zo geeft u een duidelijk signaal dat u begaan bent met uw financiën. Wilt u nog beter doen? Voeg dan een commercieel tintje toe aan de mail, door te vragen of de klant tevreden is over uw product, de verkoop of de prestatie. Dat zal hij zeker weten te waarderen. Een andere manier van anticiperen is uw commercieel team even naar de klant te laten bellen. Deze optie is uiteraard wat duurder. Welke aanpak u ook kiest, zorg steeds voor een goede coördinatie tussen de 'sales' en de administratieve afdeling van uw bedrijf.

Werk uw invorderingsstrategie uit

Worden uw facturen toch niet op tijd betaald, ondanks al uw preventieve inspanningen? Dan is het tijd om snel te reageren en uw schuldenaars aan te manen. Als u dreigt stappen te ondernemen, doe dat dan ook om uw geloofwaardigheid niet te verliezen. Hecht hierbij ook belang aan de inhoud, de vorm en de timing van uw herinneringsbrieven. Gebruik in uw eerste brief een beleefde toon, want iedereen kan wel eens iets vergeten... Reageert de schuldenaar nog steeds niet? Laat dan een tweede en (hoogstens) een derde aanmaning volgen. Dat kan met een aangetekend schrijven, eventueel via een advocaat voor de laatste herinnering. Wees steeds meer vastberaden, met name met een formele ingebrekestelling. Probeer de klant ook even te bellen tussen elke aanmaning (zeker de klanten die de moeite waard zijn). Dat is een uitstekende manier om tot een compromis te komen. U kunt de klant bijvoorbeeld voorstellen om in stappen te betalen, indien hij op dat moment een tekort aan kasmiddelen heeft. Een minnelijke schikking is in veel gevallen beter dan een vergeefse (en tijdrovende) strijd. Zeker wanneer u met de klant een duurzame commerciële relatie wilt uitbouwen.

Ga tot het uiterste... als het de moeite waard is!

Hebben uw aanmaningen geen enkel effect? Kon de klant geen goede reden geven? Probeerde u tevergeefs met bemiddeling? Dan is het misschien (en jammer genoeg) tijd voor de volgende stap: het gerecht. Een rechtszaak is, zoals u wellicht weet, de meest complexe, dure en vermoeiende methode om uw betalingen te innen. Daarom zijn ook niet alle facturen die inspanning waard. Bekijk dus goed om welke situatie het gaat (het bedrag van de factuur, de 'positie' van de klant in uw portefeuille, enz.). Bent u zeker dat u naar de rechtbank wilt stappen? Vraag dan ook het advies van een advocaat. Een rechtszaak betekent evenwel niet dat u van tevoren al hebt gewonnen (het kan immers gaan van een eenvoudige betalingsachterstand tot een betwisting van de factuur of zelfs het faillissement van de klant).

Onze ultieme tips!

Wat de afloop van uw invorderingsaanpak ook is, houd steeds een historiek bij van de 'tegenvallers' op het vlak van betalingsachterstanden en wanbetalingen van uw klanten. Dat overzicht kan achteraf immers nog goed van pas komen! Tot slot – last but not least – kunt u beslissen om het beheer van het klantenrisico (volledig of gedeeltelijk, in de begin- of eindfase) uit te besteden aan externe spelers. Denk bijvoorbeeld aan een advocaat, een gerechtsdeurwaarder of gespecialiseerde factoringbedrijven zoals BNP Paribas Fortis Factor. Die strategie kost meer geld, maar geeft u meer gemoedsrust, op voorwaarde dat u de juiste partner kiest natuurlijk.

RELATED SOLUTIONS

Article

01.02.2016

Hoe werkt factoring?

Het principe van factoring is eenvoudig: u draagt uw commerciële vorderingen (facturen) over aan een derde partij – de factor –, al dan niet in combinatie met een dekking tegen niet-betaling. Op het moment dat u de factuur verstuurt aan uw debiteur, kan de factormaatschappij tot 85% van het bedrag bevoorschotten. Zo hoeft u niet op betaling te wachten en kunt u meteen over de fondsen beschikken. De factormaatschappij neemt ook de verdere inning en opvolging voor haar rekening.

Afhankelijk van de specifieke behoeften van uw onderneming kunt u een beroep doen op volgende diensten:

Overname van uw debiteurenadministratie

Als u voor dit luik van de dienstverlening opteert, draagt u uw debiteurenbestand geheel of gedeeltelijk over aan de factormaatschappij in ruil voor een vergoeding of factorloon. De factormaatschappij neemt volgende taken voor haar rekening:

  • inboeken van de facturen en creditnota’s na een grondige controle en gevolgd door een update van de debiteurgegevens.
  • afpunten en toewijzen van inkomende betalingen, inclusief controle van deelbetalingen en betalings- of factuurreferenties.
  • aanmaken en ter beschikking stellen van online rapportering en statistieken, zodat u permanent een duidelijk zicht hebt op de status van de openstaande handelsvorderingen en al ontvangen betalingen.

Goed om te weten

Het overnemen van uw debiteurenbestand gebeurt op basis van een grondige analyse door de factormaatschappij. Die kan beslissen om een aantal debiteuren contractueel uit te sluiten, bijvoorbeeld omdat hun kredietwaardigheid bijzonder slecht is, het om natuurlijke personen of verbonden ondernemingen gaat, ze vanuit landen opereren met een hoog risico op wanbetaling of kennen hebben gegeven dat ze niet via factoring willen betalen.

Inning en opvolging van uw openstaande facturen

In dit geval staat de factormaatschappij volledig in voor de inning van uw openstaande debiteurenvorderingen en voor de verdere schriftelijke en telefonische debiteurenopvolging. Zo houdt u zelf meer tijd over om de goede relaties met uw klanten verder uit te bouwen.

Concreet maakt u de facturen op en verzendt ze elektronisch vanuit uw boekhoudprogramma naar de factormaatschappij, die de verdere inning en opvolging voor haar rekening neemt. Door haar expertise en ervaring slaagt de factormaatschappij er doorgaans in de factuur 25% sneller te innen dan uw eigen administratie. Als ‘derde partij’ boekt ze in de meeste gevallen ook op het vlak van betalingsaanmaningen betere resultaten.

Ook hier volgt u het hele proces op de voet via een online toepassing, zodat u voortdurend op de hoogte blijft van de evolutie van uw debiteurenportefeuille. Zo kunt u op elk moment gedetailleerde informatie opvragen over openstaande facturen, creditnota’s, betalingen, disputen, …

Bevoorschotting op basis van uw facturen

Veel ondernemingen die gebruikmaken van factoring, doen naast de uitbesteding van hun debiteurenbeheer ook een beroep op bevoorschotting op basis van hun openstaande facturen.

Hierbij bevoorschot de factormaatschappij onmiddellijk na ontvangst van de factuur al een percentage van het factuurbedrag – doorgaans tussen 75 en 85%. Het saldo ontvangt u wanneer uw debiteur aan de factormaatschappij heeft betaald. In ruil betaalt u een interest op het gefinancierde bedrag.

De voordelen van deze vorm van bevoorschotting zijn onmiskenbaar:

  • u genereert bijkomend werkkapitaal op basis van uw openstaande debiteurenportefeuille.
  • u verbetert uw cashpositie, zodat u makkelijker kunt investeren of nieuwe markten aanboren. Bovendien kunt u als snelle betaler interessante kortingen bedingen bij uw leveranciers.
  • er is een directe link tussen uw beschikbare cash en uw omzetgroei: meer verkopen betekent meer financiering voor de verdere groei van uw onderneming.

Risicodekking tegen niet-betaling

Factormaatschappijen bieden verschillende formules aan waarmee u zich tot 100% kunt indekken tegen het risico op niet-betaling van uw openstaande facturen. Zo hoeft u zich niet langer het hoofd te breken over eventuele wanbetalingen door uw debiteuren. Deze extra betalingszekerheid maakt het u bovendien makkelijker om flexibele betalingsvoorwaarden toe te staan, wat u een belangrijk concurrentievoordeel kan opleveren.

Onder deze dekking vallen volgende risico’s:

  • bewezen insolventie, onder meer als gevolg van een faillissement of gerechtelijk akkoord.
  • vermoedelijke insolventie: wanneer de debiteur na een contractueel vastgelegde termijn volgend op de vervaldag van de factuur – doorgaans 90 dagen – zijn vordering nog steeds niet heeft betaald.

Als één van uw debiteuren in gebreke blijft, zal de factormaatschappij u binnen de afgesproken termijn na de vervaldag van de factuur en binnen de vooraf goedgekeurde kredietlimieten het verschuldigde bedrag volledig uitbetalen.

Goed om te weten

Een kredietverzekering is ook bijzonder handig om uw exporttransacties te beschermen. Via de kredietverzekeraar krijgt u immers toegang tot:

  • informatie over de kredietwaardigheid van uw buitenlandse debiteuren
  • informatie over de specifieke risico’s die verbonden zijn aan het land van bestemming
  • bank- en douanegaranties bij uw buitenlandse handelspartner
  • een invorderingsdienst wanneer uw buitenlandse debiteur zijn factuur niet betaalt
Article

01.02.2016

Welke voordelen biedt factoring?

Minder risico, meer werkkapitaal en vooral meer tijd om u op uw kernactiviteiten te richten. En dat zijn nog maar enkele troeven van factoring.

Kampt u regelmatig met onbetaalde facturen of laattijdige betalingen door uw debiteuren en neemt de opvolging hiervan te veel commerciële tijd in beslag? Wilt u het risico op niet-betaling vermijden en extra middelen vrijmaken?

Dan kan factoring een oplossing bieden:

U bespaart tijd en kosten

Door uw debiteurenadministratie toe te vertrouwen aan een externe partner, zet u vaste kosten om in variabele kosten. Zo drukt u niet alleen de algemene werkingskosten en personeelskosten, maar hoeft ook niet langer voortdurend te investeren in nieuwe of veranderende technologieën. U ondervindt eveneens minder problemen bij langdurige afwezigheid of vertrek van administratieve medewerkers of een tijdelijke verhoging van de werkdruk. Het grootste pluspunt is echter dat u meer armslag krijgt om te ondernemen, doordat u extra tijd kunt vrijmaken voor uw klanten.

U vermijdt wanbetalingen

Doordat de factormaatschappij uw debiteurenportefeuille grondig doorlicht, krijgt u een beter zicht op hun kredietwaardigheid. Die analyse kan ook voor uw potentiële klanten in binnen- en buitenland gebeuren. Zo werkt u altijd op basis van betrouwbare handelsinformatie en verliest u geen tijd en energie aan debiteuren met een hoog risico. Dankzij haar expertise zal de factormaatschappij ook sneller mogelijke fraudepogingen onderscheppen.

Kiest u daarnaast voor een risicodekking tegen niet-betaling, dan kunt u zich tot 100% indekken tegen wanbetaling. Zo vermijdt u liquiditeitsproblemen door onbetaalde facturen en beschermt u het geïnvesteerde vermogen in uw onderneming. Doordat de factormaatschappij u de schade op een overeengekomen tijdstip na vervaldag uitbetaalt, kunt u een nauwkeurige liquiditeitsplanning maken.

U maakt meer werkkapitaal vrij

Debiteuren hebben de neiging om sneller te betalen aan een factormaatschappij dan rechtstreeks aan de leverancier. Hierdoor daalt de gemiddelde looptijd ‘days sales outstanding’ (DSO) van uw vorderingen, wat voor uw onderneming een geringere behoefte aan bijkomende financiering en dus een directe interestbesparing betekent.

Bovendien int u sneller zonder uw debiteuren onder druk te zetten of uw betalingstermijnen aan te scherpen, wat altijd delicaat is in een commerciële relatie.

Als u uw facturen ook laat bevoorschotten door de factormaatschappij, vermijdt u liquiditeitsspanningen. Uw financiering is immers gekoppeld aan uw omzet, zodat u altijd de bijkomende behoefte aan werkkapitaal kunt dekken op basis van uw handelsvorderingen.

U geniet een sterkere onderhandelingspositie dankzij betere ratio’s

De factoringoplossingen met risicodekking laten toe om onder bepaalde voorwaarden off-balance te werken. Dit betekent dat uw balans verkort, de nettoschuldgraad vermindert en de liquiditeits- en solvabiliteitsratio’s van uw onderneming verbeteren. Dat heeft niet alleen positieve gevolgen voor de kostprijs van de dienstverlening bij uw bank, maar beïnvloedt ook uw leveranciers, belangrijke debiteuren en kredietverzekeringsmaatschappijen bij de inschatting van hun risico.

U volgt uw debiteurenbeheer op de voet

Dankzij de online opvolging en rapportering blijft u voortdurend op de hoogte van de evolutie van uw debiteurenportefeuille. Zo kunt u op elk moment gedetailleerde informatie opvragen over openstaande facturen, creditnota’s, betalingen en disputen, en weet u precies over hoeveel liquiditeiten u kunt beschikken.

En voor uw debiteuren?

  • Dankzij de tussenkomst van de factormaatschappij geniet u veel meer betalingszekerheid, waardoor u uw debiteuren langere betaaltermijnen kunt aanbieden.
  • Bij elke inning bezorgt de factormaatschappij een duidelijke reporting aan uw debiteur, zodat die zijn betalingen makkelijk kan opvolgen.
  • Buitenlandse debiteuren hoeven niet voor bijkomende waarborgen te zorgen.
Article

01.02.2016

Factoring: hoe zit het met de risico’s?

Door uw facturatie uit te besteden, bespaart u heel wat tijd, energie en middelen. Maar hoe zit het met het risico?

Dat hangt af van de overeenkomst die u met de factormaatschappij hebt ondertekend:

  • bij ‘non-recourse factoring’, ook wel factoring zonder verhaal genoemd, draagt u het risico op niet-betaling van de facturen over aan de factormaatschappij. Hierbij wordt een indekking tegen niet-betaling voorzien tot 100% van de vordering, weliswaar binnen vooraf vastgelegde limieten.

  • bij ‘recourse factoring’, of factoring met verhaal, blijft het risico op niet-betaling van de facturen bij uw onderneming liggen. Als de factor er na een bepaalde periode en herhaalde aanmaningen niet in slaagt om een debiteur te laten betalen, dan zal hij de vordering op u verhalen.

    In dat geval zult u zelf alsnog moeten proberen om het openstaande bedrag bij de betreffende debiteur te recupereren via gerechtelijk incasso. Daarvoor kunt u zelf een deurwaarder of incassobureau inschakelen, maar ook de meeste factoringmaatschappijen bieden deze dienstverlening aan.

De factormaatschappij zal bij de risicowaardering en prijszetting uiteraard ook rekening houden met de kwaliteit van uw debiteurenportefeuille.

Article

01.02.2016

Factoring in het buitenland: betere risicobeheersing

Ook wanneer u zakendoet met het buitenland, en zeker wanneer u exporteert, is het aan te bevelen om de opvolging, risicodekking en financiering van uw buitenlandse vorderingen toe te vertrouwen aan een factormaatschappij.

Daar zijn meerdere goede redenen voor:

  • indekking tegen wanbetaling: het is immers lang niet altijd vanzelfsprekend om de kredietwaardigheid van een buitenlandse debiteur in te schatten.
  • de wetgeving en handelsgebruiken rond facturatie kunnen sterk verschillen van land tot land. Wanneer u zelf int vanuit België, kan het gebrek aan kennis van de lokale gewoonten voor problemen zorgen.
  • betere risicobeheersing: als uw buitenlandse debiteur failliet zou gaan, beschikt het lokale filiaal van uw factormaatschappij over een sterkere juridische basis om eventuele openstaande facturen te helpen invorderen.

Welke dienstverlening de factormaatschappij precies aanbiedt, hangt af van de organisatie van uw onderneming:

  • U exporteert en maakt zelf facturen op aan uw buitenlandse debiteuren
    In dit geval kan de factormaatschappij in de meeste landen ter wereld de facturen innen, opvolgen, financieren en indekken. Dat gebeurt via een netwerk van zustermaatschappijen of via correspondent-factormaatschappijen.
  • U factureert via uw buitenlandse filialen
    In dit geval zal de factormaatschappij via haar eigen lokale vestigingen een factoringcontract aanbieden aan uw verschillende filialen. Zo kunnen uw mensen ter plaatse een beroep doen op de diensten van lokale experts, volledig volgens de lokale handelsgewoonten en in hun eigen taal.

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top