Article

20.02.2018

Internationale opportuniteiten dankzij Trade4U!

Een dynamisch bedrijf moet voortdurend de ogen openhouden voor nieuwe marktopportuniteiten, met name in het buitenland. Openbare of internationale aanbestedingen blijven dan ook nog te vaak onbenut door Belgische bedrijven. De nieuwe app Trade4U kan daar een oplossing voor bieden.

Nieuwe opportuniteiten

Ontelbaar veel overheden doen zowel in België als in het buitenland een beroep op bedrijven voor de levering van diensten, producten, enz. Alleen al in 2016 opende de VN (een van de grootste uitschrijvers van openbare aanbestedingen) voor meer dan 17.000 miljoen dollar aan openbare aanbestedingen (ongeveer de helft voor de levering van diensten en de helft voor de levering van producten). En dat volume neemt voortdurend toe ... België is één van de leveranciers die het meest leveren aan de VN (voornamelijk aan UNICEF), dankzij de farmaceutische sector die voor zo'n 85% doorweegt. Toch profiteren nog te weinig Belgische bedrijven, en dan vooral kmo's, van deze financiële opportuniteiten wereldwijd.

Het belang van een eerste succes

Voor een bedrijf kunnen die openbare aanbestedingen, en met name internationale aanbestedingen, tal van voordelen opleveren. De grootte van het bedrijf speelt daarbij geen enkele rol. Logisch gezien leiden zo'n opdrachten tot nieuwe contracten en dus ook tot nieuwe inkomsten. Een eerste geslaagde ervaring in het buitenland is bovendien een unieke kans om zich als bedrijf te laten gelden in een bepaalde geografische zone. Het is de cruciale toegang tot nieuwe afzetmarkten op lange termijn.

Een voorbeeld: een Belgische start-up haalt een openbare aanbesteding binnen en mag zijn innovatieve technologie leveren op een belangrijke werf in Dubai, waardoor er ongetwijfeld ook andere deuren zullen opengaan in het Midden-Oosten. En zo gaat de bal aan het rollen... Ook voor het bedrijf intern kan een aanbesteding voordelen hebben. Door een eerste keer de stap te zetten, kan een kmo immers intern competenties ontwikkelen om op andere lastenboeken te antwoorden. Die expertise wordt dan omgezet in een concurrentievoordeel.

Beperkte toegang en administratieve rompslomp

Maar waar wringt het schoentje dan? Openbare aanbestedingen zijn vaak erg complex. Zeker wanneer het gaat om een aanbesteding in Brazilië of China. De redenen waarom kmo's maar weinig interesse hebben in openbare aanbestedingen zijn dus objectief. Denk bijvoorbeeld aan de administratieve rompslomp om een dossier op te stellen, het gebrek aan personeel en financiële middelen, contracten waarvan het toepassingsgebied te omvangrijk is voor de grootte van het bedrijf of de beperkingen die te maken hebben met het internationale karakter van de aanbesteding (taalbarrière, geen kennis van de lokale realiteit). Een bijkomend nadeel is dat veel aanbestedingen vaak onvoldoende bekend zijn. Informatie is hierbij dus een beslissende factor!

Inspanningen en oplossingen: Trade4U

De overheden, met name in België, maar ook internationaal via de Regionale ontwikkelingsbanken, zetten zich in om deze openbare calls (for bidders) toegankelijker te maken voor kmo's. Bijvoorbeeld door de procedures te vereenvoudigen, de termijnen in te perken of de opdrachten op te delen in kleinere loten. In België doen zowel de gewestelijke exportagentschappen* als het federale Agentschap voor Buitenlandse Handel er alles aan om de Belgische bedrijven beter te sensibiliseren en te informeren. Daarom werd ook het platform Trade4U opgericht.

Trade4U is een mobiele app (voor smartphone en tablet) die binnenkort twee jaar bestaat. De app centraliseert zakelijke opportuniteiten – via honderden websites –, internationale projecten en openbare aanbestedingen overal ter wereld. Trade4U biedt haar abonnees verschillende functionaliteiten (voor 150 euro per jaar), zoals de mogelijkheid om gerichte zoekopdrachten uit te voeren (per land, sector, product, dienst enz.), interesse te tonen voor een bepaalde opdracht, een consortium op te richten (om deel te nemen aan grotere opdrachten), waarschuwingen en herinneringen te ontvangen voor deadlines voor het indienen van dossiers, het succes van aanbestedingen te meten (aantal kliks), proceduregidsen te ontvangen voor openbare aanbestedingen alsook nieuwsberichten en statistieken over buitenlandse handel.

Meer informatie over Trade4U vindt u via deze link of in deze demo.

* De drie gewestelijke spelers op het vlak van buitenlandse handel zijn:

  • Flanders Investment & Trade (FIT)
  • Agence wallonne à l’Exportation et aux Investissements étrangers (AWEX)
  • In Brussel fuseerde het agentschap BIE (Brussels Invest & Export) sinds 1 januari 2018 met het Brussels Agentschap voor de Onderneming (impulse.brussels) tot een nieuwe entiteit (waarvan de naam binnenkort bekend zal worden gemaakt)
Article

28.03.2016

Wie schrijft overheidsopdrachten uit?

Van openbare zenders over postsorteercentra tot vormingsorganisaties – de aanbestedende overheden in ons land zijn even talrijk als divers.

De entiteiten die onder de Belgische regelgeving over de overheidsopdrachten vallen – samen de ‘aanbestedende overheden’ genoemd – zijn bijzonder verscheiden. Daar is onze complexe staatsstructuur met meerdere bestuursniveaus zeker niet vreemd aan.

Bovendien blijft hun aantal nog toenemen. Zo moeten sinds de wetswijziging van 1 juli 2013 ook onderwijsinstellingen, ziekenhuizen en organisaties uit de sociale sector de procedures voor overheidsopdrachten toepassen. Voor uw onderneming meteen een bijkomende potentiële afzetmarkt!

Wie zijn de aanbestedende overheden?

  • De Belgische federale structuur
    • De federale overheid: de verschillende federale overheidsdiensten, defensie, de instellingen voor openbaar nut en sociale zekerheid en overheidsbedrijven zoals Bpost of Belgacom
    • De drie gewesten: de eigen beleidsorganen van het Vlaams, Waals en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, maar onder meer ook huisvestings- en vervoersmaatschappijen
    • De drie gemeenschappen: de bestuursinstanties van de Vlaamse, Franse en Duitstalige gemeenschap, media, culturele instellingen, regionale luchthavens, …
  • De lokale overheden
    • De 10 provincies: naast bestuursorganen en beleidsinitiatieven op provinciaal niveau ook o.a. provinciale ontwikkelingsmaatschappijen en scholen.
    • De 589 gemeenten: gemeentebesturen, intercommunales, hulpverleningszones, politiezones, …
  • De social-profitinstellingen
    Dit zijn rechtspersonen van niet-commerciële of -industriële aard die zijn opgericht om tegemoet te komen aan behoeften van algemeen belang. Om onder het toepassingsgebied van de wet te vallen, moeten ze minstens voor de helft op overheidsmiddelen draaien of onder controle of toezicht van de overheid staan. In de praktijk gaat het voornamelijk om:
    • scholen, hogescholen en universiteiten uit alle onderwijsnetten (officieel, gesubsidieerd officieel en vrij)
    • ziekenhuizen en andere organisaties binnen de sociale sector, zoals zorgvoorzieningen of vzw’s die vorming aanbieden.
Article

28.03.2016

Hoe verloopt een overheidsopdracht?

Overheidsopdrachten worden betaald met belastinggeld. Ze vallen dan ook onder een bijzonder rigoureus reglementair kader.

Een overheidsopdracht is een overeenkomst die een overheidsdienst of een organisatie uit de social-profitsector afsluit met één of meer marktpartijen om tegen vergoeding in haar behoeften te voorzien. Dat gebeurt volgens nauw omschreven regels en principes, onder meer voor de omschrijving, publicatie en toekenning van de opdracht.

Als uw onderneming zich op deze aantrekkelijke markt wil begeven, is het dan ook essentieel dat u de – vaak complexe – spelregels kent. Daarom zetten we de belangrijkste punten voor u op een rijtje:

Welke types overheidsopdrachten bestaan er?

Overheidsopdrachten zijn grofweg in te delen in drie categorieën, die de aanbestedende overheid onder bepaalde voorwaarden ook kan combineren:

Levering van goederen

Tot deze categorie behoren alle roerende goederen die een aanbestedende overheid nodig heeft om haar werking te verzekeren, van post-its tot gevechtshelikopters. Ze kan die zowel via aankoop, huur, huurkoop als leasing verwerven. Ook de plaatsing of installatie van de geleverde goederen vallen onder de opdracht.

Diensten

Dit opdrachttype betreft zowel materiële (zoals onderhoud, schoonmaak, catering of transport) als immateriële dienstverlening (zoals financiële diensten, consultancy, juridisch advies, technische ondersteuning of opleiding).

Dit gebeurt vaak in combinatie met een levering van goederen, zeker als de kostprijs van de diensten hoger ligt dan die van de goederen. Denk maar aan een ICT-bedrijf dat een softwarepakket aanlevert en tegelijk opleiding en ondersteuning moet voorzien voor honderden gebruikers.

Werken

Hieronder vallen het ontwerpen en/of uitvoeren van o.m. bouwkundige en civieltechnische werken voor een openbare opdrachtgever. Dit kan variëren van het bouwrijp maken van terreinen tot  grootschalige infrastructuurwerken, zoals autosnelwegen, bruggen of sluizencomplexen.

Goed om te weten: alleen erkende aannemers komen in aanmerking voor dergelijke opdrachten.

Welke regels en basisprincipes moeten overheden respecteren?

Aanbestedende overheden werken met belastinggeld, dat ze zo efficiënt mogelijk moeten beheren en besteden. Daarom zijn overheidsopdrachten aan strikte regels gebonden, opgenomen in een aantal Wetten en Koninklijke Besluiten.

Level playing field

Kort samengevat legt deze regelgeving de aanbestedende overheden op om zo economisch mogelijk in hun behoeften te voorzien. Ze hebben daarvoor een hele batterij aan mogelijke procedures ter beschikking, die erop gericht zijn de prijs te drukken door de vrije markt optimaal te laten spelen.

Echte mededinging is natuurlijk pas mogelijk als alle kandidaten met gelijke wapens mogen strijden. Daarom is elke aanbestedende overheid bij het uitschrijven van een opdracht verplicht om drie basisprincipes te volgen:

  • de opdracht moet voor iedereen toegankelijk zijn (bepaalde procedures kunnen weliswaar van dit principe afwijken)
  • alle kandidaten moeten dezelfde informatie krijgen en op dezelfde manier behandeld worden
  • de procedures, gehanteerde selectiecriteria en termijnen moeten volledig transparant zijn

Om dezelfde reden moet de overheid elke offerte in aanmerking nemen die voldoet aan de financiële, economische en technische criteria die zijn opgenomen in het lastenboek en de vormvereisten respecteert.

Wat betekent dit in de praktijk?

Om deze basisprincipes na te leven, moet de aanbestedende overheid:

haar behoeften duidelijk omschrijven

In deze voorbereidende fase zet de aanbestedende overheid nauwgezet uiteen voor welke behoefte ze een opdracht wenst uit te schrijven. Zo kan ze de totale waarde van de opdracht correct inschatten en de best aangepaste procedure kiezen.

Concreet stelt ze een tot in de puntjes uitgewerkt lastenboek op dat de verwachte prestaties beschrijft. Ze beslist in dit stadium ook of:

  • ze de opdracht alleen of samen met andere overheden uitschrijft
  • ze varianten of opties toestaat, waarbij kandidaten binnen bepaalde grenzen kunnen afwijken van het lastenboek 
  • ze de opdracht al dan niet opsplitst in ‘percelen’. Deze praktijk komt vaak voor bij omvangrijke of complexe dossiers en laat kandidaten toe een offerte in te dienen voor een gedeelte van de opdracht

de bekendmakingsregels naleven

Eenmaal het lastenboek is opgesteld, moet de aanbestedende overheid de opdracht aankondigen via de daartoe voorziene kanalen:

  • als het totale bedrag van de opdracht meer dan 85.000 euro (excl. btw) bedraagt, moet ze verschijnen in het Belgisch Bulletin der Aanbestedingen
  • als de totale waarde van de opdracht (excl. btw) volgende drempelbedragen overschrijdt, moet ze ook in het Publicatieblad van de Europese Unie worden gepubliceerd:
    • 5.186.000 euro voor werken
    • 207.000 euro voor leveringen en diensten. Voor nutssectoren en defensie ligt de drempel hier op 414.000 euro, voor centrale federale overheden op 134.000 euro.
  • voor kleinere bedragen is er geen bekendmakingsplicht. De aanbestedende overheid zal dergelijke opdrachten doorgaans wel op haar website of in de vakpers publiceren of ze zelf aan een selectie van potentiële leveranciers voorleggen.

Naast een gedetailleerde beschrijving van de opdracht moet deze publicatie ook de indieningstermijn voor de offertes en de selectie- en toekenningscriteria vermelden

de beste offerte kiezen

Na ontvangst van de offertes zal de aanbestedende overheid ze grondig analyseren en vergelijken, waarna de wet haar oplegt de ‘economisch voordeligste offerte’ te kiezen. Bij deze keuze staat de beste prijs of prijs-kwaliteitverhouding centraal, maar ook andere factoren spelen mee.

Zo moet uit uw offerte duidelijk blijken dat uw onderneming financieel, organisatorisch en logistiek voldoende sterk staat om de opdracht tot een goed einde te brengen. En uiteraard zal de aanbestedende overheid de offerte ook aftoetsen aan de gunningscriteria die ze voor de opdracht heeft vastgelegd (bv. beperkte CO2-uitstoot, snelste uitvoering, laagste gebruikskosten, enz.).

Deze weging gebeurt op basis van een puntenscore of een waardeschaal, die de overheid toelaat om op objectieve wijze de beste kandidaat te selecteren.

belangenconflicten vermijden

Het toekennen van een overheidsopdracht moet volledig onpartijdig gebeuren. Bij het minste vermoeden van mogelijke belangenvermenging – zoals familieleden die voor één van de kandidaten werken of (financiële) banden met een potentiële leverancier – moet de persoon die bevoegd is voor de opdracht zichzelf wraken.

Article

28.03.2016

Hoe kent de overheid een opdracht toe?

De procedures voor overheidsopdrachten zijn opgedeeld in twee grote categorieën:

  • een open procedure start met de bekendmaking van de opdracht via de geëigende kanalen, waarna elke geïnteresseerde onderneming een offerte mag indienen. Daarna volgt er één enkele beoordelingsronde met analyse van de offertes en toewijzing van de opdracht.

  • een beperkte procedure verloopt in twee fases: eerst publiceert de aanbestedende overheid een algemene oproep aan ondernemingen om zich kandidaat te stellen. Uit deze geïnteresseerden selecteert ze er dan een aantal – doorgaans minstens vijf – die volgens haar analyse over de beste troeven beschikken om de opdracht uit te voeren. In de tweede fase verzoekt ze deze kandidaten een offerte in te dienen, gevolgd door de gebruikelijke beoordelings- en toewijzingsronde.  

Welke offertes worden geselecteerd?

In principe moet de aanbestedende overheid elke ingediende offerte in aanmerking nemen, op voorwaarde dat ze afkomstig is van een onderneming die:

  • voldoet aan alle financiële, economische en technische minimumeisen vermeld in de aankondiging;
  • zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt (bv. faling, fiscale of RSZ-schulden, …); en
  • een ‘regelmatige’ offerte indient: ze respecteert alle vormvereisten, speelt in op de behoefte die in de opdracht staat beschreven en bevat geen voorbehoud.

Welke kandidaat uiteindelijk de opdracht mag uitvoeren, hangt af van de gehanteerde selectiemethode, ook ‘gunningswijze’ genoemd:

  • Bij een aanbesteding gebeurt de toekenning puur op basis van de prijs: de kandidaat die de laagste offerte indient, haalt de opdracht binnen.
     
  • Bij een offerteaanvraag spelen meerdere selectiecriteria mee, elk met hun eigen gewicht, die in het lastenboek van de opdracht staan beschreven (naast prijs bv. ook milieu-impact, snelheid van uitvoering, materiaalkeuze, enz.). De opdracht gaat naarde offerte die na weging van deze criteria de hoogste score behaalt.
     
  • De onderhandelingsprocedure wordt vooral gebruikt voor moeilijk te begroten of dringende opdrachten. Ze is uitsluitend toegankelijk in de gevallen vastgelegd in de wet op de overheidsopdrachten.

    De procedure verloopt zoals een aanbesteding, zij het met één groot verschil: na ontvangst van de offertes nodigt de overheid een aantal kandidaten uit (minstens drie) om over hun voorstel te onderhandelen. Pas nadat ze hun offerte verder hebben kunnen verfijnen en aanpassen, vindt de definitieve toewijzing plaats.

    Een variant is de ‘onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking’. In dit geval beginnen de onderhandelingen meteen te lopen, zonder voorafgaande selectie.
     
  • Bij heel omvangrijke of complexe opdrachten – in de praktijk vaak publiek-private samenwerkingen –  is een concurrentiedialoog aangewezen. In dit geval overlegt de overheid al met de mogelijke kandidaten terwijl ze het lastenboek nog aan het opstellen is.

    In een eerste fase selecteert ze een aantal potentiële leveranciers, die ze uitnodigt om deel te nemen aan de dialoog. Daarin wordt gezamenlijk bepaald welke oplossing nodig is om optimaal in de behoefte van de overheid te voorzien.

    Eenmaal overeenstemming is bereikt, krijgen de kandidaten de mogelijkheid om een offerte in te dienen. De uiteindelijke toewijzing gebeurt op basis van de gunningscriteria die in overleg zijn vastgelegd.

Speciale procedures

  • Via een concessie voor openbare werken kan een aanbestedende overheid een partij de opdracht geven om werken op eigen kosten uit te voeren, in ruil voor de exploitatierechten van het uitgevoerde werk, eventueel aangevuld met een vergoeding (bv. bouw en uitbating van een ondergrondse parking of toltunnel).
  • Sinds 1 juli 2013 kan een aanbestedende overheid die een opdracht uitschrijft voor goederen of diensten voor dagelijks gebruik ook een elektronische veiling (E-auction) organiseren. Dit is een extra stap in het gunningsproces, nadat de offertes zijn binnengelopen.

    Eigenlijk gaat het om een ‘omgekeerde veiling’, bedoeld om de prijs zo veel mogelijk te drukken. Tijdens één of meerdere rondes kunnen de kandidaten telkens een lager bod uitbrengen voor (een deel van) hun offerte, waarna de partij met de laagste prijs de opdracht krijgt toegekend.

 

Goed om te weten

Een aanbestedende overheid die een procedure heeft gelanceerd, is niet verplicht de opdracht ook daadwerkelijk te gunnen. Blijkt bijvoorbeeld dat geen enkele kandidaat aan de vereisten voldoet of dat alle offertes het beschikbare budget overschrijden, kan ze beslissen om de opdracht niet toe te kennen of een nieuwe – eventueel verschillende – procedure op te starten. Ze moet deze beslissing weliswaar grondig motiveren.

Indien de opdracht in percelen is opgedeeld, kan de overheid – opnieuw mits motivatie – beslissen om maar een deel ervan te gunnen. De overige percelen kunnen vervallen of het voorwerp uitmaken van een nieuwe procedure.

Als het lastenboek dit uitdrukkelijk vermeldt, kan de opdracht één of meerdere keren worden verlengd – dezelfde leverancier blijft met andere woorden dezelfde diensten aanbieden. Normaal gezien mag de volledige termijn van de opdracht niet meer dan vier jaar bedragen.

Article

28.03.2016

Hoe komt u overheidsopdrachten op het spoor?

Elke dag worden tientallen nieuwe opdrachten gepubliceerd, waarvan er een aantal ongetwijfeld ook interessant zijn voor uw onderneming. Maar hoe en waar vindt u ze?

Zelf zoeken

U start uw zoektocht het best via de officiële kanalen, waar aanbestedende overheden hun opdrachten vanaf een bepaald drempelbedrag moeten publiceren:

Opdrachten voor een geringer bedrag verschijnen meestal op de website van de aanbestedende overheid of in de vakpers.

Automatisch zoeken

Op Vlaams en Federaal niveau gebeurt de publicatie van opdrachten elektronisch via e-Procurement, terwijl Wallonië en Brussel over een eigen platform beschikken. Als u zich op deze platformen registreert, kunt u een zoekprofiel aanmaken. Zo wordt u automatisch geïnformeerd als er een opdracht verschijnt die beantwoordt aan uw selectiecriteria (bv. sector, regio, bedrag, enz.).

Er zijn in ons land ook meerdere gespecialiseerde providers actief die een gelijkaardige, betalende service aanbieden.

Prospectie en netwerken

Als ondernemer weet u maar al te best hoe belangrijk prospectie en netwerken zijn om een commerciële relatie aan te gaan met particulieren of bedrijven. Voor de publieke en social-profitsector is dat zeker niet anders. Rondbellen, een aanbestedende overheid bezoeken, deelnemen aan beurzen, mond-tot-mondreclame – het zijn stuk voor stuk beproefde methodes om interessante opportuniteiten te ontdekken.

Bovendien zijn de begrotingen van de meeste aanbestedende overheden publieke informatie. Door hun budget grondig te bestuderen, kunt u heel wat afleiden over hun toekomstige behoeften en capaciteit om opdrachten uit te schrijven.

Laat uw reputatie voor u werken

Een minstens even doorslaggevende factor is de reputatie die u opbouwt door opdrachten uit te voeren. Als overheden de kwaliteit van uw dienstverlening of producten kennen, zullen ze sterker geneigd zijn om opnieuw met u in zee te gaan. Dit is vooral een troef bij procedures zonder bekendmaking, waarbij de aanbestedende overheid zelf een aantal potentiële leveranciers selecteert.

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top