Article

17.08.2018

Elektronisch factureren: waarom u er niet meer onderuit kunt

Sinds enkele jaren al heeft de e-factuur exact dezelfde 'waarde' als haar papieren tegenhanger. De overgang naar een volledig digitaal facturatieproces komt nu echter in een stroomversnelling terecht want bedrijven zien er steeds meer de voordelen van in!

Hoewel elektronisch factureren in België niet verplicht is, is de digitalisering volop aan de gang. En dat merken we in de cijfers (van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging, of kortweg DAV). In 2016 gebeurde 59% immers digitaal, waardoor meer dan een miljard euro aan administratiekosten kon worden bespaard. In 2011 daarentegen was slechts 20% van de facturen in ons land digitaal. Er worden dan ook heel wat inspanningen geleverd. Zo streeft de Europese Commissie naar een doelstelling van 50% elektronische facturatie in Europa tegen 2020. In België kennen we sinds enkele jaren het platform www.efacturatie.belgium.be. En sinds 2017 geven ook de federale administraties het goede voorbeeld door digitaal te gaan werken. Dit jaar zal de Brusselse overheid de stap zetten.

Enkele voorwaarden

Om erkend te worden, moet een elektronische factuur in een 'elektronische' vorm worden uitgeschreven en ontvangen, ongeacht het formaat ervan. Bovendien bevatten de verschillende Europese richtlijnen in totaal vijf voorwaarden voor de uitwisseling van facturen tussen bedrijven. Het bedrijf dat de factuur uitreikt, moet:

  • Voor de verzending van de eerste factuur de goedkeuring krijgen van de klant;
  • De authenticiteit (zijn identiteit) en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen (m.a.w. kunnen verzekeren dat het document niet werd gewijzigd);
  • Alle wettelijke vermeldingen opnemen op de factuur, net zoals op papier zou gebeuren;
  • De factuur effectief 'afleveren' (hetzij via e-mail, hetzij via een webplatform);
  • En tot slot, ervoor zorgen dat het document leesbaar is.

De digitale factuur is zowel geldig voor professionele als voor particulieren klanten (net als bij Apple, bijvoorbeeld).

100% digitaal!

Een factuur op papier scannen en vervolgens via mail versturen, kan in dat opzicht worden beschouwd als een vorm van digitalisering. Die vereenvoudigde aanpak wordt overigens in heel wat bedrijven gehanteerd. Maar om echt voordelig te kunnen zijn, moet het concept van 'digitaal factureren' nog een stuk verder gaan dan een eenvoudige e-mail met bijlage. Het gaat immers om de volledige digitalisering van het facturatieproces: van de opstelling van de factuur op basis van de bestelling, tot het verzendingsproces en de archivering en zelfs de aanmanings- en invorderingsprocedure. Pas dan hebben we het over 'end-to-end' geautomatiseerde facturatie of over een zuiver elektronische factuur. Afhankelijk van de gekozen informatica oplossing kunnen de functionaliteiten uiteraard al dan niet zeer verregaand zijn. Hoewel alles afhangt van de aanpak van de leverancier (en eventueel van het boekhoudprogramma), bewijst de elektronische factuur ook haar nut voor de ontvanger.

Niet alleen besparingen!

  • Goedkoper: een van de belangrijkste redenen om over te stappen naar digitale facturatie. Volgens de DAV kost een papieren factuur gemiddeld 4,44 euro, terwijl de prijs van een factuur als bijlage bij een e-mail slechts 2,02 euro bedraagt. Als u 100% digitaal werkt, daalt de prijs zelfs nog verder, naar 1,20 euro. We mogen dus gerust spreken over een besparing van 50 tot 75%! Door mee in het digitale verhaal te stappen, moedigt u bovendien uw partners aan om hetzelfde te doen. En dat is natuurlijk een goede zaak, want een papieren factuur ontvangen kost 8,04 euro, terwijl die kost voor de elektronische tegenhanger slechts 2,27 euro bedraagt. En dan hebben we het nog niet over de archiveringskost gehad!
  • Eenvoudiger en doeltreffender: bij een automatisering hoort ook altijd een implementatie- of zelfs een heuse aanpassingsperiode, maar de voordelen zullen snel zichtbaar zijn. Digitaal factureren is makkelijker, doeltreffender en sneller: van bestelling tot archivering, uw volledige facturatieproces in enkele klikken! Omdat u geen documenten meer hoeft te verwerken, wint u niet alleen tijd maar daalt ook het risico op fouten.
  • Snellere betalingen: een niet te onderschatten voordeel voor uw financiën! Hoe vlotter uw facturatieproces loopt, hoe groter de kans dat u op tijd wordt betaald. Met een performant digitaal systeem, kunt u uw betalingen bovendien beter opvolgen en automatische herinneringen laten versturen op het juiste moment. Minder zorgen en meer efficiëntie!
  • Een stap naar meer duurzaamheid: als u weet dat in België jaarlijks meer dan een miljard facturen worden uitgereikt, zult u begrijpen dat de elektronische factuur een stuk duurzamer is en voor heel wat besparingen zorgt, bijvoorbeeld qua papierverbruik en 'verplaatsingen' voor de verzending ervan. Digitaal factureren is niet echt meer een pluspunt voor uw imago, terwijl het tegenovergestelde – papieren facturen blijven gebruiken dus – negatief kan overkomen bij uw partners.
Article

12.09.2018

Het werkkapitaal: veel meer dan een boekhoudterm

Het werkkapitaal, ook wel nettobedrijfskapitaal genoemd, geeft een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming. Maar er schuilt veel meer achter.

Het succes van een onderneming hangt zelfs in belangrijke mate af van hoe ze omgaat met haar behoefte aan werkkapitaal.

Werkkapitaal vs. behoefte aan werkkapitaal

Binnen de financiële analyse is het werkkapitaal één van de indicatoren die een beeld geven van de operationele liquiditeit van een onderneming. Die heeft niet alleen een invloed op de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook op de toegang tot bankkrediet of de waardering van de onderneming. De berekening gebeurt als volgt:

Eigen vermogen en andere middelen op lange termijn - vaste activa

Zo ziet u of er voldoende langetermijnfondsen beschikbaar zijn om de productieketen te financieren. Bij een positief resultaat is dat inderdaad het geval, terwijl het bij een negatief resultaat net de productieketen is die de langetermijnfinanciering moet verzekeren.

Het is dan ook nuttig om eveneens de behoefte aan werkkapitaal te berekenen:

Vlottende activa (exclusief cash) - vlottende passiva (exclusief financiële verplichtingen)

Het resultaat geeft weer welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren en kan zowel positief als negatief zijn:

  • bij een positieve behoefte aan werkkapitaal dekken de commerciële schulden niet langer de kortetermijnactiva (exclusief de financiële). In dat geval kan een onderneming een beroep doen op haar werkkapitaal. Als dit niet volstaat, heeft ze een aanvullende financiering van haar operationele cyclus op korte termijn nodig.
  • bij een negatieve behoefte aan werkkapitaal kan een onderneming probleemloos haar kortetermijnverplichtingen nakomen. Toch blijft het aangewezen om de behoefte aan werkkapitaal (verder) te verminderen.

Kort samengevat geeft het werkkapitaal dus een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming, terwijl de behoefte aan werkkapitaal uitdrukt welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren.

Het komt er vooral op aan de behoefte aan werkkapitaal zo veel mogelijk te beperken en zo de liquiditeit op te krikken. Die is cruciaal, vooral in economisch of financieel moeilijke tijden. Klanten hebben dan immers de neiging om later te gaan betalen, terwijl uw voorraden toenemen en uw leveranciers scherpere betaaltermijnen opleggen. Daardoor raakt steeds meer werkkapitaal geblokkeerd in uw exploitatiecyclus, terwijl het in deze omstandigheden net moeilijker is om bijkomende financiering aan te trekken.

Besluit

Werkkapitaal optimaliseren is niet alleen een kwestie van langetermijnoverwegingen. Ook op korte termijn kan de onderneming cash vrijmaken die niet optimaal of onnodig wordt gebruikt, meer bepaald in de aankoop-, productie- en verkoopprocessen binnen de exploitatiecyclus.

Het werkkapitaal en de behoefte aan werkkapitaal moeten vooral goed op elkaar zijn afgestemd. De behoefte aan werkkapitaal dient structureel kleiner te zijn dan het werkkapitaal zelf, liefst met een extra buffer. Er bestaat echter geen mathematische waarheid over de omvang van (de behoefte aan) werkkapitaal. Sector, activiteit en bedrijfsmodel kunnen die bijvoorbeeld beïnvloeden.

Article

18.01.2016

De cash conversion cycle doorgelicht

Een goede graadmeter om na te gaan hoe sterk uw exploitatiecyclus beslag legt op uw werkkapitaal is de ‘cash conversion cycle’. Die is uitgedrukt in aantal dagen en geeft weer hoelang geld vastzit in het aankoop-, productie- en verkoopproces van uw onderneming.

De berekening van de cash conversion cycle is gebaseerd op:

  • het aantal dagen klantenkrediet (ADK of DSO – Days Sales Outstanding): 
    het gemiddelde aantal dagen dat uw onderneming moet wachten op betaling nadat een product of dienst werd geleverd.
  • het aantal dagen voorraadrotatie (ADV of DIO – Days Inventory Outstanding): 
    het gemiddelde aantal dagen dat uw onderneming nodig heeft om de voorraad om te zetten in verkoop.
  • het aantal dagen leverancierskrediet (ADL of DPO – Days Payable Outstanding): 
    het gemiddelde aantal dagen dat uw onderneming nodig heeft om de leveranciers te betalen.

Hoe korter de cyclus, hoe minder kapitaal vastzit in het bedrijfsproces, wat u in staat stelt uw kortetermijnverplichtingen tegemoet te komen en uw activiteiten verder uit te bouwen.

Vereenvoudigde voorstelling van de cash conversion cycle

 

 

Article

18.01.2016

Vier vuistregels om uw werkkapitaal te optimaliseren

Hoewel ondernemers goed vertrouwd zijn met het begrip werkkapitaal, benutten ze nog al te weinig het volle potentieel ervan. Ten onrechte. Want een gericht beheer van hun behoefte aan werkkapitaal kan heel wat voordeel opleveren, zowel financieel als organisatorisch.

Hoe een onderneming dat concreet aanpakt, hangt uiteraard nauw samen met haar specifieke situatie en de sector waarbinnen ze actief is. Hieronder vindt u alvast een aantal algemene vuistregels:

1. Analyseer uw bedrijfsprocessen

Een logische eerste stap is een grondige analyse van uw behoefte aan werkkapitaal, aan de hand van uw cash conversion cycle. Bedoeling is volgende bedrijfsprocessen duidelijk in kaart te brengen:

  • het beheer van uw klantenbetalingen
    Hoe lang duurt het voor uw facturen worden betaald? Waarom blijven sommige facturen openstaan? Hoe goed kent u de financiële situatie van uw klanten?
  • het beheer van uw leveranciersbetalingen
    Welke betaaltermijn krijgt u? Geniet u korting als u snel betaalt? Maakt u gebruik van bevoorschotting?
  • het beheer van uw productie en voorraden
    Hoe sterk kunt u de voorraad afbouwen zonder dat de productie in gevaar komt? Kunt u de productietijd inkrimpen om het Work in Progress te verminderen? Werkt u volgens het Just-in-Time systeem of kiest u voor Economic Order Quantity?

Vervolgens gaat u na waar er ruimte is voor verbetering en hoe u de cash conversion cycle kunt inkorten. Bedoeling is uw behoefte aan werkkapitaal te verminderen en zo – door spaarzamer om te gaan met het beschikbare kapitaal – het rendement van uw bedrijfsvoering te verhogen.

2. In sneller en beter

Een goede opvolging van uw debiteuren is cruciaal. Relatief kleine, voor de hand liggende ingrepen kunnen daarbij soms een verrassend groot voordeel opleveren. Enkele tips:

  • bewaak de kwaliteit van uw facturen. Een goede factuur vermeldt een correct bedrag, een uiterste betalingsdatum en komt tijdig aan bij uw klanten;
  • factureer op regelmatige basis kleinere bedragen en vermijd waar mogelijk verzamelfacturen;
  • volg openstaande facturen actief op en zoek uit waarom ze open blijven staan. Ligt het aan de financiële situatie van de klant of spelen er andere factoren mee? Onenigheid over het aangerekende bedrag of problemen bij de levering of verkoop leiden vaak tot vertragingen of niet-betaling. Door uw administratie en dienstverlening beter op elkaar af te stemmen, boekt u dubbele winst: tevreden klanten en minder betwiste facturen;
  • oplossingen zoals factoring of domiciliëring zijn een bijzonder interessante piste. Zo int u sneller zonder uw klanten onder druk te zetten of uw betalingstermijn aan te scherpen, wat altijd delicaat is in een commerciële relatie.

Een duidelijk beeld
Zonder overzicht over uw rekeningen in binnen- en buitenland en over uw inkomende en uitgaande betalingen is het beheer van uw werkkapitaal bijna onbegonnen werk. U hebt dus nood aan heldere, onmiddellijk beschikbare informatie en dito rapportering. Verschillende oplossingen voor elektronisch bankieren, rapporteringafspraken met uw financiële partners en een efficiënte werking van uw administratie en boekhouding helpen u hierbij al een heel eind op weg.

Een andere interessante piste is de centralisatie van uw liquiditeiten, wat zowel het beheer als de opvolging ervan sterk vereenvoudigt. Vaak biedt dit ook heel wat mogelijkheden qua fiscale optimalisatie. 

3. Benut uw leverancierskrediet optimaal

Uw facturen stelselmatig te laat betalen om uw dagen leverancierskrediet op te trekken lijkt een pijnloze en doeltreffende ingreep, maar is dat allerminst. De kans is immers groot dat de leverancier de langere betaaltermijn zal doorrekenen in de prijs die u voor volgende leveringen betaalt. Een aantal betere alternatieven:

  • bekijk of het niet voordeliger zou zijn om net sneller te betalen – in veel gevallen levert vroeg betalen u een aantrekkelijke korting op;
  • kies voor oplossingen die u toelaten om later te betalen zonder dat uw tegenpartij het voelt. Dat kan bijvoorbeeld door een beroep te doen op kredietlijnen of te werken via reverse factoring, waarbij de leverancier een voorschot op uw betalingen ontvangt via de bank;
  • onderhandel met uw leverancier over een verlenging van uw betaaltermijn.

Zorg voor afdoende bescherming
Snel over uw tegoeden kunnen beschikken is één aspect van een optimaal beheer van uw werkkapitaal. Een ander is de zekerheid dat uw klanten ook effectief zullen betalen, terwijl uw onderneming vertrouwen moet uitstralen naar (potentiële) handelspartners. Daarvoor kunt u een beroep doen op de verschillende vormen van documentair krediet. Door kredietverzekeraars in te schakelen, dekt u zich bovendien in tegen het risico van niet-betaling door een tegenpartij.

Een andere belangrijke factor, zeker bij internationale transacties, is het wisselkoersrisico. U mag dan wel weten wanneer u betaald zult worden, het exacte bedrag hangt af van de wisselkoers op het moment van betaling. Omdat het verschil tussen een goede en een minder gunstige koers een groot effect kan hebben op uw marge, dekt u zich het best in tegen de mogelijke koersschommelingen.

4. Laat uw voorraden maximaal renderen

De financiële impact van uw voorraadbeheer valt niet te onderschatten. Denk maar aan facturen die blijven openstaan na een foutieve of laattijdige levering, of het aanhouden van een te grote stock traag verkopende producten. Dat laatste heeft als voordeel dat u altijd prompt kunt leveren, maar blokkeert wel een belangrijk deel van uw werkkapitaal. Enkele richtlijnen:

  • controleer regelmatig uw voorraden en prijzen, bij voorkeur via een pakket als Enterprise Resource Planning (ERP) of een web-based applicatie met rechtstreekse link naar uw tegenpartijen;
  • via een warehouse management systeem behoudt u een goed overzicht over uw snel en traag verkopende producten en kunt u uw voorraad overeenkomstig aanpassen;
  • houd uw vinger aan de pols van de markt om de vraag correct te kunnen inschatten en zo voorraadoverschotten of -tekorten te vermijden;
  • u kunt ook een radicaal andere koers kiezen en het beheer van uw voorraden uitbesteden aan een logistieke dienstverlener;
  • maak gebruik van voorraadfinanciering om liquiditeiten beschikbaar te houden voor andere doeleinden;
  • dek u in tegen prijsschommelingen op de grondstoffenmarkten om uw marge te vrijwaren.

Evenwichtsoefening
Uw behoefte aan werkkapitaal optimaliseren is dus een voortdurende evenwichtsoefening tussen uw debiteuren-, crediteuren- en voorraadbeheer. Een stevige uitdaging, maar onmisbaar om uw financiële slagkracht te verhogen en een voorsprong te nemen op uw concurrenten. Laat uw werkkapitaal renderen!

Article

08.02.2016

Hoe beoordeelt uw bank een kredietaanvraag?

Om een krediet toe te kennen, moet de bank voldoende vertrouwen krijgen in u als kredietnemer en het te financieren project.

Bij de beoordeling van een kredietdossier spelen vijf factoren een rol:

1. Vertrouwen in de kredietnemer en de bedrijfsplannen

De bank wil het risico op niet-terugbetaling van bestaande en nieuwe kredieten duidelijk in kaart brengen. Ze wil dus de elementen in de bedrijfsvoering kennen die het voortbestaan van de onderneming ondersteunen of mogelijk in gevaar brengen, om zo een gebalanceerde inschatting te kunnen maken.

De meeste banken drukken het risicoprofiel van ondernemingen uit in een kredietrating. Dit zijn specifieke interne statistische modellen die rekening houden met:

  • Kwalitatieve elementen: de ervaring van de zaakvoerders en het management – omdat zij een sleutelrol spelen in de onderneming –, de kwaliteit van het beheer van de activiteiten (bv. productiebeheer, gedegen boekhouding, controles, …), de diversificatie in het klantenbestand, de producten en diensten en van de leveranciers, …
  • Kwantitatieve elementen: de liquiditeit, solvabiliteit en rendabiliteit van de kredietnemer, het gebruik van de bestaande kredietlijnen, ... 

Hoe speelt u hier concreet op in?

  • Door uw onderneming in detail voor te stellen, zodat uw relatiebeheerder een duidelijk inzicht krijgt in de bedrijfsactiviteiten, de inherente bedrijfsrisico’s en de eventuele mogelijkheden om deze risico’s te beperken. Wees het liefst zo volledig mogelijk. Anders zal uw relatiebeheerder bijkomende informatie moeten vragen, waardoor het beslissingsproces meer tijd in beslag neemt.
  • Door het risico gedeeltelijk zelf te dragen, in verhouding tot het gevraagde krediet. Als u zelf een deel van het benodigde financieringsbedrag inbrengt, verdeelt u de financiële inspanning en de risico’s evenwichtiger tussen u als kredietnemer en de bank. Bovendien geeft u zo blijk van geloof in uw onderneming en het te financieren project, wat de slaagkansen van uw aanvraag alleen maar ten goede kan komen.

Er is geen vaste formule voor deze eigen risiconame. Hoe hoger de bankier het risico inschat, hoe hoger de verwachte eigen inspanning zal zijn.

Vooral bij het aangaan van nieuwe kredietrelaties zijn deze punten essentieel om wederzijds vertrouwen op te bouwen. Maar ook als er al een positieve kredietrelatie met uw bank bestaat, zijn ze uiteraard bevorderlijk om het vertrouwen te bestendigen.

2. Een helder kredietdoel

De bank wil duidelijk weten hoe u de nieuwe kredietbedragen wilt gaan gebruiken.

Hoe speelt u hier concreet op in?

  • Door niet alleen de beweegredenen en voordelen van uw investeringsproject te schetsen, maar ook de risico’s en impact op de bestaande bedrijfsvoering te beschrijven.
  • Door aan te geven wanneer u een kredietbeslissing van de bank verwacht en vanaf wanneer u de fondsen nodig hebt.

3. Voldoende terugbetalingscapaciteit

De bank wil de toekomstige terugbetalingscapaciteit van uw onderneming kunnen inschatten, zowel op basis van bestaande als van nieuw te ontwikkelen activiteiten.

Voor de bestaande activiteiten zal ze de geboekte resultaten uit het verleden als uitgangspunt nemen. Waren die bijvoorbeeld stabiel of net volatiel? Het beoordelen van de bijkomende terugbetalingscapaciteit uit nieuw te ontwikkelen activiteiten – en dus gebaseerd op vooruitzichten – is natuurlijk beduidend moeilijker. Daarom zal de bank elke prognose heel voorzichtig behandelen.

Hoe speelt u hier concreet op in?

  • Door uw vooruitzichten goed te onderbouwen: hoe wilt u de geplande positieve cijfers realiseren? Wie zal daarbij welke acties ondernemen?
  • Door niet alleen uit te gaan van positieve scenario’s, maar ook een ‘noodplan’ achter de hand te houden. Wat kunt en zult u doen indien er onverwachte moeilijkheden opduiken?

4. Risicobeperking via reële zekerheden of waarborgen

Doorgaans vraagt de bank zekerheden en waarborgen om het risico dat ze loopt – en dus haar verlies als u het krediet niet meer kunt aflossen – te verminderen. De meest voorkomende types zijn een hypotheek op een onroerend goed of een pand op activa zoals voorraden en/of vorderingen.

Het verschaffen van een reële zekerheid is op zichzelf echter niet voldoende om een krediet toegekend te krijgen. De bank hecht een veel groter belang aan een eigen risiconame en de aanwezigheid van voldoende terugbetalingscapaciteit.

Hoe speelt u hier concreet op in?

  • Door akkoord te gaan om uw bank een voorrecht te verlenen op de goederen die ze in belangrijke mate mee helpt financieren. Zo wil de bank vermijden dat als het tot een faling en een vereffening komt, de opbrengst van het gefinancierde goed naar schuldeisers gaat die geen aandeel hadden in de financiering. Het gedwongen uitwinnen van reële zekerheden levert bovendien niet altijd voldoende op om de uitstaande kredietbedragen en verschuldigde interesten te delgen.
  • Door informatie te verschaffen over de verdeling van uw kredieten en zekerheden (en de rang van inschrijving) over uw banken.

5. De operationele relatie

Het is logisch dat de bank die u het krediet verstrekt ook de bijhorende gegenereerde liquiditeitsstromen – die nodig zijn voor de terugbetaling van het krediet – over haar rekeningen wil zien lopen. Zo kan ze de kredietrelatie uitdiepen tot een volwaardige operationele relatie, wat onder de nieuwe Bazel III-regelgeving onontbeerlijk is. De liquiditeiten vormen ook de basis voor verdere kredietverlening door de bank.

Hoe speelt u hier concreet op in?

  • Door een deel van uw inkomend en uitgaand betalingsverkeer (‘float’) – en de tegoeden die hieruit kunnen ontstaan – toe te vertrouwen aan uw bank, in verhouding tot het verstrekte kredietbedrag en voor de volledige looptijd van het krediet.
  • Door transparant toe te lichten hoe uw inkomend en uitgaand betalingsverkeer – zowel binnenlands als buitenlands – is georganiseerd en waar u eventuele overschotten of tegoeden zult plaatsen.
Het komt er dus op aan uw kredietaanvraag goed voor te bereiden en te documenteren. Openheid en transparantie zijn daarbij het sleutelwoord. Zowel uw onderneming als de bank hebben immers alle belang bij een realistische beoordeling van het dossier om mogelijke terugbetalingsproblemen te voorkomen.

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top