Maintenant que vous avez décroché le marché, il vous reste bien entendu à accomplir votre mission. Comment cela se passe-t-il concrètement ?

Confirmation et garantie

Peut-être le savez-vous déjà, votre entreprise a obtenu le marché, mais cette décision ne deviendra « officielle » que lorsque le pouvoir adjudicateur l’aura confirmée par une lettre de notification. Selon le type de marché, vous pourriez également recevoir un bon de commande ou une autorisation éventuelle.

Ces documents doivent être signés par la personne qui coordonne l'exécution du marché au nom du pouvoir adjudicateur – il s'agit généralement du fonctionnaire mandaté. Si vous n’avez pas sa signature sur le bon document, vous pourriez rencontrer des problèmes par la suite, par exemple au moment de la facturation.

Afin de s’assurer de la bonne exécution du marché, le pouvoir adjudicateur vous demandera également d'apporter une garantie – il s'agit généralement d'une garantie bancaire. Si tout s'est déroulé comme prévu (et que vous n'oubliez pas d'en faire la demande), vous récupérerez cette garantie après la réception définitive. 

Exécution, réception et facturation

Il est important d'exécuter le marché conformément aux dispositions reprises dans le cahier des charges et dans votre offre. Si tel n'est pas le cas, vous risquez de vous voir infliger des sanctions ou de devoir verser des dommages et intérêts. Dès que la mission est accomplie, vous pouvez introduire une demande de livraison. Le pouvoir adjudicateur vérifiera ensuite si vos prestations sont bien conformes à l’ensemble des conditions et, en cas d'évaluation positive, vous remettra un procès-verbal de réception. Ensuite seulement, vous pourrez procéder à la facturation.

L'option la plus sûre est de reprendre la terminologie exacte du cahier des charges sur votre facture et d'envoyer celle-ci par courrier recommandé afin de disposer d'un reçu daté. N'oubliez pas non plus d'y joindre le procès-verbal de réception !

Enfin, gardez à l'esprit que les paiements en provenance des pouvoirs publics peuvent tarder à arriver, même si les délais de paiement légaux sont plus courts depuis 2013. S'agissant de marchés publics, le délai de paiement est de 30 jours, mais il faut encore compter au préalable un délai de vérification de 30 jours après réception de la facture. Des délais encore plus longs sont en vigueur dans le cadre de certains marchés relatifs au secteur des soins de santé.

Et en cas de pépin ?

Quels sont les droits, devoirs et  possibilités  des parties impliquées  dans un  marché public ?

• Modifications du contrat ou du prix
  En principe, le prix d'un marché est fixé de manière définitive. Il peut toutefois arriver que des imprévus (modifications législatives, hausse du prix des matériaux, fluctuations du cours du change) exercent une influence considérable sur le prix du marché au cours de son exécution. Le cas échéant, il est possible de modifier le prix d’un commun accord.
  
  Il en va de même pour le contrat : le donneur d'ordre ainsi que l'exécuteur peuvent demander de revoir certaines clauses pour autant qu’une motivation suffisante soit avancée. Les éventuelles corrections et compensations sont fixées pendant la phase de négociation et jointes en annexe au contrat.
   
• Plaintes et sanctions
  Si vous estimez que le pouvoir adjudicateur a commis une erreur ou ne remplit pas ses obligations (description imprécise du besoin, erreurs dans le cahier des charges, processus de décision excessivement lent, etc.), vous avez le droit de déposer une plainte. Si elle est jugée recevable, vous pourrez par exemple exiger des dommages et intérêts, demander de rallonger le délai d'exécution ou décider de mettre un terme au marché.
  
  Bien entendu, le pouvoir adjudicateur jouit des mêmes droits si votre entreprise devait manquer à ses devoirs. Le cas échéant, le fonctionnaire dirigeant a le droit de vous imposer des pénalités ou des sanctions sans faire intervenir de juge. Il peut ainsi décider de résilier le contrat ou de confier à une autre partie la poursuite de l'exécution du marché, auquel cas les frais engendrés seront à votre charge.

En cas de force majeure (par ex. : fournisseur victime d’un incendie, affaissement de sol sur un chantier), il est également possible, jusqu'à un certain point, d'apporter des adaptations ou de verser des dommages et intérêts. La réglementation en la matière est toutefois plutôt complexe. Si de tels cas devaient se présenter, nous vous conseillons de demander un avis juridique.

Chaque jour, des dizaines de nouveaux avis de marchés publics sont publiés, parmi lesquels certains pourraient intéresser votre entreprise. Mais comment et où les trouver ?

Recherche individuelle

Mieux vaut commencer votre recherche en consultant les canaux officiels sur lesquels les pouvoirs adjudicateurs doivent en général publier leurs annonces de marchés.

• le Bulletin des Adjudications pour un marché dont le montant total est supérieur à 85 000 euros (hors TVA) ;
• le Journal officiel de l'Union européenne si la valeur totale du marché (hors TVA) excède les seuils suivants :

En règle générale, les marchés d'un montant inférieur sont publiés sur le site Internet du pouvoir adjudicateur ou dans la presse spécialisée.

Recherche automatique

La Wallonie et Bruxelles utilisent une plate-forme électronique spécifique tandis qu’en Flandre et au niveau fédéral, la publication des marchés se fait via le site e-Procurement. En vous enregistrant sur ces plates-formes, vous pouvez vous créer un profil de recherche et être averti automatiquement dès qu'un avis de marché est publié, qui réponde à vos critères de sélection (par ex. : secteur, région, montant, etc.).

En Belgique, plusieurs sociétés spécialisées proposent également des services similaires mais payants.

Prospection et réseautage

En tant que chef d'entreprise, vous savez à quel point la prospection et le réseautage sont essentiels pour engager une relation commerciale avec des particuliers ou des entreprises. Il en va de même dans les secteurs public et non marchand. Passer des coups de fil à gauche et à droite et, rendre visite à un pouvoir adjudicateur, participer à des salons, se faire connaître par le bouche à oreille, etc. : autant de méthodes éprouvées qui peuvent vous amener des opportunités intéressantes.

Par ailleurs, la plupart des pouvoirs adjudicateurs communiquent publiquement les budgets dont ils disposent. En étudiant attentivement ceux-ci, vous pourrez déjà vous faire une idée concrète de leurs futurs besoins et de leur capacité à lancer des marchés publics.

Faites confiance à votre réputation

Votre image est un autre facteur déterminant : en menant à bien vos marchés, vous vous forgez une réputation. Si vous avez des pouvoirs adjudicateurs qui vous connaissent et mesurent bien la qualité de vos services ou produits, ils seront enclins à travailler à nouveau avec vous. Il s'agit d'un atout non négligeable, surtout dans le cadre de procédures sans publication puisque c’est le pouvoir adjudicateur lui-même qui sélectionne quelques fournisseurs potentiels.

Le cahier des charges du marché public contient toutes les informations dont vous avez besoin pour estimer si votre entreprise est en mesure d'exécuter la mission, de poser sa candidature et de mener à bien le marché en question.

Concrètement, vous y trouverez les informations suivantes :

• Objet du marché : description claire et précise du marché, avec l’ensemble des détails techniques et autres particularités.
• Division en lots : dans certains cas, le marché est divisé en plusieurs groupes de tâches ou catégories, généralement en fonction de critères géographiques, techniques ou liés au délai d'exécution. Ces différentes parties sont appelées « lots ». Le cahier des charges précise si votre entreprise peut :
  • se porter candidate pour un ou plusieurs lot(s) ;
  • remettre une offre conjointe, par ex. : avec une organisation ou une entreprise du même secteur qui propose une offre complémentaire.
• Variantes : le pouvoir adjudicateur peut demander (ou imposer) à un candidat de prévoir dans son offre un ou plusieurs mode(s) d'exécution alternatif(s) ainsi que les budgets correspondants.
• Options : il s'agit d'éléments supplémentaires dont il n’est pas encore sûr qu’il faille les réaliser. Le cahier des charges précise si votre entreprise est tenue de remettre une offre pour ces options.
• Quantité : le marché porte-t-il sur une quantité de biens ou de services fixe/forfaitaire ou estimée ?
• Fixation des prix : pouvez-vous indiquer un prix global ou devez-vous le détailler par poste ?
• Critères de sélection : ils définissent les entreprises qui entrent en ligne de compte pour mener à bien le marché (solvabilité financière, expérience, expertise technique, etc.).
• Critères d'attribution : il s’agit des critères et de la (des) procédure(s) selon lesquels le marché sera attribué.
• Délais : entre autres pour la remise de l'offre, l'évaluation des candidatures par le pouvoir adjudicateur, l'exécution du marché, l'approbation éventuelle du fonctionnaire ou du ministre compétent, etc.
• Conditions de forme : la manière et la forme selon lesquelles l'offre doit être élaborée, les documents, attestations ou signatures obligatoires, le canal à emprunter pour remettre l'offre.
• Dispositions juridiques : les droits et devoirs du pouvoir adjudicateur et du fournisseur, les garanties et les éventuelles clauses pénales (surtout utilisées par des organes politiques ou établissements de grande envergure qui doivent opérer dans un cadre bien plus strict).

La réponse à cette question est moins simple qu'il n'y paraît. En effet, élaborer une offre pour un marché public ne se limite pas à indiquer un prix, loin s'en faut. La pertinence de votre offre joue bien entendu un rôle essentiel, mais il est également tout aussi important de respecter les règles et procédures en vigueur. Comment vous y prendre ?

1. Assurez-vous que votre entreprise soit en mesure de mener à bien le marché lancé

Analysez la mission et le cahier des charges. Identifiez les critères déterminants aux yeux du pouvoir adjudicateur. Votre entreprise parvient-elle à faire la différence sur ces points ? Et surtout, est-elle suffisamment solide sur le plan financier, organisationnel et logistique pour accomplir cette tâche ?

Si vous n'êtes pas certain d'avoir toutes les chances de votre côté, mieux vaut sans doute ne pas investir du temps et de l'énergie dans l'élaboration d'une offre.

Vous décidez de tenter votre chance ? Veillez dans votre offre à démontrer clairement que votre entreprise présente toutes les qualités requises (sur le plan financier, technique, géographique, etc.). En général, le pouvoir adjudicateur vous en demandera la preuve, par exemple au moyen d'une déclaration bancaire ou via des références.

2. Soignez aussi les détails pratiques (procédure, conditions de forme, délais)

Dans le cadre d'un marché public, le respect de la procédure est essentiel. Et ce n’est pas une exagération : au moindre oubli, le marché risque de vous passer sous le nez ! Examinez avec attention la marche à suivre et rassemblez les informations et tous les documents requis par le pouvoir adjudicateur.

Soyez attentif à la structure et au contenu de votre réponse. Les conditions de forme sont particulièrement strictes, même si un nombre croissant de marchés publics passent dorénavant par des plates-formes électroniques « plus souples ». Signatures électroniques, terminologie correcte, nombre d'exemplaires, etc. : le moindre détail a son importance.

Respectez aussi absolument le délai de remise des offres. Celui-ci dépend de la procédure suivie ainsi que de la valeur du marché : il peut s'étaler sur une semaine ou plusieurs dizaines de jours. Les procédures nécessitant une publication au Journal officiel de l'Union européenne prévoient souvent un délai plus long que celles impliquant une publication dans le Bulletin des Adjudications. Ces délais sont particulièrement stricts : même avec de très bons atouts, vous ne pourrez remettre offre une fois la date limite dépassée.

3. Fixez un prix réaliste

Tâchez de remettre le prix le plus correct, transparent et réaliste possible. Évitez surtout les budgets étonnamment élevés ou trop bas : ils ne feront qu'éveiller les soupçons ou seront immédiatement refusés. Si le marché prévoit des variantes facultatives ou obligatoires, indiquez clairement les raisons pour lesquelles telle alternative serait plus (ou moins) avantageuse que l'offre de base.

4. Soyez concis tout en étant complet

Tout comme vous, les pouvoirs adjudicateurs sont des personnes débordées : ils préfèrent éviter de devoir consulter un dossier volumineux ou un catalogue de produits interminable. Tâchez de trouver en rédigeant votre offre le bon équilibre entre votre argumentaire et les informations légales nécessaires. En rédiger un résumé est une excellente idée.

L'offre idéale démontrera que vous connaissez et comprenez le besoin du pouvoir adjudicateur et que vous pouvez y apporter la solution la plus appropriée et la plus intéressante. Le tout, dans un texte concis, clair et lisible qui respecte toutes les conditions de forme et de structure. Certes, ce n'est pas ce qu'il y a de plus facile à réaliser, mais le jeu en vaut la chandelle !

Comment positionner votre entreprise afin d'exploiter pleinement le potentiel que renferme le secteur des marchés publics ?

Définissez une stratégie claire

L'offre et les activités de votre entreprise déterminent naturellement les types de marchés pour lesquels vous entrez en ligne de compte. Mais jusqu'où pouvez-vous et voulez-vous aller ? Mieux vaut réfléchir un instant sur les questions suivantes avant de se lancer :

• À partir de quel montant ou de quel ordre de grandeur est-il rentable pour votre entreprise de remettre offre ? N'oubliez pas que la phase préparatoire peut exiger de votre part énormément de temps et de moyens, sans parler de la procédure proprement dite.
• Allez-vous sélectionner de façon très ciblée les procédures auxquelles vous souhaitez participer ou envisagez-vous de vous porter candidat pour un maximum de marchés en proposant une sorte d'offre standard ?
• Quel type de marchés souhaitez-vous obtenir ? Comptez-vous limiter vos ambitions aux pouvoirs et dossiers locaux ou possédez-vous suffisamment de moyens pour proposer vos services aux pouvoirs adjudicateurs de très grande envergure, voire étrangers ?

Prévoyez les moyens nécessaires

Ne vous laissez pas surprendre par l'impact organisationnel et logistique d'un marché public :

• Votre personnel dispose-t-il des connaissances et du savoir-faire nécessaires (sur le plan pratique, juridique, technique, etc.) pour que vous puissiez remettre une offre répondant à toutes les conditions d'un marché public ? Devrez-vous prévoir une formation complémentaire, recourir à des experts externes ?
• Allez-vous constituer une équipe de collaborateurs qui se consacreront exclusivement aux marchés publics ou cette tâche s’ajoutera-t-elle à la charge de vos employés actuels ?
• Votre entreprise est-elle en mesure d'exécuter seule le marché ou est-il plus prudent de travailler avec d'autres entreprises ou des sous-traitants (si le cahier des charges le permet) ? Disposez-vous déjà d'un réseau de partenaires auxquels vous pouvez faire appel à cet effet ?
• Les délais de paiement des pouvoirs publics sont relativement longs, ce qui peut influencer votre besoin en fonds de roulement. Analysez celui-ci au préalable et tâchez de l'optimaliser.

Commencez la rédaction de votre offre le plus tôt possible

Réunissez au préalable tous les documents que pourrait vous demander un pouvoir adjudicateur : informations financières sur votre entreprise, qualifications, autorisations et certificats, attestation d'entrepreneur agréé, déclaration d'assurance contre les risques professionnels, références et lettres de remerciement éventuelles, etc.
Elaborer plusieurs offres et tarifs standard vous fera gagner beaucoup de temps pendant les différentes phases de la procédure : celle-ci impose généralement des délais de réponse très serrés.

Allez à la rencontre de vos clients et concurrents potentiels

Souvent, les pouvoirs adjudicateurs ne s’adressent pas à vous (ne peuvent pas s’adresser à vous) directement dans le cadre d'un marché ; ils doivent publier un avis. Vous avez néanmoins tout intérêt à présenter votre entreprise de manière proactive, à l'occasion d'une visite de prospection, par exemple, mais également lors d'un salon ou par une campagne publicitaire et ce que vous avez à offrir. Bien entendu, il peut toujours être utile d'y ajouter quelques bonnes références...

Consacrez aussi du temps à suivre les activités de vos concurrents, même avant de pénétrer le secteur du marché public. Il est toujours bien de suivre quelques marchés attribués, d'étudier les performances réalisées par les candidats sélectionnés et d'examiner les points sur lesquels vous pourriez être meilleur.

Informez-vous sur le fonctionnement des pouvoirs adjudicateurs

Le domaine d'activités et les ressources du pouvoir adjudicateur peuvent déjà vous révéler une foule d'informations, mais il est également important que vous connaissiez parfaitement son processus de décision. Qui y participe ? Qui décide ? Et sur quelle base ? Qui est chargé des aspects techniques et financiers ? Devez-vous convaincre le service des achats ou les utilisateurs ? Combien de temps dure l'ensemble du processus ?