Dès le 1er juillet 2017, les entreprises pourront transmettre leurs factures destinées aux pouvoirs fédéraux sous format électronique. Voici ce qui va changer et ce qui vous attend sur Mercurius.

Un engagement européen

À l'horizon 2020, la Commission européenne compte faire de la facturation électronique le mode le plus répandu en Europe. La directive (2014/55/UE) concernant la facturation électronique dans le cadre des marchés publics prévoit ainsi l’obligation pour les autorités des Etats membres de recevoir et de traiter leurs factures sur format électronique.

Toutes les autorités – sauf les décentralisées qui bénéficient d’un délai plus étendu – doivent assurer le passage vers la facturation électronique au plus tard le 27 novembre 2018. L'objectif est double : d'une part réaliser des économies, de l'autre engendrer des gains en temps et en efficacité.

Depuis 2013, la Belgique est active dans le domaine de la facturation électronique. Pour se conformer à la directive, le gouvernement a dû remplacer son interface fournisseurs par une interface PEPPOL standardisée, mais ces dernières semaines le rythme s'est accéléré. Les autorités fédérales ont en effet entrepris plusieurs actions sous la direction de l’Agence pour la simplification administrative.

Fedict (Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication) a lancé la plateforme belge de facturation électronique. Il faut savoir que jusqu'ici, l'un des principaux obstacles au déploiement de la facturation électronique restait la coexistence de plusieurs réseaux nécessitant de convertir les données avant de pouvoir les traiter dans un logiciel particulier. L'organisme fédéral a travaillé depuis 2013 à une plate-forme propre aux autorités belges. Elle est désormais conforme aux normes européennes (OpenPEPPOL). Son nom : Mercurius.

« L’e-facturation des entreprises aux administrations (B2G) et l’e-facturation entre entreprises (B2B) sont étroitement liées. Il est peu vraisemblable que la première puisse devenir une réalité sans le déploiement de la seconde. »
FEDICT

Objectif 2020

Un plan a été adopté en Conseil des ministres le 12 mai dernier. Il consiste en une feuille de route comprenant trois étapes. L’Agence pour la Simplification Administrative sera chargée du monitoring de l’exécution des différents points d’action de ce programme.

• À partir du 1^er juillet, toutes les entreprises qui le souhaitent pourront transmettre leurs factures destinées aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux sous format électronique sur la plateforme Mercurius.
• Après le 1^er janvier 2018, pour tous les marchés publics d’une valeur estimée à 135.000 euros HTVA (et plus) passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux, les documents du marché devront mentionner l’obligation d'envoyer les factures par voie électronique.
• Enfin, le 1^er janvier 2020, les pouvoirs adjudicateurs fédéraux n’accepteront plus que les factures électroniques.

La trésorerie est le nerf de la guerre pour une PME et les délais de paiement sont un levier majeur pour la maîtriser. À condition de prendre l’initiative de négocier avec ses fournisseurs. Une solution encore trop peu utilisée par les entrepreneurs

Les difficultés de trésorerie sont la première cause de faillites en Belgique. Le dirigeant d’entreprises doit constamment batailler pour garder le contrôle et l’équilibre de ses flux entrants et sortants. Parmi les leviers à sa disposition, la négociation des délais de paiement : les raccourcir du côté client et les allonger pour ses fournisseurs. En Belgique, le délai légal entre entreprises est de 30 jours. Pourtant, la réalité est parfois différente, puisque les deux partenaires peuvent y déroger. En fonction de la position dominante de l’une des parties, l’autre est souvent forcé d’accepter les conditions du premier… et voit alors cette durée s’allonger. Toutefois, tout est négociable, même avec ses « gros » fournisseurs, à condition d’y mettre les formes et de veiller à préserver la relation commerciale.

Qui est votre fournisseur ?

« L’information, c’est le pouvoir », une formule qui a du vrai. En effet, mieux vous connaissez votre « adversaire », plus vous renverserez le rapport de force. Quelles sont sa situation économique et sa position de trésorerie ? Rencontre-t-il des difficultés ? Quelle est sa place sur le marché, notamment face à ses concurrents ? Quel est votre taux de dépendance vis-à-vis de lui ? Comment paie-t-il et quel est son historique d’achat ? Toutes les réponses apportées à ces questions vous permettront de mieux vous positionner au cours de la négociation, de trouver le meilleur angle d’attaque et de le surprendre. Sites web spécialisés, banque de données, bouche-à-oreille (concurrents), tous les moyens sont valables pour en savoir plus !

Que voulez-vous obtenir ?

Corollaire de cette question : qu’êtes-vous prêt à mettre sur la table pour atteindre votre objectif ? En d’autres mots, vous devez vous préparer correctement et établir une stratégie autour de ce que vous êtes d’accord de céder (et combien cela va vous coûter) et ce que vous voulez absolument obtenir. Rappelez-vous que votre interlocuteur n’a a priori rien demandé et a potentiellement peu à gagner. Vous ne pouvez donc pas venir les mains vides : êtes-vous prêt à augmenter vos volumes de commande pour allonger les délais de paiement ? Pouvez-vous envisager un engagement contractuel à long terme ? Pouvez-vous vous permettre de payer plus pour étaler davantage les décaissements ? Évidemment, comme dans une partie de poker, ne dévoilez pas trop vite vos atouts. Attendez le bon moment pour montrer à votre partenaire que vous êtes prêt à faire des concessions.

Comment réussir la négociation ?

L’art de la négociation n’est pas chose aisée. Même bien préparé, vous devez garder à l’esprit les principes suivants :

• Même si vous venez avec une proposition, restez à l’écoute de votre partenaire et soyez attentif aux détails afin de pouvoir rebondir.
• Même si vous ne voulez pas gâcher la relation commerciale avec votre fournisseur, cela ne doit pas vous empêcher de montrer un peu les dents. Soyez ferme et évoquez, par exemple, ce que vous offre la concurrence.
• Votre communication doit être maîtrisée afin de ne pas lui donner l’impression que vous avez des difficultés de trésorerie. Insistez sur le fait que des retards de paiement ne sont positifs pour personne et qu’il vaut mieux s’accorder sur une durée raisonnable et tenable.
• Si votre relation dure depuis un petit temps, pensez à évoquer votre bonne collaboration et le souhait que cela continue.
• Au cours de l’échange, rappelez régulièrement le chemin parcouru et les progrès mutuels atteints. Un discours positif qui sera apprécié.
• Lorsque la négociation bloque, tentez de la dénouer, par exemple, en sortant un atout (une concession) de votre manche.
• Souvenez-vous : un bon accord est un accord équilibré, où aucune des parties ne se sent lésée. Ne soyez donc pas trop gourmand : le jeu doit en valoir la chandelle.
• Vous vous sentez satisfait ? Sachez conclure le deal, soit en acceptant ce qui est sur la table, soit en tranchant une dernière fois par un compromis équitable.

Parfois perçus comme complexes, fermés et présentant de faibles chances de réussite, les marchés publics représentent pourtant d’excellentes opportunités pour les entreprises. Longtemps « réservés » aux grands groupes, disposant de plus de moyens à y consacrer, les appels d’offres sont de plus en plus accessibles à tous les types de sociétés. Le plus difficile est souvent de se jeter à l’eau…

Difficile de trouver son chemin…

Dénicher de nouveaux clients ou explorer de nouveaux marchés, voilà le défi de la plupart des acteurs économiques. Un enjeu de taille, auquel peuvent contribuer les marchés publics. Et pour cause, la plupart des institutions publiques ont recours à des appels d’offres pour la fourniture de biens ou services. Une « manne » potentielle énorme… À condition, pour les entreprises, de franchir le cap et d’investir un minimum de ressources humaines et financières pour répondre à ces « concours ». En effet, ces opportunités reposent souvent sur des règles complexes, des exigences élevées et une faible visibilité, notamment vis-à-vis les PME. D’autant plus que l’investissement consenti, en temps et en moyens, ne garantit pas la signature d’un contrat en bout de course… Une incertitude qui freine certains acteurs au moment de se plonger dans les méandres d’un cahier des charges. Enfin, les plus petites sociétés déjà en position de désavantage, vu leurs plus faibles moyens, font parfois face à des marchés très larges, exigeant des compétences dans plusieurs domaines.

Des efforts renforcés

Conscients des difficultés rencontrées par les entreprises, les pouvoirs publics ont mené plusieurs actions pour ouvrir l’accès à la commande publique. Au niveau européen, des directives ont imposé aux États membres de simplifier le cadre règlementaire, entre autres à travers la diminution des délais de procédure et des formalités administratives, le plafonnement des exigences financières, la valorisation de critères de sélection plus « ouverts », tels que les aspects sociaux, environnementaux et innovants. Last but not least, la généralisation de la division des marchés en plus petits lots. Standardisation, simplification et information sont donc les mots d’ordre. Depuis 2017, le gouvernement fédéral a pris la balle au bond en mettant en œuvre plusieurs mesures concrètes pour faciliter l’accessibilité des appels d’offres, notamment grâce à la création d’une charte établissant un certain nombre de principes clés.

Internet, facteur de simplification

Dans la continuité des efforts européens, plusieurs mesures ont donc été érigées en Belgique. La digitalisation de l’ensemble du processus est l’une des grandes nouveautés. En effet, de la publication de l’appel à la possibilité de déposer une offre, en passant par le cahier des charges, tout se passe désormais en ligne. Après la création d’un profil sur la plateforme e-procurement, tout se déroule sur e-notification (et sa notice d’utilisation). Le site, reprenant l’ensemble des marchés en Belgique, joue le rôle de point de communication, mais également de rencontre, puisque toute entreprise peut créer une « carte de visite » virtuelle et s’abonner aux publications qui correspondent à ces critères. Plus de transparence, moins de frais administratifs, mais aussi une plus grande « publicité » autour des opportunités de marché, ainsi que davantage de communication entre l’autorité et les soumissionnaires.

Ce n’est pas tout…

Parmi les autres mesures : chaque marché doit maintenant reposer sur des critères de sélection variés et adaptés à la nature du marché, analysés de forme pondérée… Une façon d’échapper à la dictature du « prix le moins cher ». Autre règle favorable pour les plus petits acteurs : la subdivision en lots qui permet un meilleur accès aux PME spécialisées dans un domaine en particulier. Tout comme la procédure largement simplifiée — dite de « facture acceptée » — mise en place pour les « concours » de moins de 30.000 euros. Les possibilités de dialogue et de négociation ont également été renforcées, ce qui joue en faveur de l’ensemble de la relation contractuelle. Enfin, dernier défi pour les acteurs publics : continuer à mener des efforts pour diminuer les délais de paiement. Une situation qui met encore souvent les entreprises en difficultés…

Franchir le cap

La première expérience reste souvent la plus difficile, car tout est à découvrir. Mais une fois un premier marché remporté (ou même perdu), les entreprises acquièrent de réelles compétences internes pour répondre aux appels. Des atouts susceptibles de créer un cercle vertueux dans le domaine, car un marché en appelle parfois un autre… Ne ratez plus une seule opportunité et soyez notifié des marchés publics qui pourraient vous intéresser.

L’année écoulée a été une période faste pour le paiement sans contact en Belgique. En termes de croissance du moins, car pour le volume, il faudra encore attendre... C’est ce que rapporte Worldline, soulignant aussi que ce sont les montants de moins de 5 euros qui gardent la cote en matière de contactless.

De 600.000 à 4,3 millions d’opérations sans contact en l’espace d’un an en Belgique ! Sept fois plus, une très belle croissance ! Cette performance a été mesurée en octobre 2018 et comparée au même mois de l’année précédente. Mais cela ne représente toujours que 4 % de l’ensemble des paiements électroniques effectués dans notre pays en 2018, explique Worldline, filiale du groupe de services numériques Atos, l’un des leaders européens des services de paiement et de transaction. Si l’on détaille un peu plus, ce sont les cartes de crédit qui mènent le bal. En effet, 8 % des paiements Visa et MasterCard sont effectués sans devoir entrer un code PIN. Ils représentent 3,7 % pour Bancontact et 3,1 % pour Maestro. Autre élément significatif : le système est surtout adopté pour régler les petits montants, principalement en dessous de 5 euros. Dès que l’on dépasse 25 euros, cela devient vraiment marginal (à peine 0,7 % des paiements via Bancontact).

La Belgique reste en retrait

On peut dire que le paiement sans contact commence à rentrer dans les habitudes des Belges. Même si le cash reste très présent — 63 % des transactions en Belgique —, le paiement électronique en général grappille chaque année du terrain, puisqu’aujourd’hui 42 % des opérations de moins de 5 euros se font par carte. Mais la Belgique reste encore loin de ce qui se passe chez ses voisins européens, en particulier lorsqu’on parle du contactless. Sur le Vieux Continent, 47 % des paiements (pour de petites sommes) se font via ce système, avec de très bons élèves, comme la République tchèque (90 %) ou les Pays-Bas avec 51 %, les early adopters de la technologie. Pourtant, près de la moitié des cartes bancaires en circulation dans notre pays sont équipées d’une puce permettant le paiement sans contact, soit plus de 7 millions de cartes. Sans oublier que plus de 90 % de nos terminaux sont aussi dotés de capteurs sans contact. Tout semble donc prêt au décollage… à condition de renforcer l’usage auprès des consommateurs.

Le contactless, c’est quoi déjà ?

Tapoter sa carte bancaire ou la faire glisser à proximité d’un terminal, sans devoir entrer son code PIN, de plus en plus de consommateurs connaissent ces gestes. C’est ce que permet le paiement sans contact : payer plus rapidement, puisqu’il ne faut rien faire d’autre qu’agiter son dispositif devant un lecteur, qu’il s’agisse d’une carte bancaire, débit ou crédit, d’un smartphone équipé d’une application de paiement, mais aussi d’un porte-clés ou encore d’une montre connectée. Il suffit que les appareils soient dotés des technologies RFID (de l’anglais radio frequency identification) ou NFC (near field communication), qui permettent de transmettre des informations de paiement, simplement à travers le rapprochement physique des dispositifs. Contrairement aux paiements mobiles, qui peuvent être effectués à distance en utilisant le Wi-Fi ou les réseaux cellulaires. Le paiement sans contact a des atouts majeurs : la vitesse et la facilité de règlement dans les commerces. D’ailleurs, certains acteurs du secteur semblent indiquer que cela encourage l’acte d’achat chez les consommateurs. Ce n’est donc pas un hasard si les applications s’étendent aussi à d’autres secteurs que le retail, puisque certaines villes, par exemple, utilisent le système pour équiper leurs transports publics.

Rapide, facile… et sécurisé ?

C’est ce qui inquiète le plus les consommateurs, notamment en Belgique. La sécurité reste un paramètre fondamental en matière de paiement sans contact. Malgré les avantages du contactless, bon nombre d’acheteurs expriment encore des craintes. Pourtant, l’innovation technologie ne cesse de renforcer la sûreté des transactions. De plus, plusieurs mesures ont été mises en œuvre pour placer les clients à l’abri. Ainsi, en Belgique, pour des montants supérieurs à 25 euros, le code PIN devient obligatoire, histoire de limiter les risques. Même mesure de sécurité, lorsque plusieurs dépenses cumulées atteignent 50 euros. Enfin, toute personne souhaitant s’équiper d’un terminal de paiement doit impérativement s’enregistrer comme commerçant, permettant ainsi de tracer n’importe quelle opération. Nul doute que les conditions sont présentes pour assister au décollage du paiement contactless au cours de l’année 2019…

Les opérations bancaires en Belgique ? C’est d’abord via le smartphone que cela se passe ! En effet, les consommateurs belges se montrent plus « mobiles » que leurs congénères européens, surtout au moment de régler leurs achats.

Les consommateurs belges sont des adeptes du mobile first. C’est l’un des principaux constats de la mouture 2018 de l’étude « EMEA Digital Banking Maturity » du cabinet d’audit et de conseil Deloitte. Que disent les chiffres ? Près de 45 % des sondés accordent leur préférence au smartphone au moment d’effectuer une opération bancaire, aux dépens des plateformes Internet sur PC. Mais la tendance est encore plus forte, lorsqu’il est question de faire des paiements. En effet, ils sont 80 % à dégainer leur mobile pour payer, plutôt qu’à passer par un ordinateur. Une préférence qui place les Belges parmi les consommateurs les plus « mobiles » d’Europe.

Le mobile banking a le vent en poupe

Selon des chiffres de Febelfin, la fédération belge du secteur financier, le nombre d’abonnements au mobile banking a explosé au cours de ces six dernières années, passant de 360.000 à 5,88 millions. Rien que depuis 2016, l’augmentation atteint 30 %, soit 1,3 million abonnements de plus. Ce n’est pas une surprise, tant la digitalisation est venue transformer la relation entre les banques et leurs clients, notamment pour les opérations quotidiennes. Alors que la fréquentation des agences n’a eu de cesse de baisser ces dernières années, les applications mobiles, sur tablette ou smartphone, semblent maintenant reléguer le PC Banking au second plan.

Pourquoi le mobile a-t-il la cote ?

Dans son étude, Deloitte épingle une autre particularité du mobile banking à la belge : la convivialité prime sur la richesse des fonctionnalités. Pourquoi ? Les consommateurs belges ne sont pas ce qu’on peut appeler des « early adopters ». Autrement dit, ils ne sautent pas sur les dernières nouveautés technologiques, par contre ils accordent beaucoup d’importance à l’expérience utilisateur. Simplicité, rapidité et efficacité : voilà les facteurs qui font du smartphone le premier canal bancaire en Belgique, notamment pour la consultation des comptes et les paiements. La sécurité est également l’un des points clés pour renforcer l’utilisation des applications de mobile banking… Sans confiance, pas d’adoption !

Un avenir toujours plus mobile…

Même si le Belge n’est pas demandeur de nouvelles fonctionnalités, l’innovation dans le secteur ne cesse de s’accélérer. Les évolutions technologiques sont donc intégrées par les banques et adoptées par leurs clients, renforçant au passage l’adhésion. Si les premiers essais de paiements mobiles datent de la fin des années 90, notamment à travers le SMS, l’avènement du smartphone a bouleversé la donne, entre autres avec l’arrivée du premier iPhone d’Apple en 2007. Aujourd’hui les applications bancaires mobiles s’améliorent sans cesse pour proposer toujours plus de possibilités, au même titre que tous les autres moyens de paiement mobile (contactless, mobile wallet, etc.).