Lorsqu’une entreprise entretient des relations commerciales avec des intermédiaires situés dans d’autres États membres de l’Union européenne, les règles de la TVA intracommunautaire sont de vigueur. Encore faut-il bien l’appliquer !

La gestion de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) n’est pas toujours une mince affaire pour les entreprises. D’autant plus, lorsqu’il s’agit d’échanges entre partenaires européens, issus de pays distincts. Dans ce cas, la TVA répond à des règles particulières ! En effet, avec l’avènement du « marché unique » en 1993, les États membres devaient pouvoir continuer de s’assurer du suivi fiscal des marchandises et harmoniser au mieux leurs dispositifs nationaux. Même si la réglementation a évolué au fil des années, cette étape marque la naissance la TVA intracommunautaire.

Pour qui ? Et dans quelles conditions ?

Concrètement, toute entreprise qui vend (livraison) ou achète (acquisition) des biens à un professionnel basé dans un autre pays européen est concernée par la TVA intracommunautaire. Il en est de même pour les échanges de services. En ce qui concerne les marchandises, l’application de la taxe repose sur un principe simple : c’est le pays de livraison qui détermine le lieu d’imposition. Autrement dit, si une entreprise belge (fournisseur) vend et expédie des biens depuis la Belgique vers un client allemand, alors la taxe n’est pas due en Belgique. À l’inverse, si la société belge (client) acquiert des marchandises en provenance d’un autre État membre, alors cette acquisition sera imposée en Belgique. Dans ce cas, l’entreprise belge devra donc payer la TVA, mais pourra également la déduire dans sa déclaration. Ce mécanisme porte le nom d’autoliquidation.

Et pour l’échange de services ?

Le principe est similaire, en particulier lorsque la prestation est effectuée dans le pays du client : la TVA est alors à charge du preneur de service professionnel. Aucune TVA ne sera déclarée du côté du fournisseur. Mais attention : que ce soit pour les marchandises ou les services, des exceptions existent (acquisition de biens non transportés, ventes à distance, prestation de services dans le pays du fournisseur, etc.) à cette règle générale et celles-ci peuvent déboucher sur des exigences particulières.

Appliquer correctement l’autoliquidation

Si le principe général est aisé à comprendre, les conditions de l’autoliquidation doivent être scrupuleusement respectées pour éviter un refus de l’administration fiscale, voire des amendes ou des intérêts de retard. Prenons le cas d’une entreprise belge qui effectue des livraisons en Europe et souhaite donc porter la TVA au compte de son client. D’abord, elle doit s’assurer que les marchandises sont bien transportées au départ de la Belgique et quittent le territoire vers l’autre État membre. À ce titre, la preuve de l’existence du transport lui revient, que ce soit au moyen d’un bon de commande, de la facture du transporteur ou de tout autre document probant. Ensuite, la société belge doit s’assurer que le client est un professionnel assujetti à la TVA qui dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire. Dans ce sens, elle a tout intérêt à contrôler cette identification sur la plateforme VIES

Vérifier ses factures, plutôt deux fois qu’une !

La facture (reçue ou établie) est également cruciale pour le fournisseur qui veut se voir exemptée de la TVA ou pour le client qui souhaite la déduire. Voici les éléments essentiels particuliers à ces échanges intraeuropéens :

• La mention « autoliquidation » doit impérativement figurer sur le document. Un oubli pourrait se révéler très préjudiciable.
• La même attention doit être portée aux numéros de TVA du client et du fournisseur, ainsi qu’aux autres données d’identification.
• Le libellé du montant est aussi important, puisque la facture ne doit pas comporter d’indication de taux ou de montant de TVA, puisque l’opération est exonérée de la taxe.

Par ailleurs, si l’entreprise belge qui effectue des livraisons intraeuropéennes est exemptée la TVA, elle reste tenue de fournir — mensuellement ou trimestriellement — à l’administration fiscale des relevés, reprenant ses opérations avec des sociétés établies dans un autre état membre de l’Union européenne.

Dans tous les cas, la prudence est de mise pour respecter l’ensemble de ces règles et le recours à des spécialistes est souvent une bonne idée. 

Avec la scale-up bruxelloise Optimy, le bénévolat, les dons, le mécénat ou encore le sponsoring des entreprises sont sur une seule et même plateforme pour mesurer leur apport social concret.

« Au départ, je ne me considérais pas comme un entrepreneur social, même si je m’occupais de sponsoring. À la demande de nos clients, mes partenaires et moi-même avons développé un service qui est ensuite devenu la plateforme la plus complète du marché », explique Kenneth Bérard, CEO d’Optimy.

L’un de ces clients était la BNP Paribas Fortis Foundation, qui voulait accroître son apport sociétale et souhaitait donner plus de visibilité à ses actions. « Pour les entreprises, il est indispensable d’apporter quelque chose à la société. Cela génère une plus-value pour l’entreprise et crée une spirale positive. Mais ces apports sociétaux doivent être mesurables. Combien d’enfants ont été aidés ? Combien d’arbres ont été plantés ? Quel effet cela a-t-il sur la satisfaction des collaborateurs, sur l’image, sur le chiffre d’affaires ? Notre modèle permet de répondre à ces questions. Les entreprises ne doivent donc pas sans cesse acheter de nouveaux modules lorsqu’elles souhaitent ajouter de nouvelles activités. C’est selon moi l’un des éléments qui font notre succès. Nous sommes le leader européen de notre secteur et la seule entreprise à la fois active en Europe et en Amérique du Nord. »

Un accompagnement personnalisé

« De nombreuses entreprises sont pleines de bonnes intentions. Elles veulent avoir un apport positif sur la société, mais il leur manque souvent une bonne méthode pour travailler efficacement », souligne l’entrepreneur. « Elles ont tendance à considérer tous leurs efforts séparément les uns des autres. La plateforme Optimy résout ce problème. Elle est facile à configurer et orientée services. Nous nous adaptons aux processus de chaque business unit et de chaque entreprise. Et l’inverse ne fonctionne pas », assure Kenneth Bérard. « Nos clients ne veulent pas que de la technologie, mais bien un accompagnement. Nous investissons dans la personnalisation et cela porte ses fruits, comme le montre aussi une enquête de satisfaction réalisée auprès de nos clients. »

Structurer les actions

Le premier conseil qu’Optimy donne toujours aux entreprises : ne fragmentez pas vos efforts, ils doivent former un tout. « Nous conseillons aux entreprises de structurer leurs actions à l’aide de notre outil. La politique de responsabilité sociale des entreprises doit être conforme aux valeurs, à l’ADN et à la stratégie de l’entreprise au sens large. Et les actions doivent bien entendu être transparentes et bien exécutées. »

Le bon partenaire

Le lien qui unit depuis le début Optimy et BNP Paribas Fortis a été déterminant pour la croissance de l’entreprise. « Le fait que la banque nous suive a renforcé notre crédibilité auprès de nos partenaires, investisseurs, clients et en interne. Aujourd’hui, elle met en place pour nous un service de factoring, pour continuer à soutenir notre croissance. »

La croissance d’Optimy s’appuyait au départ sur le cash-flow, ce qui est inhabituel pour une entreprise technologique. Il n’a été question de financement qu’à partir de 2019, lorsqu’un fonds canadien spécialisé dans les entreprises SaaS (Software as a Service) et lié au prestigieux Massachusetts Institute of Technology (MIT) est entré dans son capital.

Enrichissement multiculturel

Comme pour de plus en plus d’entreprises, l’un des plus grands défis pour Optimy est le recrutement de nouveaux talents. « Nous avons pu transformer ce défi en un atout », conclut Kenneth Bérard. « Nous attirons des talents de l’étranger. Nous employons soixante personnes de vingt nationalités différentes dans nos bureaux de Bruxelles. Cette multiculturalité est extrêmement enrichissante et nous a aidés à nous développer à l’international. »

« La politique de responsabilité sociale des entreprises doit être conforme aux valeurs, à l’ADN et à la stratégie de l’entreprise au sens large. »

Pour bien préparer votre aventure à l'étranger, posez-vous les bonnes questions et soyez également à l'écoute d'experts expérimentés : partenaires, clients, collègues exportateurs et experts.

BNP Paribas Fortis est à l'écoute des chefs d'entreprise internationaux et leur apporte des conseils judicieux. « Bon nombre d'entreprises exportatrices sollicitent nos services trop tard », explique Frank Haak, Head of Sales Global Trade Solutions.

Les chefs d'entreprise qui n'ont pas beaucoup d'expérience en matière d'exportation tombent souvent des nues en découvrant les coûts y afférents. De quels facteurs doivent-ils tous tenir compte en budgétisant leurs projets d'exportation ?

Frank Haak : « La budgétisation et la fixation des prix dépendent de nombreux facteurs importants : les fonds de roulement, les risques de change et les intérêts de change, le préfinancement, les marges bénéficiaires, les assurances, les droits d'importation et autres taxes locales, la tarification des concurrents, etc. Nous conseillons toujours aux clients ou aux prospects de partir du scénario le plus défavorable. Bon nombre d'entreprises se lancent dans leur première aventure à l'étranger avec une préparation insuffisante. Elles repèrent une opportunité et elles la saisissent – souvent, avec un sentiment de déception et un revers financier à la clé.

Nos experts possèdent une longue expérience des exportations et le Groupe BNP Paribas dispose d'équipes dans le monde entier. Nous pouvons ainsi donner des conseils généraux et spécifiques à chaque pays. Prenons l'exemple d'un constructeur de machines qui souhaite fabriquer et produire des machines sur mesure. Nous lui conseillerons de tenir compte de la valeur de réutilisation de ces machines lors de la budgétisation : si, tout à coup, le client étranger ne souhaite plus les acheter ou si les exportations vers le pays en question deviennent impossibles en raison d'un embargo commercial ou d'une situation d'urgence, pourra-t-il encore écouler son stock ? »

Quels types d'entreprises peuvent s'adresser à BNP Paribas Fortis pour obtenir des conseils ?

Frank Haak : « Tout le monde est le bienvenu ! Souvent, les chefs d'entreprise n'osent pas demander de conseils, parfois par crainte que cela ne leur coûte de l'argent. Alors qu'à terme, cela peut justement leur en faire économiser beaucoup. La souscription d'une "letter of credit" ou crédit documentaire est, par exemple, recommandée à toute personne qui exporte pour la première fois à l'étranger. En combinant ce produit à une confirmation de BNP Paribas Fortis, l'exportateur a la certitude de recevoir son argent contre remise de documents conformes, tandis que l'acheteur peut compter sur une livraison correcte de ses biens ou services. »

Il n'y a pas pire sourd que celui qui ne veut pas entendre. Que peut faire un exportateur sans crédit documentaire en cas de défaut de paiement ?

Frank Haak : « Si vos factures ne sont pas payées, il est encore possible de contacter la banque de la contrepartie dans l'espoir que celle-ci interviendra. Mais je serais plutôt fataliste : la probabilité d'une résolution sans perte financière est malheureusement minime. Une fois que vous avez laissé vos marchandises à la douane, vous perdez généralement tout contrôle. D'où l'importance d'une bonne préparation : écoutez et suivez les conseils de votre banque et d'organisations telles que Flanders Investment & Trade (FIT). Vous vous protégerez ainsi contre de nombreux risques d'exportation. » 

BNP Paribas Fortis

Source : Magazine Wereldwijs

Quelles étapes suivre lorsque l’on se lance dans l'e-commerce ? Comment éviter des frustrations chez vos clients et vos employés ?

Phase 1 : éviter les conflits entre canaux de distribution

Lorsqu'un fabricant, un distributeur ou un importateur souhaitent proposer à la vente en ligne des produits qui jusqu'alors n'étaient disponibles qu'en magasin, cette menace de désintermédiation suffit parfois à générer des conflits entre canaux de distribution. Ce qui était avant un fournisseur pour le vendeur devient à présent un concurrent direct qui jouit de frais de démarrage moindres tout en améliorant le confort du consommateur. Mais peut-on critiquer le fournisseur pour autant?  A-t ’il seulement le choix ? S'il n'est pas présent en ligne, une partie de sa clientèle se tournera probablement vers un autre acteur qui offre cette possibilité. La solution ? Benny Sintobin, gérant de Frucon², spécialisé en e-commerce :

 « Les conflits des canaux de distribution relèvent de la perception, c’est davantage une question d’émotion que de raison. L'e-commerce est inévitable, alors autant s'y adapter, choisir la bonne approche et faire preuve d'empathie pour celui qui pourrait en souffrir ! La transparence est bonne conseillère : expliquez dès le départ à votre réseau de distribution ce que vous envisagez de faire et les règles du jeu que vous souhaitez appliquer. Si vous mettez tout en place en catimini, vous susciterez forcément frustrations et émotions négatives. »

Et c'est bien ce que vous souhaitez à tout prix éviter. L’e-commerce peut être une aubaine pour un vendeur traditionnel. Sur leur canal de vente en ligne, fabricants et/ou grossistes par exemple peuvent faire référence au site web du vendeur et indiquer son magasin comme une des adresses de livraison. Benny Sintobin :

« Prenons le cas d’un fabricant de vélos dont les clients peuvent également acheter un vélo en ligne. Un application sur son site web permet aux clients de jouer avec les matériaux et les couleurs de leur choix pour créer un modèle personnalisé. Ce vélo peut être livré à domicile par une société de courrier express ou mis à disposition du client dans un magasin de sa région où il pourra aller le retirer. Le commerçant en bout de chaîne verra sa marge diminuer, certes. Mais il gagnera peut-être un client fidèle, qui reviendra plus tard pour acheter un casque ou un autre accessoire, voire même pour l'entretien de son vélo. Sans compter les autres membres de la famille qui pourraient faire de même. Bref, tout le monde y gagne. »

Spirale des prix

Qui dit conflit des canaux, pense automatiquement à la guerre des prix que les magasins pourraient se livrer, écrasés par la concurrence des canaux de vente en ligne proposant en direct les mêmes produits à moindre prix. Selon Benny Sintobin, un fabricant devrait adopter une politique de prix honnête :

« Si un fabricant se lance dans l'e-commerce, c’est lui qui fixe le prix du produit au détail. Ce prix étant mentionné noir sur blanc en ligne, peu de magasins oseront le dépasser. Mais il faut rester correct, le magasin doit encore pouvoir gagner sa croûte.

En pratique, les conflits entre canaux de distribution donnent souvent lieu au phénomène inverse : C’est moins le fabricant que les magasins qui déclenchent la guerre des prix.

C’est le principal danger de l'e-commerce : le magasin tente de nuire au fournisseur. Pour dominer le marché, les acteurs d'envergure seront tentés d'éroder leur marge bénéficiaire. Ce n'est pas le cas des fabricants et marques de moindre envergure. Une nouvelle preuve qu’en matière d’e-commerce, des conventions précises sont indispensables. »

Phase 2 : l'expansion géographique

Une fois les conflits de canaux de distribution réglés, le moment est venu de passer à la vitesse supérieure : se lancer à la conquête de nouveaux marchés. Pour les PME de bonne taille, l'e-commerce constitue souvent la meilleure manière de gagner des parts de marché.

Prenons une marque belge qui dispose d’une bonne assise en Belgique grâce à ses points de vente physiques et à son canal de vente en ligne. Peut-être cette marque jouit-elle d'une certaine notoriété à l'étranger, grâce à quelques enseignes présentes dans la capitale. Benny Sintobin :

« Pour les consommateurs étrangers qui connaissent la marque mais qui ne peuvent se rendre au magasin en raison de la distance, il serait dommage de ne pas exploiter votre propre canal et de laisser Amazon s'en charger. Si vous les mettez en ligne, vos produits seront bel et bien à la disposition de ces clients. Conclusion : l'expansion à l'étranger par le biais de l’e-commerce pourrait donc porter ses fruits, rapidement et facilement. »

Phase 3 : le business model

Troisième phase de l'e-commerce : faire le « grand saut ». Traditionnellement, les entreprises réfléchissent en termes de produit, de marque et de commerce de gros. Prenons l’exemple d’une société qui produit ou importe des poêles et casseroles. Même si ce produit est intrinsèquement lié à l'art de la cuisine et de la table, la stratégie de vente est traditionnellement axée sur le produit. Cependant, le canal en ligne offre des possibilités nouvelles et permet de créer tout un univers autour de ce produit. Vous pouvez collaborer avec d'autres entreprises : un éditeur qui vous préparera un contenu sur le thème de la gastronomie, un fabricant de bougies, un spécialiste en épices, une entreprise qui fabrique du linge de table, un supermarché assurant la livraison à domicile, etc. Benny Sintobin :  

« Lors d'événements spéciaux comme le salon du mariage, vous pouvez créer un contenu et un univers adaptés pour vos poêles et casseroles ! En ligne, vous ne vendez donc plus vraiment des produits, mais plutôt un événement. L'effet sera encore renforcé si vos entreprises partenaires adoptent la même approche sur leur site. Ainsi, vous pourrez exploiter ensemble profit le portefeuille clients et les groupes cibles de chacun. Les médias sociaux prendront ensuite le relais. Les consommateurs seront en effet plus enclins à liker un événement Mariage qu'un set de poêles et de casseroles. En résumé : ne soyez plus un banal produit, devenez une love brand. »

Les Belges sont rarement les premiers à adopter les nouvelles technologies et à en exploiter toutes les opportunités. En matière d’e-commerce, nous sommes loin d’être des pionniers .

Et c’est bien dommage car il s'agit là d'une occasion manquée. Nos entreprises belges accusent un retard difficile à rattraper. Comparés à leurs homologues étrangers, les webshops belges font pâle figure. La plupart d’entre eux sont dans des mains étrangères. Même si leur nom se termine par « .be », c'est une entreprise souvent établie en Grande-Bretagne ou aux États-Unis qui en tire les ficelles.

Comeos, la fédération du commerce et des services, nous en livre l’explication principale. L'e-commerce étranger et le belge ne combattent pas à armes égales. Le coût de la main-d'œuvre et les taux de T.V.A. sont supérieurs chez nous.

Shopping sans frontières

Pour l'instant, ce sont surtout les webshops américains et européens qui font la pluie et le beau temps. Mais qu’adviendrait-il si les webshops chinois parvenaient à atteindre le même succès ? Le marché serait inondé de gadgets bon marché et de matériel électronique à des prix défiant toute concurrence. Contrefaçon ? Peut-être. Garantie ? Qui sait ? Quoi qu'il en soit, les webshops belges et européens sont nombreux à redouter ce scénario.

« À juste titre d'ailleurs », estime Benny Sintobin, propriétaire de son propre webshop depuis douze ans déjà. Son entreprise Frucon² développe et gère également des canaux de vente en ligne pour d'autres entreprises. « L'e-commerce est à la fois mondial et on ne peut plus local.

Mondial, parce que la concurrence s'internationalise. Une personne résidant à Namur peut parfaitement craquer pour un skate-board ou un long-board d'un artiste graffiteur californien et l'acheter en ligne. Pas d’alternative, les modèles logistiques devront s'adapter à ce commerce mondialisé. La guerre des prix est également de plus en plus rude. Les marques ont tout intérêt à bien se préparer si elles veulent se forger une place sur l’échiquier mondial.

On ne peut plus local, parce qu'il est possible de commander à minuit du pain, du lait et du fromage qui seront livrés sur le pas de votre porte le lendemain matin dès 6 h 30. Comme au bon vieux temps, lorsque le fermier livrait le lait à domicile. Sauf qu'ici, la commande est électronique. Ce genre d'activité ne peut s'organiser qu'à une échelle ultralocale. »

Foncer

Si la crainte de la concurrence mondiale est donc bien présente, elle n'est pas bonne conseillère. Le marché évolue et l’e-commerce gagne peu à peu du terrain. Personne ne peut freiner cette tendance. Dans certains secteurs, près de la moitié des produits sont déjà vendus en ligne. Le tourisme en fait partie. D'autres, comme le marché des appareils électroménagers, ne réalisent actuellement qu'une part restreinte de leur chiffre d'affaires en ligne. Mais cette situation peut rapidement évoluer. Même pour certains produits insoupçonnés, les ventes en ligne ne cessent de croître. Prenez le domaine de la mode. Les vêtements sont souvent le vecteur d'une émotion ; les couleurs et la coupe sont essentielles. Cela n’empêche, les webshops ont le vent en poupe dans le secteur vestimentaire.

Le géant Google s’attend même à ce qu'à terme, 40 % des transactions B2C s'effectuent en ligne. Le scénario sera le suivant : une part importante des produits/services seront réservés en ligne et la commande sera livrée au consommateur à son domicile, ou bien l’attendra en magasin.

Surfer sur la vague est la meilleure tactique, en ne croyant pas qu’il s’agisse de l'apanage des multinationales. Même si une certaine taille d’entreprise demeure indispensable. Selon Benny Sintobin, le compte est vite fait :

« Prenons une entreprise qui brasse un chiffre d'affaires de 10 millions d'euros dans un secteur où 5 % des ventes s'effectuent en ligne. Le potentiel est de 10 %, soit pour notre entreprise, 1 million d'euros. Au début, vous serez confronté à un glissement de canal, que vous le vouliez ou non : les clients qui se déplaçaient et achetaient en magasin effectueront une partie de leurs achats en ligne. Vous allez dire, cela revient au même ! C’est vrai et faux à la fois car vous parviendrez sans doute à accroître vos marges sur les ventes en ligne. »